Para a maioria das pessoas, a organização de cada detalhe de um casamento é um evento logisticamente complicado, e que muitas vezes elas nunca irão realizar novamente. Além de isso, requer uma coordenação total com o cônjuge.
Sem pressão! Aqui está uma análise profunda sobre como casais podem usar o Trello como aplicativo para organizar casamento e administrar os meses de planejamento que antecedem os seu grande dia.
Tudo começou com um quadro no Trello. Bem, mais ou menos. Para Eric Neuman, fundador da DecisionDesk, tudo realmente começou com ele levando um anel de noivado pelas selvas de Belize durante duas semanas e esperando o momento certo para fazer a proposta para Emily. Felizmente o anel sobreviveu à jornada e, o mais importante, Emily disse sim! Depois sim, veio o quadro Trello, provavelmente após eles deixarem a selva.
Como explica Eric, quando ele está usando o Trello para planejar qualquer coisa, ele é do tipo de pessoa que gosta primeiro de colocar algo que já cumpriu na lista "Feito". Isso faz parte da filosofia "faça o que tem de ser feito" que o ajuda a se manter organizado em todos os aspectos de sua vida.
Planejar um casamento certamente não foi diferente quando começou o quadro com um cartão já feito: "Pedir em casamento".
Então você conseguiu. Uma tarefa já cumprida. Parabéns!
Configurando um aplicativo para organizar um casamento abençoado
Para Khoa Lam, Gerente de Programação na Qualcomm, o processo de planejamento de um ano foi tão longo que ele decidiu dividir suas listas no Trello, que uso como aplicativo para organizar casamento, baseando-se no tempo que faltava para a cerimônia.
Dessa forma, quando algo vinha em sua mente seis meses antes do casamento, mas a coisa só necessitava ser feita com pouca antecedência, ele a colocava no quadro Trello. Então, não iria esquecer quando chegasse a hora. Veja: "Solicitar serviço para criação de material / arte" na lista "10 meses ou mais". Assim, crucial.
Khoa e sua noiva dividiram suas listas em "10 meses ou mais", "8-10 Meses" e assim por diante. Cada lista tinha um prazo de dois meses para a realização das tarefas até quando chegassem os três meses anteriores à cerimônia.
Aí, eles dividiram as listas para cada mês, bem como, mais próximo da data, em "2 Semanas", "1 Semana" "Véspera" e "O Grande Dia". Além dessas listas determinadas pelo tempo, também fizeram listagens "Em Processo" e "Feito".
Clique aqui para ver o exemplo do quadro completo e fique à vontade para copiar este quadro para você mesmo usar como aplicativo para organizar casamento.
A abordagem básica para enfrentar as tarefas dentro do período correspondente é que quando você está no prazo entre 6-8 meses deve focar apenas nesses itens. Essa é uma maneira eficaz de prevenir o sentimento de sobrecarga gerado pelos incontáveis itens necessários na preparação que necessitam ser feitos.
Mova os cartões de "X Meses" para a lista "Em Processo" e então para "Feito". Quando você tiver completado essa lista, então passe para o próximo período de tempo.
Além disso, se houver um item que ficou para trás na lista dos meses anteriores, ele ficará lá olhando para baixo toda vez que você abrir seu quadro Trello. Cuidado com os itens abandonados na lista.
Comunicação é a chave para um casamento quadro Trello bem-sucedido
Khoa e sua noiva também designaram vários cartões um para outro, essencialmente, atribuindo tarefas diferentes. Por exemplo, qualquer contato com os padrinhos se tornou função do noivo, enquanto ela ficou encarregada de verificar os arranjos de flores e os convites.
Olhando para o quadro que usou como aplicativo para organizar casamento, e fazendo uma retrospectiva, Khoa admite que o recurso lhe permitiu observar que sua noiva assumiu uma carga de trabalho muito maior. Felizmente ele lembrou-se disso quando foi a hora de escolher um bom restaurante na lua de mel.
Para alguns casais, além de seu cônjuge, há outro membro VIP em seu quadro no Trello: o organizador de casamentos. Se o organizador é contratado um dia após a proposta ou apenas para coordenar o grande dia, adicionar o organizador de casamentos em seu quadro Trello oferece a você uma completa visão dos nomes dos fornecedores, números de telefones, faturas, horários e números de rastreamento.
