Completar tarefas não é simplesmente enviar um produto ou verificar se os itens de uma lista foram cumpridos, ou mesmo marcar um projeto como "Concluído". Conseguir agilidade no trabalho e que as coisas sejam realizadas é um processo: uma maneira de pensar que envolve planejamento, execução, repetição e reflexão.
Muitas vezes há retrocessos. Existem várias peças se movimentando. Frequentemente os processos mais efetivos envolvem colaboração e trabalho em equipe para garantir os melhores resultados possíveis. Em resumo, completar tarefas não é fácil e quase nunca é suave. Quase.
Há muito tempo que o fluxo de trabalho ágil tem sido uma estratégia efetiva para programadores que tentam enviar um código em tempo hábil. Agora, essas mesmas teorias estão sendo adaptadas para trabalhadores não técnicos como uma maneira de priorizar a complementação das tarefas.
Lyndi Thompson é uma profissional de marketing na Tableau, empresa que atua no setor de produtos interativos de visualização de dados focados na inteligência dos negócios. Seu serviço é trabalhar com equipes multifuncionais e introduzir pessoas no mundo da análise visual.
Ela também é indiscutivelmente exímia no uso ágil do Trello. Seu quadro profissional possui centenas de cartões, mais de 40 membros adicionados e listas perfeitamente ordenadas do fluxo de tarefas que ditam claramente o que necessita ser priorizado, o que está em segundo plano e o que está apenas passando em sua cabeça.
Essas estratégias a ajudam a gerenciar suas equipes, comandar uma enorme quantidade de iniciativas e com precisão priorizar o que é importante e escolher o que pode esperar.
Nós todos podemos usar algumas novas dicas para manutenção de um fluxo de tarefas eficaz. Essas boas práticas podem ser aplicadas por qualquer pessoa em qualquer segmento como uma maneira de fazer melhor as coisas. Vamos escavar o fluxo de trabalho de Lyndi no Trello e ver como ela otimiza sua produtividade.
Agilidade no trabalho: 5 dicas para ter suas tarefas cumpridas sempre no parzo
1. Mantenha "concluído" no início do quadro e faça retrospectivas
A lista mais à esquerda de Lyndy é a coluna "Concluído". Pode parecer surpreendente à primeira vista, mas, na verdade, é uma estratégia bastante intuitiva. Tendo uma lista de itens já realizados a ajuda a ter motivação no trabalho para lidar com a próxima tarefa.
Dar uma olhada nas tarefas já cumpridas gera uma boa sensação, mas isso não se trata somente dos recadinhos carinhosos. É também uma referência eficiente na hora de fazer retrospectivas e relatórios trimestrais ou anuais.
É por essa razão que Lyndi diz que raramente arquiva cartões, a menos que eles sejam considerados realmente muito irrelevantes. Quando se trata de relatórios trimestrais, nenhuma iniciativa importante deve ser deixada de lado. Ela pode ver facilmente os projetos que foram feitos apenas rolando a tela para observar a lista "Feito" onde estão as tarefas cumpridas.
2. Saia na frente, para evitar retrocessos
A próxima lista é chamada de "Saia na Frente". Ela mantém cerca de 5 itens nela. É um termo que demonstra a necessidade de ter agilidade no trabalho sobre as tarefas que são o foco atual do projeto.
A lista Saia na frente pode ser individual ou orientada para a equipe. Ela é alimentada até que seja completada ou enfrente um contratempo.
Conservar essa lista curta garante que essas tarefas serão cumpridas. Mantê-las na lista "Saia na Frente" é uma maneira de mostrar que elas têm prioridade sobre qualquer outra coisa.
Em conjunção com "Saia na Frente", ela também tem listas nomeadas como "Próximo" e "Em Andamento". Isso conserva a linha de realização de tarefas ativa. A atribuição de um sistema de hierarquia de tarefas significa que cada projeto é priorizado adequadamente e, assim, os prazos são cumpridos e o fluxo de tarefas flui com agilidade.
