Como ter sucesso na aceleração de uma startup em 90 dias

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1 casa. 9 funcionários. 3 meses.

Pode até parecer a chamada de um novo reality show de TV, mas não é. Em vez disso, é o que vivemos na Y Combinator fazendo a aceleração da nossa startup, o Slite.

Sendo uma startup nova, com só um ano e meio de vida, sempre avançamos em um ritmo rápido estabelecendo metas de curto prazo e nos concentrando nas metas de longo prazo e na visão do produto. Essa alta velocidade sempre fez e ainda faz parte da identidade da nossa equipe, desde que começamos com apenas três pessoas. No mês passado, isso realmente foi posto à prova: aumentamos nosso time para um total de 9 pessoas e, ao mesmo tempo, nos juntamos à aceleradora de startups Y Combinator para acelerar nossa visão e metas durante um sprint de três meses.

Desde os primeiros dias do Slite, nos concentramos em criar uma cultura de trabalho em equipe. Muito se diz por aí sobre o que é preciso fazer para ter sucesso na Y Combinator: criar um produto que as pessoas amam, focar em uma métrica, conversar com seus usuários e repetir rapidamente o ciclo de desenvolvimento do produto com novos lançamentos e recursos de acordo com o feedback dos clientes. Mas como esses fatores afetam a cultura e o fluxo de trabalho da equipe? Como podemos repensar nossa cultura colaborativa para a adaptarmos ao ritmo acelerado do programa de aceleração de startups da YC?

Uma cultura de colaboração assíncrona

No Slite, valorizamos tanto a colaboração assíncrona que estamos criando nosso produto com base nesse conceito. A colaboração assíncrona não acontece em tempo real e permite que nossa equipe trabalhe em suas tarefas com o mínimo de interrupções. Nossa equipe é mais produtiva quando pode trabalhar no seu próprio ritmo e no seu próprio espaço.

Por que nos importamos tanto com isso? Porque estamos convencidos de que isso é essencial para uma colaboração contínua em equipe em vez de métodos colaborativos pontuais, síncronos, como mensagens de chat e reuniões. Para funcionar direito, as informações têm que ser estruturadas e transparentes. E é ainda mais importante para nossa equipe porque somos e vamos sempre ser parcialmente remotos. Dominando a colaboração assíncrona e tornando nossa equipe autossuficiente, podemos focar em alcançar metas, criar um produto que as pessoas amam e nos concentrar em nossa visão em longo prazo.

Antes de ingressarmos na YC, a gente fazia assim:

Usando as ferramentas adequadas (da forma correta)

Quando se trata da colaboração da equipe toda, usamos o Slack, o Slite e o Trello. Limitamos o Slack a perguntas ou anúncios específicos. Evitamos usá-lo como um meio para realizar o trabalho ou pedir para outro membro da equipe fazer algo — é apenas para comunicação síncrona.

Compartilhamos e registramos informações no Slite, e tudo que tem a ver com requisições de tarefas é feito pelo Trello. Essas ferramentas têm sido cruciais para manter nossas equipes alinhadas, especialmente para nossos funcionários remotos.

Mantendo um ritmo semanal de reuniões

Sendo uma startup nova com funcionários remotos, é preciso muita disciplina para preparar e conduzir reuniões semanais ao mesmo tempo e no mesmo dia. Mas se você estabelecer esse processo, é bom garantir que essa reunião mensal seja aproveitada ao máximo.

Então, antes de dobrarmos de tamanho e ingressarmos no programa de aceleração da Y Combinator, estabelecemos o limite de duas reuniões de equipe por semana: uma relacionada ao negócio, e a outra relacionada ao produto, assim como reuniões diárias, em pé, de dez minutos. Também fazíamos sprints semanais e usávamos as reuniões para retrospectivas, planejamento do próximo sprint e para tratar de problemas específicos. Esse ritmo de reuniões nos ajudou a identificar nossas prioridades, nos manteve focados em concluir nossas metas e impediu que reuniões específicas inundassem nossos dias produtivos.

Adaptando nossa cultura assíncrona ao ritmo da Y Combinator

O programa de aceleração de startups da Y Combinator é empolgante e tem um ritmo muito rápido. Crescer e acompanhar a alta velocidade no processo da Y Combinator tem realmente sido desafiador em termos da nossa carga de trabalho. Mas em geral, nossa habilidade de manter e adaptar nosso fluxo de trabalho sob alta pressão, com uma equipe maior, realmente foi colocada à prova.

Definitivamente não temos um ritmo normal de trabalho aqui na Califórnia. Em primeiro lugar, nossa equipe se mudou de Paris para Mountain View para morar na mesma casa por três meses inteiros e participar da aceleração da startup. Para ter sucesso no programa da Y Combinator, tivemos que nos adaptar e fazer algumas mudanças na forma como trabalhamos em equipe.

