É um pássaro! É um avião! É o... Butler?
Para quem não sabe, o Butler traz ao Trello uma maneira poderosa de automatizar tarefas repetitivas — sem exigir habilidades de programação ou kriptonita. Butler permite que as equipes turbinem a produtividade e eliminem a sobrecarga mental através de regras, comandos e botões que podem realizar praticamente qualquer tarefa.
➡️Para um mergulho nas funções básicas do Butler, leia este blog post e assista à este webinar (em inglês) .
Neste blog post, vou compartilhar várias formas de usar o Butler para automatizar ações em vários quadros do Trello quando se trabalha com processos entre departamentos.
A vida sem automatizar tarefas repetitivas no Butler
É muito comum que diferentes departamentos tenham suas próprias formas de trabalhar com o Trello. E, configurar um quadro diferente para cada fluxo de trabalho é importante para trazer clareza e visão personalizadas, elementos necessários para as tarefas específicas de cada time.
No entanto, o trabalho entre departamentos geralmente resulta em diferentes processos que precisam ser fundidos em um único fluxo de trabalho. Para deixar todo mundo feliz da vida, alguns compromissos precisam ser feitos, o que geralmente resulta na criação de um novo quadro de tarefas multifuncionais (acrescentando mais uma tela a ser verificada com regularidade). Outra opção é a equipe depender de processos manuais para concluir o trabalho. Isso deixa todo mundo suscetível a erros facilmente evitáveis, como tarefas que se perdem pelas rachaduras existentes entre os quadros.
Felizmente, o Butler pode resolver ambos os problemas ao automatizar tarefas repetitivas e permitir que as pessoas trabalhem nos quadros específicos do seu departamento.
É muito simples de programá-lo — e logo você se dará conta de que a mágica da automação de processos é, literalmente, a definição de automagicamente: você pode ter tranquilidade sabendo que nenhuma tarefa ou informação vai sumir.
Nota: Embora o Butler faça um ótimo trabalho na automação de processos bidirecionais de um fluxo de trabalho ao gerenciar cartões em vários quadros, ele não foi planejado para a sincronização de cartões. Se você quer sincronizar cartões entre quadros diferentes, recomendo o Mirror Power-Up da Unito, que foi criado para isso. (Nota: A Unito é um fornecedor que oferece pacotes de assinatura pagos para esse Power-Up).
Uma situação de automação de processos de negócio
Para mostrar o poder da automação de processos de negócio, vou usar como exemplo fictício o departamento jurídico e de vendas, que trabalham juntos no fluxo de contratos para fechar negócios. Os conceitos aqui podem ser aplicados a qualquer fluxo de trabalho bidirecional, seja o marketing solicitando recursos da equipe de design ou de atendimento, ou compartilhando relatórios de erros com o departamento de engenharia.
O departamento de vendas usa o Trello como um sistema de CRM gratuito e enxuto para monitorar o status dos negócios da empresa e criar visibilidade na organização inteira. Mais importante do que isso, eles colaboram com o departamento jurídico quando se trata de revisar os contratos necessários para fechar um negócio.
Historicamente, ao serem movidos à lista “Revisão de Contratos” no quadro de CRM, cartões eram atribuídos a membros do departamento jurídico. Mas, recentemente, isso tem causado problemas para o jurídico em termos de produtividade.
O jurídico quer ter certeza de que todo o trabalho que está sendo feito está organizado em um único quadro para que eles possam visualizar o trabalho que estão concluindo agora e as necessidades presentes e futuras da equipe. Certamente, os cartões podem ser criados manualmente ou copiados do quadro do CRM, mas isso traz o risco de erros e de potenciais interrupções no processo.
A solução de automação de processos com o Butler!
Naturalmente, existe uma solução de automação de processos para esse dilema. E não é o seu super herói (ou heroína) de sempre que vai lhe salvar agora. Quem poderá lhe salvar então?... O Chapolin? Não, o Butler! Ele está cheio de funcionalidades poderosas para automatizar tarefas repetitivas e fluxos de trabalho dentro dos quadros do Trello.