3. Libere espaço no seu cérebro : coloque as ideias no freezer
Além de listas como "Próximo" e "Saia na Frente", há outros locais para estratégias de longo prazo que ficam estagnadas, atas de reunião ou simplesmente pensamentos isolados.
A lista de Lyndi intitulada "Freezer - Ideias de Marketing" é essencialmente para qualquer coisa que for pensada e não exista um cartão compatível.
Lyndi explica que listas desse tipo são ótimas para reuniões de brainstorming quando alguém questiona sobre ideias que foram pensadas no passado, mas nunca levadas à frente.
Em vez de ficar tentando se lembrar de velhas ideias que voltam à tona, Lyndi simplesmente rola a barra de sua tela para baixo e vê se existe algum item relevante para a discussão atual. Ou como ela prefere chamar isso, "liberar espaço do cérebro."
4. Identificando gargalos
Não tenha medo da lista "Em Espera". Existem muitas razões pelas quais projetos ficam no gargalo e é importante identificar que há um motivo para que eles não estejam sendo feitos. Em vez de deixar esses cartões estagnando em outras listas, arraste-os para a área "Em Espera".
Uma das maneiras mais efetivas de usar a lista "Em Espera" para dar mais agilidade no trabalho é abordar esses cartões durante as reuniões.
Em vez de interromper o fluxo de tarefas de alguém em seu escritório ou em um canal de bate papo, guarde esses itens para a próxima oportunidade de conversa. É um bom lugar para fazer referência a eles e corrigir os problemas.
Lyndi também tem uma lista chamada simplesmente de "Dúvidas". Qualquer coisa no universo sobre a qual ela esteja refletindo pode ser adicionada nesse cartão. Quando ela descobre a resposta, coloca-a no cartão, mas conserva-o lá. Dessa maneira, se precisar olhar de novo a resposta, pode apenas procurar pela pergunta. É um grande depósito de conhecimento e ainda outra maneira de liberar espaço no cérebro.
5. Fique sã e capacite sua equipe
O quadro de Lyndi não é apenas para ela, no entanto. Ela mantém uma “política de Quadro aberto” com seus colegas e adicionou cerca de 40 colaboradores.
“Todas as anotações das reuniões de equipe são gravadas espontaneamente no Trello", ela explica.
"Eu posso atribuir o Cartão da reunião a qualquer pessoa na sala assim como a partes interessadas que não estejam presentes. Assim todos recebem cópias das notas da reunião."
O Trello facilita mencionar os membros chave da equipe, trazê-los para a conversa e, se for necessário, deixar eles saírem quando a sua participação já não é mais necessária.
Apesar do fato de seu departamento estar crescendo, Lyndi diz que ela e os membros principais de sua equipe se tornaram grandes recursos para links, datas importantes e contatos sem ter que precisar ir atrás de ninguém, o que trouxe ainda mais agilidade no seu trabalho de liderança.
A metodologia ágil é, sobretudo, fazer menos com objetivo de produzir mais. Adaptar os conceitos de agilidade em um Quadro do Trello é um modo rápido e visual de ser mais efetivo no trabalho. Lyndi usa essa metodologia em sua função no marketing, mas os conceitos e dicas são facilmente adaptáveis para qualquer setor.
Pronto para usar esses conceitos de agilidade no trabalho em seu próprio fluxo de tarefas? Nós criamos um quadro exemplo baseado no processo de Lyndi que você pode copiar*
Conte-nos sobre sua experiência de GTD e como ela aumentou sua agilidade no trabalho (Get Things Done/A Arte de Fazer Acontecer) com Trello no Twitter, Facebook ou nos comentários abaixo.
Um agradecimento especial para Lyndi Thompson por fornecer com tal profundidade seus conhecimentos de Trello sobre o fluxo de trabalho.
Confira em nosso blog: Veja como o poder de times pode ser potencializado com o Trello
*Se você copiar este quadro certifique-se de desmarcar “Manter Cartões"
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