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Como automatizar o Trello com Butler e Campos Personalizados

automatizar trello

Adicionar campos personalizados aos quadros do Trello melhora bastante os fluxos de trabalho. Mas e se você pudesse automatizar processos nos seus quadros com base nas informações dos seus campos personalizados?

Seria incrível né? E a boa notícia é sim! Isso é perfeitamente possível!

Você vai saber agora como automatizar o Trello para melhorar a produtividade usando os campos personalizados em conjunto com o Butler — a central de automação de processos do Trello.

Como os Campos Personalizados podem virar automatizador de tarefas no Trello?

Ótima pergunta!

Os Campos personalizados são um Power-Up do Trello que fornece campos adicionais para que você possa acrescentar mais informações a um cartão do Trello.

Pode ser para adicionar informações de contato, atualizações de status e datas de entrega alternativas. Você pode formatá-los como opções de menu suspenso, campos de texto, caixas de seleção ou datas.

Quando ativados, o verso do cartão fica desta forma:

automatizador de tarefas

Já a frente do cartão fica assim:

automatizador de tarefas

Essa campo adicional é muitas vezes útil para gerar uma visão geral de informações chaves de um cartão. Mas e se você pudesse automatizar tarefas e processos em um cartão se baseando nessas informações? 

Saiba como:

O Butler e os Campos Personalizados

O Butler é o automatizador de tarefas do Trello que permite que você defina "regras" que geram ações automatizadas. 

Por exemplo, você pode definir a seguinte regra do Butler: "Quando a data de entrega for marcada em um cartão, mova-o para a lista de "Concluídos:"' 

Trello Butler

No Butler, você também pode configurar "botões" para um cartão ou quadro, que são regras que podem ser ativadas com apenas 1 clique :

automatizar trello

O Butler ajuda a refinar a organização do fluxo em um quadro do Trello.

✅ Para mais dicas sobre como o Butler pode automatizar o Trello, confira este post.

Quando você adiciona Campos Personalizados a um fluxo de trabalho do Butler, seus quadros ficam ainda mais poderosos, pois você consegue automatizar tarefas repetitivas.

Veja alguns exemplos: 

Fluxos de trabalho ágeis

Se você quer automatizar o Trello e aplicar a agilidade no trabalho, você pode configurar os Campos Personalizados da seguinte forma:

  • Prioridade: uma lista suspensa
  • Pontos: um valor numérico
  • Checagem de qualidade: uma caixa de seleção
  • Estimativa de dias: um valor numérico
  • Data de início: uma data

Nessa linha, o cartão fica desta forma:

automatizar trello

Em seguida, você pode definir uma regra do Butler para atualizar automaticamente a data de entrega do cartão com base no que foi inserido em "Data de início":

tecnologia e produtividade

No exemplo acima, toda vez que uma data de entrega é definida em um campo personalizado "Data de Início", uma regra do Butler automaticamente define a datas de entrega do cartão para 1 semana depois. 

Automação das caixas de seleção

Você também pode definir uma regra para que, quando alguém seleciona a caixa "Passou na Checagem de Qualidade", o cartão é automaticamente movido para a lista "Pronto para a produção" e um membro do time é marcado. 

melhorar produtividade

Quando o Campo Personalizado de caixa de seleção é clicado, múltiplas ações são disparadas.

Outra opção é criar um botão do Butler para definir ou aumentar o valor dos "Pontos" em um Campo Personalizado. 

Então, digamos que um projeto passou de uma simples ideia para uma implementação mais complexa. Você pode adicionar um botão chamado "Projeto Validado." Configure-o para que, quando ele for clicado, o valor dos do campo personalizado de "Pontos" aumente.

Adicione um processo de validação e mais opções de datas de entrega

Digamos que você está gerenciando um calendário editorial no Trello. Você pode configurar os campos personalizados com os seguintes tipos de dados:

  • Autor: campo de texto
  • Editor: campo de texto
  • Validação: caixa de seleção
  • Data da primeira versão: data

Nessa linha, o cartão fica desta forma:

tecnologia e produtividade

Por exemplo, digamos que tenha uma lista no seu quadro de calendário editorial chamado "Novas pautas", para que as pessoas acrescentem cartões com ideias de novos posts. Você pode definir uma regra do Butler para que toda vez que um novo cartão for criado na lista de pautas, um editor seja automaticamente adicionado a partir de uma lista rotativa. 

Você pode configurar essa lista rotativa de editores a partir dos membros que estão em um determinado cartão da lista de pautas. A configuração no Butler fica assim:

melhorar produtividade

O Butler vai escolher editores a partir dos membros de um cartão como este:

automatizar Trello

Você também pode acrescentar um cartão com o título "Em andamento"

Quando um redator estiver pronto para começar um rascunho, essa pessoa (ou um editor) pode clicar no botão que, automaticamente, vai definir a data de entrega da primeira versão dali a 2 semanas (ou qualquer outro prazo). Isso dá ao redator o tempo suficiente fazer seu trabalho e gera senso de responsabilidade através dos prazos ao mesmo tempo.

Ordene cartões com os dados dos campos personalizados

Você também pode ordenar cartões com base nos dados dos seus Campos Personalizados. Por exemplo: todos os cartões têm um campo personalizado de "responsável", no qual o nome de um membro é inserido para indicar quem é o dono do projeto. 

Você pode definir uma regra do Butler para que toda segunda-feira, às 9h da manhã, a lista seja ordenada com base nos dados de um campo personalizado. Dessa forma, aqueles sem nenhuma informação no campo "responsável" vão aparecer no topo. Assim, você sabe quais cartões estão sem nenhum responsável ainda.

Automatize comandos com base em um menu suspenso

Você também pode automatizar o Trello aproveitando a opção de menu suspenso dos Campos Personalizados.

Digamos que você trabalha no processo de vendas. Um membro do time de suporte cria um cartão na sua lista de "Caixa de Entrada" para dizer que um cliente solicitou uma demonstração do seu produto ou serviço. O membro do time de suporte pode selecionar a opção "Pedido de demonstração" em um menu suspenso com as funções do time de vendas. 

automatizador de tarefas

Você pode configurar uma regra do Butler para que toda vez que um "Pedido de demonstração" for selecionado, uma pessoa do time de vendas é atribuída ao cartão e, automaticamente, é inserido um comentário do tipo:

"Olá @[membro selecionado], este cliente quer uma demonstração! 🙌" 

Você poderia inclusive configurar para que acrescentar automaticamente um checklist de todas as exigências e passos necessários para configurar uma demonstração. 

Confie nos robôs para automatizar o Trello

Seus fluxos de trabalho no Trello podem ficar ainda mais rápidos e poderosos quando você alia tecnologia e produtividade, aproveitando a automação para distribuir pequenas tarefas em vários quadros. Esperamos que esses exemplos tenham lhe inspirado a automatizar o Trello com Butler e campos personalizados e elevá-los a um outro nível. 

Lembre-se de que os fluxos de trabalho no Trello nem sempre precisam ser gerenciados manualmente. Dessa vez, deixe que os robôs tomem conta do trabalho pesado por você!


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Leia mais: Como automatizar ações em múltiplos quadros do Trello usando o Butler!