Vamos ver como algumas regras (Rules) podem ser criadas no Butler para que as 2 equipes coordenem juntas, ao mesmo tempo em que trabalham diferente.
Uma Rule do Butler é uma automação de processos acionada por uma determinada ação no quadro, como mover um cartão para certa lista ou marcar uma data de entrega (Due Date) como cumprida. Quando acionada, a regra vai rodar uma série de ações. Rules são ótimas porque podem ser aplicadas a diferentes quadros, logo podem dar suporte a um processo.
Primeiro, vamos definir o processo para que possamos criar as Rules certas no Butler:
- O departamento de vendas tem um contrato pronto para revisão.
- Vendas cria uma solicitação para o Jurídico no próprio quadro.
- O Jurídico revisa o contrato.
- Em seguida, o Jurídico termina a revisão e informa ao departamento de vendas no próprio quadro.
Agora, vamos automatizar!
No quadro do departamento de vendas, eu vou criar uma Rule com o gatilho para que “quando um cartão for movido para a lista ‘Revisão Legal de Contrato’” as seguintes ações ocorram:
- Definir data de entrega para 5 dias úteis
- Postar comentário “Esse contrato está pronto para ser revisado.”
- Copiar o cartão para o topo da lista “Pedidos Recebidos” no quadro “Equipe Jurídica”
- Vincular os cartões entre si
Agora, sempre que o cartão for movido para a lista “Revisão Legal de Contrato” no quadro do departamento de vendas, o pedido será automaticamente adicionado ao quadro do departamento jurídico, incluindo todas as informações e anexos do cartão copiado. Além disso, conectar os cartões facilita aos membros da equipe organizar projetos e navegar de um quadro ao outro, caso precisem, e, inclusive, postar atualizações automaticamente entre os cartões.
No quadro do Jurídico, eu vou criar uma Rule com o gatilho para que “quando um cartão for movido para a lista ‘Concluídos’” as seguintes ações ocorram:
- Marcar Due Date como concluída
- Postar comentário “Revisão jurídica está finalizada.”
- Encontrar o último cartão vinculado nos anexos
- Postar comentário “Revisão jurídica está finalizada.”
- Marcar Due Date como concluída
Nota: se você quer que as ações ocorram em um cartão vinculado, primeiro selecione “Find the ___ card linked in the attachments” (encontrar cartões vinculados nos anexos) na tabela de Cartões Vinculados, dentro da seção Add Another Action (adicionar outra ação) do Butler, e daí em diante qualquer ação adicionada ocorrerá no cartão conectado.
Isso fecha o ciclo com o time de vendas, o que economiza alguns cliques ao marcar o prazo como concluído no cartão vinculado no quadro do departamento de vendas e postar o comentário, o que notificará qualquer pessoa que segue aquele cartão.
Ao colocar todas essas Rules juntas, agora você pode ver como fica a automação de processos completa! O melhor de tudo é que ninguém de Vendas ou Jurídico tem que sair dos seus próprios quadros para fazer a gestão de tarefas e coordenar o trabalho.
Agora, talvez você pode estar pensando “Isso é ótimo, mas eu não quero automatizar as tarefas de todos os cartões do quadro!”
Sem problemas! Ainda mais quando envolve quadros em que todos os cartões não são unicamente de um departamento, como o quadro do departamento jurídico mostrado acima.
Nesse caso, considere criar “Card Buttons” em vez de Rules no Butler. Um Card Button pode ser configurado tal qual as Rules acima, mas requer que uma pessoa de fato acione o botão para que automação seja realizada em cada caso, em vez de acontecer automaticamente para cada cartão.
Construa fluxos de trabalho melhores com o Butler
Como você pode ver, o Butler é uma forma poderosa e simples de gerenciar o trabalho em vários quadros e departamentos. Já que o Butler está disponível para todos os usuários do Trello, recomendo fortemente que você o configure hoje para aprimorar os processos e a produtividade no ambiente de trabalho.
E, se você quiser obter outras habilidades do Butler, faça o upgrade o seu time para Premium aqui.
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