Os comentários nos cartões permitem o diálogo e garantem que todos possam ver os detalhes. E, mais tarde, você sempre terá a referência sobre o que foi discutido.
Anexos e prazos
Além das notas e comentários, é extremamente importante manter as faturas, recibos e informações sobre datas de entrega em um só lugar.
Os cartões armazenam todas essas informações e ainda notifica quando alguma coisa está a 24 horas de sua data de entrega.
É possível anexar diretamente a partir do Google Docs, Dropbox, Box e OneDrive ou simplesmente carregar um arquivo de seu computador.
Você também pode tirar uma foto a partir do cartão, que é uma ótima maneira de armazenar todos os recibos ou amostras de cores.
Faça uma promessa de levar seus planos com você, para sempre
Para Bryan Monzon, Vice-presidente de Engenharia da Fifty and Fifty, colocar as tarefas em seu quadro Trello antes da hora permitiu a ele e sua noiva, Sandy, mais eficiência quando eles estavam se movimentando.
“Quando nós estávamos com um vendedor e ele nos dava alguma informação", explica ele, "eu apenas tomava notas com o Trello, pois é o único lugar onde tínhamos tudo."
Nunca perca outra cotação de preços, o número do telefone da floricultura ou sua cabeça novamente. Essas são algumas das vantagens de usar o Trello como aplicativo para organizar casamento.
O aplicativo ainda ajuda os casais a serem mais eficientes no uso de seu tempo. Como Bryan explicou:
“Minha aliança de casamento, por exemplo, eu não precisava comprar imediatamente. Porém nós estávamos correndo com as incumbências e Sandy puxou seu telefone com o quadro do Trello e notou o cartão aliança de casamento. Nós estávamos bem em frente a uma joalheria e então acabamos fazendo ali mesmo. Ter a informação rapidamente e visível nos permitiu simplesmente realizar as coisas mais facilmente e rapidamente."
Para Khoa, o melhor foi conseguir uma pequena ajuda de seus amigos... e de seu aplicativo para organizar casamento móvel, o Trello!
Ele explica.
"Nós temos um monte de amigos que nos deram conselhos e contatos de diferentes fornecedores para checar. Então, eu só puxava o cartão correspondente em meu telefone e fazia anotações. Foi um ótimo jeito de guardar algo que talvez eu precisasse lembrar mais tarde."
Sua outra outra metade
Ao contrário, literalmente, de tudo que envolve o planejamento de um casamento, o Trello é infinitamente flexível e é grátis.
Existe uma série de ferramentas e recursos comercializados para pessoas que organizam um casamento, mas eles frequentemente são escassos e nem sempre têm a capacidade e a estrutura de fazer do jeito que você gosta. E ainda custa dinheiro.
Nós temos um template do quadro de casamento baseado no fluxo de Khoa que você pode copiar aqui, é um aplicativo para organizar casamento pronto para usar.
Mas lembre-se de que é possível ajustá-lo da maneira que quiser. Não planeja ter flores em sua decoração? Simplesmente delete esses cartões. O cardápio de sua recepção deve ser definido antes de 3 meses da data? Mova-o para uma lista que se ajuste à sua necessidade.
Ou simplesmente comece do zero e use o quadro exemplo para obter ideias de coisas que você ainda não tinha pensado a respeito. Afinal de contas, é o seu casamento e o Trello é a maneira mais flexível para planejá-lo de forma eficaz.
Pombinhos, não parem por aqui! Há outras maneiras criativas de usar o Trello para planejar um casamento. Veja alguns exemplos de quadros:
Trello para arranjo de assento na festa:
Trello para distribuição de convidados na festa – Me copie!
Quadro Trello para Damas de Honra:
Trello para Damas de Honra – Me Copie!
Trello para enviar cartões de agradecimento:
Trello para enviar cartões de agradecimento – Me Copie!
Agradecimentos especiais para Eric Neuman, Bryan Monzon, e Khoa Lam por compartilharem com o Trello suas experiências de planejamento de casamento e dicas. Ah, e parabéns!
Quer planejar seu grande dia usando o Trello como aplicativo para organizar casamento? Inscreva-se de graça em www.Trello.com. Quer compartilhar a sua experiência? Conte-nos no Twitter e no Facebook!
Veja também: Como organizadores de eventos podem usar o Trello para planejar
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