Será que os aplicativos de produtividade deixam as pessoas realmente mais produtivas?

Com a popularização dos smartphones veio também o vício da tecnologia facilmente acessível e em extensão a isso a procura de como ser mais produtivo com tecnologia.

Ao pesquisar os efeitos e usos de aplicativos de produtividade, surgiram centenas de listas como "12 dos melhores apps de produtividade para acelerar seu ritmo" ou "os 10 melhores aplicativos de produtividade para o iPhone". Entretanto, existe pouca informação se esses aplicativos realmente ajudam a aumentar a produtividade ou se simplesmente te dão uma ilusão de ganho.

Será que essas centenas de aplicativos de produtividade realmente geram resultados que mudam a sua vida e te deixam mais produtivo ou são meros aplicativos que te deixam ocupado?

Usar bastante o seu aplicativo de produtividade não quer dizer que você esteja sendo produtivo

Uma análise do New York Times mostra que um aumento de 1,9% de PIB corresponde exatamente a um aumento de 1,9% das horas trabalhadas. De forma mais simplificada isso significa que: "Apesar dos constantes avanços em softwares, equipamentos e técnicas de gerenciamento para tornar o trabalho mais eficiente, a atual produção econômica continua crescendo em um ritmo menor que o esperado. A inovação tecnológica não fez com que o crescimento do PIB fosse mais rápido que o crescimento de número de horas trabalhadas."

Mesmo com a produtividade estagnada e as pessoas realizando menos tarefas que antes, o uso de aplicativos de produtividade aumentou de forma exponencial. Um estudo de 2014 sobre uso de celulares mostrou que o uso de aplicativos que se enquadram na categoria de "Utilidades e Produtividade" cresceram 121%, perdendo em crescimento apenas para a categoria de "Estilo de Vida e Compras". Então, parece que temos um aumento no uso dos aplicativos de produtividade, porém sem um aumento da produtividade em si. Onde isso nos leva?

Use a tecnologia. Não deixe que ela use você

Em termos de desenvolvimento de aplicativos, há uma tendência crescente para melhorar a experiência do usuário levando em consideração elementos psicológicos. Esta prática, chamada de Computação Positiva, é definida como a pesquisa e desenvolvimento de tecnologia que apoia o bem-estar psicológico e o potencial humano.

O Dr. Rafael Calvo, professor da Universidade de Sydney e diretor do laboratório de Computação Positiva, define tecnologia em 4 grupos.

1. Tecnologia que não leva em conta o bem-estar psicológico dos usuários.
2. Integração preventiva: os obstáculos ao bem-estar são tratados como erros no aplicativo. Por exemplo, uma rede social tem um novo design do site para colocar formas de moderação e um jeito mais fácil de pessoas marcarem conteúdos ofensivos no intuito de prevenir que pessoas façam bullying com outras.
3. Integração ativa: Tecnologia que apoia ativamente o bem estar em um aplicativo, mas cujo propósito ou objetivo não está diretamente relacionado ao bem-estar psicológico. Por exemplo, a plataforma de hospedagem de blog, Wordpress, tem uma configuração de "não perturbe" que permite usuários colocarem uma tela cheia quando estão fazendo algum rascunho. Isso evita distrações e você pode escrever mais focado. De acordo com o Dr. Calvo essa funcionalidade encoraja a prática psicológica da felicidade plena.
4. Integração dedicada: tecnologia que é construída especificamente para o bem-estar, como um aplicativo de atenção plena ou um app fitness.

Ao avaliar aplicativos de produtividade pense no que eles podem fazer por você. O ideal é você ter como objetivo aplicativos que te ajudem a resolver suas dores e que também estejam dentro da categoria "integração ativa". Pense nisso como "matar dois coelhos com uma cajadada só".

Por exemplo, vamos supor que você deseja melhorar seu gerenciamento de tempo, então você baixa um aplicativo de administração de tempo. Você deve procurar um app que te ajude a determinar padrões de quanto tempo você gasta para cada tipo de atividade e que também te ajude a ficar mais concentrado em cada uma dessas tarefas.

O ponto importante aqui é você ser mais crítico em quais aplicativos de produtividade você está escolhendo. Escolher os aplicativos errados que não irão solucionar seus problemas e ainda escolher vários deles pode ser ainda pior.

Alerta vermelho: saiba quando voltar atrás

Pare agora por alguns instantes para contar a quantidade de aplicativos no seu celular. Lembre que mais não significa necessariamente melhor. Uma grande quantidade de apps no seu celular ou laptop estão te sugerindo de maneira não tão sutil que você precisa estar sempre ativo neles.

Você tem serviços de mensagens, alarmes, redes sociais entre muitos outros que te deixam toda hora conectados com o seu celular. Até mesmo quando você está no banheiro. Estudos recentes demonstraram que uma pessoa checa em média o celular 150 vezes por dia aproximadamente. Sim. Você leu corretamente.

