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Como administrar uma pequena empresa? 7 automações finas 🚀

ideias para melhorar a produtividade da empresa

Se você tem um pequeno negócio ou trabalha em uma startup, ideias para melhorar a produtividade da empresa sempre são bem-vindas, né? 😃

Afinal, você quer trabalhar menos e entregar mais, mas não há tempo suficiente no dia (ou na semana) para colocar em prática todas as suas brilhantes ideias. 

Então, como administrar uma pequena empresa trabalhando menos e entregando mais? Uma ótima forma de começar é com a automação de processos de vendas, atendimento e marketing para ajudar seu time a fazer mais e mais rápido.

Através da mágica da automação, a equipe do seu pequeno negócio pode se transformar em uma verdadeira máquina de produtividade no trabalho.

Então, segura que aqui vão 7 ideias para melhorar a produtividade da empresa com a automações finas que você pode implementar agora!

1. Resposta automática para e-mails

As primeiras impressões são cruciais, especialmente à medida que o seu negócio cresce e se expande no mercado.

Você não quer que sua equipe seja conhecida como "aquela que leva 2 semanas para responder um e-mail", especialmente se for uma dúvida de um novo cliente em potencial. Não é o cenário esperado quando o assunto é como administrar uma pequena empresa. Esse tipo de lead é muito valioso e sua intenção é fazer o melhor atendimento possível desde o primeiro contato para comemorar o fechamento do negócio. 

Cause uma boa impressão nos prospects ao usar a automação de e-mails para responder às perguntas imediatamente. Crie um template que usa informações pessoais capturadas pelo seu formulário de contato: 

"Olá, [nome]

Muito obrigado pelo contato! É uma honra poder atender seu pedido. Alguém da nossa equipe vai falar com você em breve a respeito da sua solicitação.

Se tiver alguma dúvida nesse período, entre em contato conosco."

Essa resposta super rápida cria um relacionamento com clientes potenciais e a automação pode atribuir a resposta à solicitação ao representante de vendas mais adequado.

Você também pode usar a funcionalidade de resposta automática do Gmail, Outlook e outros serviços de e-mail para enviar respostas as mensagens de clientes enviadas diretamente ao seu departamento de atendimento, por exemplo, "atendimentoaoconsumidor@empresa.com.br." 

Inclua também o estilo da sua marca nessa resposta automática para ajustar o tom da conversa desde o início! Você usa emojis nas redes sociais? Então, use-os nos e-mails também! ✨🤠🏓

2. Encaminhe os leads para um representante de vendas

Falando em encaminhar as solicitações, a automação é a forma perfeita de manter os leads se movendo no funil de vendas. Se você quer aprender como administrar uma pequena empresa, esse ponto é essencial. Muitos sistemas de CRM (Customer Relationship Management) possuem uma tecnologia integrada de automação de tarefas perfeita para esse caso. Aprofunde a dica anterior criando um fluxo de trabalho para auto-encaminhar leads para membros específicos da equipe quando eles contatarem a sua empresa. 

Insira as informações de contato do prospect, assim como qualquer informação relevante dentro do seu CRM e use o encaminhamento automático para direcioná-los à pessoa mais adequada da equipe. Se o contato ocorreu via e-mail, inclua a resposta automática "Agradecemos o seu contato"para iniciar um relacionamento com o pé direito.

Novamente, personalize essas respostas automáticas ao máximo para impressionar os seus prospects ao longo de toda a jornada de compra. 

3. Transforme cartões de visita em relacionamentos

Saber como administrar uma pequena empresa envolve lidar com os seus contatos. Sua equipe fez ótimas conexões em uma conferência?

Tire alguns minutos do doa para incluir as informaç˜ões dos novos contatos no seu CRM antes de você deixar o evento — ou tire uma foto de cada um dos cartões de visita e suba-os para um cartão de lead no aplicativo do Trello conectado ao seu CRM. 

Depois, use uma ferramenta de automação de marketing para agendar uma campanha de acompanhamento de e-mails aos seus contatos. Você poderá enviar e-mails automatizados em datas específicas depois do evento e transformar esses cartões de visita em leads ativos. 💼

 

4. Agende reuniões sem idas e voltas

Agendar uma reunião pode ser como um jogo ping-pong às vezes. Geralmente envolve muito leva e traz. Por isso, uma dica sobre como administrar uma pequena empresa com eficiência é usar um software de agendamento. Com ele você pode adiantar a sua disponibilidade em um e-mail e fazer com que ele agenda automaticamente um horário que sirva para ambos.

Se cliente ou lead cancelar, ou se você estiver com toda a agenda ocupada, a automação enviará uma atualização ao calendário para mostrar a disponibilidade de todos.

 

5. Facilite o pedido de ajuda

Oferecer um serviço exemplar talvez seja a melhor forma de conseguir novos clientes e manter os atuais felizes. Facilite aos clientes entrarem em contato com você ao incluir links como "Fale conosco" em todas as páginas o seu site e nos e-mails. 

O truque é o seguinte: quando clientes clicarem no link, seu software de serviço ao consumidor encaminhará a solicitação à pessoa escolhida da sua equipe, enviando um lembrete para que seja feito o acompanhamento. Você pode integrar esse processo ao seu CRM para abrir uma ordem oficial de serviço e enviar um e-mail automático de acompanhamento para que o cliente saiba que você está tratando do assunto. Essa é uma boa maneira de como organizar uma pequena empresa. 

6. Use um chat ou um bot

Chats são complementares aos FAQs e encorajam os usuários a entrarem em contato imediatamente através de perguntas sobre as suas ofertas. Isso significa que você pode começar uma conversa imediatamente, considerando essa pessoa como um novo lead.  

Enquanto os chats exigem uma pessoa na ponta para lidar com quaisquer perguntas que o seu FAQ não responde, os chat bots oferecem uma automação completa graças à Inteligência Artificial. Chatbots requerem mais tempo e esforço para serem implementados e ajustados do que o chat normal. Considerando isso, essa lista com os serviços de chat bot mais populares é um bom lugar para começar se você tem interesse em implementar o seu próprio bot.

7. Limpe suas listas de e-mail

Saber como administrar uma pequena empresa envolve organizar sua lista de contatos e, nesse caso, a frase "quanto mais melhor" não faz muito sentido. No começo, todas as pessoas que se inscreviam queriam seus e-mails. Mas, com o tempo, elas mudam de ideia. Simplificar as suas listas pode ajudar a aprimorar suas mensagens de marketing — e é um bom karma parar de enviar aqueles e-mails indesejados. Afinal, quem não ama chegar ao inbox zero de e-mails? 

Um software de automação de marketing pode ajudar a reduzir suas listas. Aproveite as métricas de engajamento par identificar pessoas inscritas que não abriram suas mensagens nos últimos 120 dias. Então, agende uma série de três e-mails automáticos para essas pessoas inativas perguntando: "Você deseja continuar recebendo meus e-mails?" Se responderem com um "sim", o software removerá a etiqueta de "inativo". Se clicarem em "não"ou não abrirem a mensagem, eles serão removidos.

Se a frase "como melhorar minha pequena empresa" ainda ocorre na sua cabeça, comece com essa automação. Veja esse blog post sobre automação com um CRM para pequenas empresas para facilitar seu caminho para a melhorar a produtividade na empresa.

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