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O que está estimulando para sua baixa produtividade? A reposta não é simples!

baixa produtividade

A vida pode ser uma corrida de obstáculos. É muito comum sentir que você está lutando constantemente contra listas intermináveis de tarefas pessoais e profissionais, trabalhando o dia inteiro, e reajustando seus planos para satisfazer prazos. Quando você finalmente encontra tempo para relaxar... Você se sente culpado. Isso não é vida.

A notícia boa é que as coisas não precisam ficar assim. Chegou a hora de tomar as rédeas e começar a cumprir suas metas pessoais e profissionais, tudo isso enquanto você aproveita a vida.

Isso não vai ser um artigo típico “acorde às 4:30 da madrugada e conquiste seu dia!”. Ao invés disso, vamos nos concentrar em mudar uma pequena coisa em sua mentalidade que diminuirá a angústia que pode surgir no dia a dia.

A abordagem “uma única coisa”

The One Thing, de Gary Keller e Jay Papasan, convida a perguntar: “O que é a única coisa que eu devo fazer agora que fará que todo o resto fique mais fácil ou desnecessário?” Sugere começar por metas grandes, de longo prazo, e em seguida considerar tarefas menores. Comece respondendo à pergunta para a única coisa que você quer cumprir na sua vida, em seguida no ano, no mês, na semana, no dia, e finalmente, neste exato momento (ou seja, o efeito dominó).

baixa produtividade

Fonte: KellerInk.com

Quando você adota essa abordagem “uma única coisa”, truques de produtividade se tornam obsoletos. Você estará focado em uma coisa de cada vez, irá cumpri-la, e depois irá para a próxima. Cada decisão que você tomar será equivalente a responder àquela única pergunta, o que simplificará de maneira considerável sua vida, eliminando, ou pelo menos diminuindo, o sentimento de estar correndo em uma esteira.

O livro diz que você tem que abrir mão de tudo aquilo que não for sua única coisa, aceitando que pode ser doloroso. Claro, existe um equilíbrio a ser encontrado. Em vez de permitir que tudo o que não for a "sua coisa" fique largado completamente, você pode priorizar essas tarefas abaixo da "sua coisa", e encontrar uma maneira de conectá-las (explicaremos melhor depois). As outras “coisas” na sua vida se tornam trampolins para realizar sua meta original.

Ao relacionar tudo, pessoal e profissional, àquela uma coisa mais importante, você terá agora uma meta em vez de muitas metas, o que é mais realizável e menos opressivo. Para simplificar o conceito de otimizar toda sua vida ao redor de uma única meta, vamos explicar o passo a passo para que você possa começar imediatamente:

Primeiro passo: o que você realmente quer?

baixa produtividade

Fonte da imagem: #WOCInTech Chat

Muitas pessoas evitam dar um passo atrás para refletir sobre o que é mais importante para elas. Tente definir, mesmo que de maneira ampla, o que é mais importante para você. O que você quer cumprir em sua vida? Onde estão suas prioridades?

Pense em quais elementos de carreira e de vida você procura. Pode ser flexibilidade, estabilidade, dinheiro, viagens, apoio emocional, família, aprendizado, ou simplesmente uma rotina. Brit Morin, fundadora de Brit+Co, sugere que você se pergunte, “Como o resultado irá melhorar minha vida?” para cada atividade que você começar. Comece por aí e veja o que acontece.

Aqui estão alguns exemplos:

  • Desenvolva um cronograma flexível que te permita ser o mais espontâneo possível e passar o mínimo de tempo trancado dentro de um prédio.
  • Estabeleça conexões com pessoas e desenvolva mais relacionamentos com base em conversas produtivas, em vez de conversa furada.
  • Aprenda mais e compartilhe esses aprendizados com outros.
  • Desafie-se a conhecer novas pessoas que podem te ensinar coisas novas.

Bem amplas, não?

Mas ao ter consciência das coisas importantes, todas suas decisões ficam mais fáceis. Se você já sabe de antemão que você vai precisar de uma folga, você não vai se sentir culpado. Ou talvez você não saiba que se você procurar um novo trabalho, ele deve permitir que você pesquise e aprenda.

Com uma visão mais clara do que você quer, a angústia que vinha com as decisões desaparece.

Segundo passo: aprenda a priorizar de verdade. Não, sério.

É muito fácil ficar obcecado com listas. Você pode fazer listas com tudo, de compras a desejos, playlists e to-do. Listas são ótimas; listas criam uma ordem. Listas te ajudam a estabelecer suas prioridades.