Como o autor best seller do New York Times e mestre da produtividade Charles Duhigg explica em seu último livro, Mais Rápido e Melhor, "Nós estamos observando as ferramentas de produtividade, os dispositivos, aplicativos e sistemas de arquivamento complicados e não as lições que essas tecnologias estão tentando nos ensinar."

De acordo com estudos sobre produtividade e mudança de contexto, interromper uma tarefa para checar uma notificação no seu aplicativo pode significar que você terá um adicional de 25 minutos para conseguir focar na tarefa anterior novamente. Ou seja, uma "checagem rápida" pode te tomar mais de 25 minutos para conseguir voltar ao foco. Então, você precisa se perguntar: seus aplicativos de produtividade estão te ajudando ou atrapalhando? Dica matadora: consiga esses 25 minutos de volta usando a Técnica Pomodoro.

Novas iniciativas estão surgindo para lembrar você que mais não significa melhor. O projeto Bored and Brilliant afirma que a verificação constante do telefone está realmente inibindo sua capacidade de ser criativo. Eles até oferecem um desafio de sete dias para você se livrar dos seus aplicativos e entrar em contato com o mundo real. Em um dia você não checa o seu telefone, em outro dia você não tira nenhuma foto e em um dia você deleta um aplicativo que você usa bastante no seu tempo livre.

Então, enquanto aplicativos de produtividade podem ser uma boa maneira de se manter organizado, você precisa ter cuidado para ter certeza que eles não são simplesmente outra distração.

Nós realmente precisamos de todos esses aplicativos de produtividade?

Em suma, isso depende.

Na maioria das vezes você não precisa de mais aplicativos. Precisa, apenas, usar melhor as ferramentas que você já possui. Abaixo algumas soluções para alguns problemas específicos de produtividade que você deve estar sofrendo:
Responder e-mail

Problema: vamos supor que seu problema esteja em responder e-mail. Você passa o dia inteiro procrastinando e então no final do dia você envia dezenas de e-mails para seu time. Isso poderia ser um sintoma de falsa produtividade caso sua equipe se sinta obrigada a responder esses e-mails de maneira imediata.

Solução: No Gmail você pode agendar quando seus e-mails serão enviados. Então, se você trabalha melhor a noite, mas não quer que seu time se sinta obrigado a responder você de forma imediata, essa funcionalidade com certeza é para você. Ou você pode colocar na assinatura do seu e-mail o dia que normalmente você responde suas demandas. Isso deixará outras pessoas saberem o porquê você não está respondendo os e-mails delas de maneira imediata.
Cronometrando o seu tempo
Problema: Você passa muito tempo em uma única tarefa e depois fica sem tempo para fazer as outras 10 tarefas restantes.

Solução: Use aplicativos de controle de tarefas e tempo como o Harvest para ter uma melhor visão do seu dia. Toda vez que você mudar de tarefa comece novamente o cronômetro. Faça isso por alguns dias e você começará a descobrir padrões de quais tarefas estão exigindo um maior foco seu.

Entrando na zona de procrastinação

Problema: Você deveria estar terminando uma tarefa, mas você continua distraído, atualizando sua caixa de e-mail, olhando o seu Facebook ou checando notificações de mensagens.

Soluções: Aplicativos de chats tem a funcionalidade de "não perturbe". Uma bola vermelha irá aparecer junto ao seu nome e se alguém mesmo assim enviar uma mensagem para você, não chegará nenhuma notificação até você mudar seu status ou abrir o aplicativo novamente. Dessa forma, nenhum pop-up chato poderá distrair você do seu foco.
Mantendo tudo junto

Problema: Todas essas ferramentas estão em locais diferentes e diferentes pessoas em sua equipe estão usando diferentes aplicativos para fazer o trabalho.

Solução: Aproveite o Power-Up do Trello no seu desktop para conectar ferramentas que você mais usa com um quadro central do Trello. Ter uma visão geral de tudo o que você fez através da integração dos seus aplicativos ajuda a eliminar a mudança de contexto, que é um efeito colateral comum de saltar de ferramentas para ferramentas, verificando várias notificações.

O ponto chave de todas essas práticas é entender quais são suas dores antes de fazer download de algum aplicativo de produtividade. Entrar na zona de procrastinação pode não ser um problema para você, mas talvez priorizar tarefas sim.

Lembre de fazer um inventário de todos os seus aplicativos de produtividade e pergunte a você mesmo: "o que o [nome do aplicativo] tem feito por mim ultimamente?" Se a resposta for "não muito", então você já sabe o que fazer.

Você gostou dessa diferente análise sobre aplicativos de produtividade? Então, veja Os 15 melhores apps de produtividade para ficar ligado o dia todo. Só lembre de fazer a análise aprendida nesse texto.