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Para nós, isso significou encontrar a melhor maneira de trabalhar mais rápido, continuar focados em uma meta específica e manter a colaboração entre equipes.

Na verdade, esse ritmo intenso nos desafiou a evoluir nossa cultura assíncrona por três meses. Então o que fizemos bem até agora?

Sprints mais longos e mais rápidos

Topamos o risco e decidimos trabalhar em “super sprints” de duas semanas cada, fazendo uma reunião a cada duas semanas. Durante essa reunião, sentamos em volta de uma mesa por duas horas revisando as conquistas e os fracassos das duas últimas semanas. Então, planejamos as duas semanas seguintes com tarefas totalmente voltadas a atingir nossa meta da Y Combinator.

Esses sprints são, na verdade, agendados quinzenalmente de acordo com os horários de trabalho em grupo no escritório da Y Combinator em que os fundadores compartilham os resultados das conquistas e sucessos. Descobrimos que essa agenda nos ajuda com o equilíbrio em acompanhar a velocidade e os marcos do programa enquanto nos mantemos concentrados e determinados nas metas do Slite.

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Responsabilizando cada membro da equipe por nossas metas

Isso é o oposto de uma abordagem de cima para baixo: mais do que nunca, todos os membros da equipe são responsáveis por atualizar o quadro do Trello, preparar a reunião quinzenal e ser o mais claros possível em todas as informações que compartilham com o resto da equipe. Isso anda lado a lado com o senso de responsabilidade para alcançar as metas estabelecidas durante os sprints de duas semanas. A colaboração da nossa equipe se destaca no nosso quadro do Trello, não importa se estamos na mesma sala ou trabalhando remotamente.

O que ainda estamos aprendendo

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Estabeleça metas alcançáveis — não importa o quão ambicioso você seja

Nenhuma startup é perfeita, e nós não somos exceção. O truque com os sprints quinzenais é estabelecer metas alcançáveis. Não faz sentido trabalharmos em sprints se, no fim, não alcançamos nossas metas porque eram simplesmente muito ambiciosas e exigiam mais tempo. Isto é algo que precisamos entender durante o processo da Y Combinator, claro, mas também à medida que crescemos: quanto podemos esperar uns dos outros em um período de duas semanas?

Estar muito focado pode te deixar menos alerta

Mesmo com apenas nove pessoas, é fácil se concentrar nas suas metas do sprint e se desconectar do que está acontecendo com o resto da equipe. Você pode usar as melhores ferramentas e ter a equipe mais entrosada do mundo, mas cada um é responsável por se manter atualizado com outros departamentos como o de produtos e marketing. Um dos benefícios de ser uma equipe pequena é que existem poucos silos de informação e barreiras entre equipes. O segredo é fazer questão de não prejudicar o foco do outro no esforço de se manter alinhado.

Cultura de colaboração: nunca é cedo demais

Uma coisa que aprendemos no último ano e meio é que as startups — ainda mais as novas — estão sempre evoluindo. A maneira como sua equipe se comunica vai mudar, e você deve estar pronto e disposto a se adaptar a essas mudanças. Parar de vez em quando para pensar sobre como você quer que sua equipe trabalhe, desde os processos até as ferramentas, é crucial para tirar o melhor proveito do trabalho dela.

Para nós, ingressar na Y Combinator significou que estávamos começando uma nova fase na vida do Slite e que era o momento perfeito de reavaliar a maneira como estávamos trabalhando. Também tem sido uma prova da cultura da nossa equipe, ainda em desenvolvimento: somos capazes de marcar o mínimo possível de reuniões de equipe? O foco na colaboração assíncrona ainda é a maneira mais eficaz de alcançarmos nossas metas?

O fim do programa de aceleração de startups da Y Combinator vai marcar uma nova etapa para o Slite: vamos contratar novos funcionários, nos mudar para novos escritórios e voltar a ser parcialmente remotos. Algo que decidimos manter depois da nossa estadia em Mountain View é o nosso sprint quinzenal: isso permitiu que alcançássemos resultados muito bons e se tornou um momento especial para a equipe se reunir e ter novas ideias juntos.

Um dos nossos maiores aprendizados sobre trabalho em equipe até agora é este: nunca é cedo demais para decidir como você quer que sua equipe trabalhe e para estabelecer processos que apoiem esse fluxo de trabalho. Só é possível melhorar algo que já existe, então quanto mais cedo você implementar ferramentas e processos colaborativos, mais provável é que sua equipe os avalie e melhore.

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