Mas elas também podem se tornar longas e insustentáveis.

Para otimizar sua vida, você precisa priorizar e se focar em menos coisas. Depois do primeiro passo, você já sabe o que é mais importante para você. Quais são as coisas que você deveria fazer agora que vão ajudar a fazer essas coisas? Concentre-se nelas. Divida-as em passos individuais se precisar. Corte, terceirize, ou delegue qualquer coisa que estiver no caminho.

Terceiro passo: faça um esboço visual

quadro visual das metas

Fonte da imagem: #WOCInTech Chat

Uma coisa que ajuda muito a terminar tarefas é a visualização. Quadros no Trello ajudam imensamente a fazer isso, mas etiquetas adesivas, um quadro branco ou um caderno também funcionam.

Uma vez que você identificou sua “coisa” e as coisas subsequentes que você precisa realizar no mês, na semana e no dia, para chegar lá, visualize tudo para que você possa se dar conta do que exatamente você precisa fazer. Divida suas tarefas em tarefas menores se precisar.

Sabe como se come uma baleia? Uma mordidinha por vez.

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Esse quadro Trello está sendo usado para organizar um projeto paralelo.

No quadro Trello acima, as listas de tarefa estão codificadas por cores usando etiquetas que representam clientes, e as tarefas críticas receberam prazos. Todas as listas de tarefas estão separadas nas listas “Essa Semana”, “Em Curso”, e “Concluído”.

É uma boa prática dar uma olhada em suas tarefas a cada semana e verificar quais tarefas estão paradas há uma semana ou mais e ou adicionar um prazo, ou arquivá-las, ou deslocá-las a um backlog se claramente não vão ser realizadas naquela semana.

Se você permitir que as tarefas se acumulem, elas vão te estressar e fazer com que você perca o foco sobre o que importa realmente. Olhe cada tarefa e se pergunte “Isso vai facilitar as coisas, ou fazer com que elas se tornem desnecessárias?” Se a resposta for não, jogue fora.

Quarto passo: identifique pontos de integração

É incrível quantas coisas você pode cumprir ao mesmo tempo quando você descobre pontos de integração, também conhecido como a abordagem “dois coelhos, em uma cajadada”. Por exemplo, se um amigo quer te ver, mas você precisa malhar, combine os dois. Vocês podem fazer yoga ou ir correr juntos.

Integrar não é a mesma coisa que multitarefas. Mais do que isso, é encontrar coisas nas quais você pode se imergir inteiramente e estar totalmente presente ao mesmo tempo. Exemplos incluem reuniões caminhando, agrupar reuniões, combinar grupos de amigos, incluir amigos em projetos, ou combinar uma reunião e um almoço.

Encontrar pontos de integração se trata simplesmente de ter consciência das coisas e daquilo que você espera realizar e de como a tarefa ou oportunidade se encaixa nisso.

baixa produtividade

Fonte da imagem: #WOCInTech Chat

Quinto passo: otimize uma rotina que funcione para você

Determine que tipo de rotina e processo funciona para você. Todos temos ritmos circadianos diferentes, ou seja – mudanças físicas, mentais e comportamentais que seguem um ciclo de mais ou menos 24h.

A dica é encontrar o que funciona para você e manter essa rotina diariamente. Você sabe quando você é mais produtivo e o que gera produtividade. Aproveite isso ao máximo. Se o seu emprego não permite que você faça isso, então, para ser bem sincera, você pode estar no emprego errado.

Sua agenda e os quadros do Trello são seus aliados; ganhe mais disciplina usando-os. Crie caixas de tempo em alguns dias ou algumas horas para se focar no trabalho, em reuniões, tarefas domesticas, atividades físicas ou até para ver seus amigos. Ao fazer isso, você elimina alguma incertezas e oportunidades para perder tempo.

Não está se sentindo produtivo? Então desloque seus blocos de tempo para um horário melhor. Mantenha uma rotina estruturada, mas permita um pouco de flexibilidade.

Respire fundo

Mesmo com essa abordagem simplificada para a vida, é claro que você continuará tendo momentos de angústia. Sem querer parecer zen demais, esses momentos são grandes oportunidades para respirar fundo e se lembrar que cada momento é fugaz.

O melhor que você pode fazer é aproveitar sua vida ao máximo fazendo coisas que importam para você e as pessoas que você ama. Momentos de stress são simplesmente oportunidades para aprender e crescer. Analise-os, descubra o que está te preocupando, torne-o uma tarefa, resolva, e vá fazer algo mais divertido.