O trabalho a distância está por todas partes, literalmente e no sentido figurado. Sua empresa provavelmente já possui algum aspecto de trabalho a distância – seja com funcionários que trabalham em tempo integral a distância, freelancers e consultores, ou simplesmente oferecendo a seus funcionários a opção de trabalhar de casa de vez em quando.
Saber como administrar uma empresa a distância requer um conjunto de ferramentas digitais, bem como uma compreensão de como os indivíduos dentro da sua equipe funcionam. Pode ser difícil, mas também extremamente produtivo, considerando que as distrações normais do escritório não estão mais presentes, e indivíduos podem “entrar no foco” mais rapidamente.
Sou eu quem faz a gestão remota da equipe de Marketing aqui no Trello. Demorou um pouco para acertar nosso ritmo, especialmente da perspectiva da gestão.
Tive que me perguntar coisas do tipo:
- Qual deveria ser a frequência das reuniões?
- Qual é a quantidade certa de tempo cara a cara?
- Como ferramentas podem ajudar (e não atrapalhar) o processo criativo?
- Como lidar com uma falta de dicas comportamentais quando as coisas não estão dando certo?
O objetivo é que cada membro da equipe se sinta conectado e seja produtivo. Só porque os funcionários trabalham “a distância”, não significa que eles devam se sentir como se estivessem em uma ilha deserta.
Aqui estão algumas maneiras de como administrar uma empresa a distância sem que minha equipe precise pedir um S.O.S.:
Como administrar uma empresa a distância
Mentalidade de remotos primeiro
Se você tiver uma equipe distribuída entre algumas pessoas no escritório e outras trabalhando a distância, ou até se só uma pessoa estiver trabalhando a distância por um dia, é importante assumir uma atitude de “remotos primeiro.”
A mentalidade de “distância primeiro” significa que mesmo se um membro da equipe estiver a distância, e o resto no escritório, todos deverão fazer uma videoconferência. Essa é uma prática essencial para nós, no Trello.
Assim, trabalhadores remotos não se sentem excluídos. É igualmente importante de um ponto de vista de gestão de funcionários remotos se assegurar de que nenhuma informação vital tenha se perdido entre colegas.
Existirá sempre um sentimento de “medo de perder alguma coisa” quando se trata de equipes remotas, então descobri que a supercomunicação é muitas vezes melhor que presumir que a informação irá se difundir pelo boca a boca (ou por uma mensagem na garrafa).
Alô tempo cara a cara
Só uma reunião remota normal na Trello. Não há nada para ver aqui.
Reuniões podem ser um abismo de tempo perdido, mas são cruciais para assegurar que a equipe se sinta conectada, Não há como administrar uma empresa a distância sem reuniões.
Reuniões tem um duplo propósito em equipes remotas: falar sobre o trabalho, e lembrar a todos que fazem parte de uma equipe. Pense nisso como se assegurar que estão todos no mesmo barco, em vez de encalhados cada um em sua ilha deserta, tentando pedir ajuda ao outro, gritando. Mesmo se as reuniões forem extremamente curtas, elas ajudam trabalhadores remotos a afastar sentimentos de isolamento.
Nossa equipe se reúne três vezes por semana. É uma ótima maneira de ficarmos atentos ao que está acontecendo e de trazer à tona objetivos mais criativos de brainstorming antes que nos reunamos. Nas raras ocasiões em que não temos muito o que discutir, não nos reunimos.
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Nós incluímos as dicas deste artigo e muito mais em um guia completo (e gratuito!) para todos que querem implementar o trabalho remoto. Acesse aqui:
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Esse tempo juntos nos mantém conectados em equipe e promove o tipo de relacionamento que se desenvolve mais naturalmente em um ambiente de trabalho em escritório.
Evite assimetria de informação
Na gestão de equipes remotas, não é possível entrar em um escritório e fazer um briefing sobre o que acaba de ser decidido em outra reunião. Essa defasagem pode levar a uma assimetria de informação.
Como gerente, é importante manter a fluidez, a transparência e a disponibilidade da informação sobre o que está acontecendo com cada um, com a equipe, e com a empresa. Fazemos isso com o Trello em vários quadros diferentes. auxiliando muito a monitorar a equipe remota.
Nosso quadro principal da Equipe de Marketing permite que todos os funcionários da empresa vejam no que estamos trabalhando, e que façam pedidos. Comentamos também bem rapidamente no progresso de qualquer projeto ou reunião que tivemos. Mesmo se for só participar de um webinário ou fazer uma chamada de pesquisa, compartilhamos o que aprendemos em um cartão.
Um quadro atualizado no Trello significa que a informação se dissemina de maneira uniforme porque todos tem acesso às mesmas atualizações, de qualquer lugar que estiverem.
Plataformas chave de comunicação
Acompanhar projetos requer um uso eficaz de ferramentas digitais em uma equipe remota. Ferramentas podem ter utilizações diferentes quando todos na equipe entendem seu propósito. Aqui está o que nós usamos:
- Slack para a comunicação no dia-a-dia
- Trello para acompanhar o progresso dos projetos.
- Google Docs para informações mais profundas e minutas.
- Appear.in para chamadas de video (imagem acima)
- Sunrise Calendar para agendamento.
Saber onde guardar documentos e padronizar o que vai aonde na equipe assegura que ninguém fique isolado em sua ilha remota.
Entender estilos de trabalho
Como gerente, você deve ficar atento a cada indivíduo da sua equipe de maneiras menos obvias que se você trabalhasse em um escritório. Sem “microgerir”, é importante que os membros da equipe fiquem motivados, conectados, e avançando em direção a objetivos comuns. A comunicação é a chave, mas é igualmente importante entender as necessidades de cada indivíduo.
Por exemplo, eu sou muito tagarela no Slack. Adoro receber opiniões e discutir estratégias. Isso pode ser uma grande distração para outros membros da equipe que estão concentrados fazendo algo totalmente diferente. Uma vez que descobrimos isso, instituímos “tempos de silêncio” no Slack, para que não nos sintamos a necessidade constante de verificar o Slack.
Algumas pessoas na Trello começam a trabalhar mais tarde que outras por causa de responsabilidades com os filhos, e outros trabalham melhor à noite. Conhecer as particularidades das pessoas vai assegurar que você mantenha uma equipe coesa, feliz e produtiva.
Conclusão: não pule fora
Quando feita de maneira correta, a gestão remoto de equipes é altamente gratificante, assim como administrar uma empresa a distância. Ela apresenta um novo conjunto de desafios para um novo tipo de gestor que entende as vantagens e desvantagens do trabalho a distância, mas que consegue manter sua equipe produtiva e feliz.
Com comunicação persistente, tentativa e erro, e um pouco de ajuda da tecnologia, conseguimos unir nossa equipe remota sem nenhum problema.
Sem necessidade de bandeiras brancas nem de sinalizadores de S.O.S.
Veja também: Teletrabalho ou Home Office? O importante é produzir!
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