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Como aumentar o foco no trabalho? 4 estratégias infalíveis

como aumentar o foco no trabalho

Esse post é continuação da série como administrar o seu tempo melhor.  Confira 4 estratégias de como aumentar o foco no trabalho de acordo com os nossos amigos da ProductPlan.

Seu caderno está no jeito: com listas e notas bem detalhadas. Seus quadros do Trello já estão com os cartões na prioridade certa. Está tudo no jeito para você começar, mas porque ainda está suando para começar a riscar as coisas da lista de tarefas diárias?

Mesmo quando você tem uma estratégia perfeita de produtividade, executar parece outra história (completamente diferente).

Uma vez o planejamento feito, deveria ser simples: foco, força e fé. Só começar o trabalho e terminar. Simples assim. Não tem segredo. Infelizmente, saber como manter o foco no trabalho não é fácil, especialmente quando lhe falta tempo e sobram distrações.

Como aumentar o foco no trabalho?

De acordo com este estudo da RescueTime, 40% dos profissionais do conhecimento nunca conseguem 30 minutos de foco completo ao longo da jornada de trabalho. Além disso, eles descobriram que ao longo de um dia usual de trabalho as pessoas passam em média uma hora e vinte minutos por dia completamente focadas. 🙀

Isso significa que você precisa ser incrivelmente eficiente com o tempo limitado que você de fato tem. Pensar estrategicamente (e priorizar adequadamente) são apenas pontos de partida. Então como você pode garantir que o seu tempo de concentração realmente traga resultado? E como aumentar o foco no trabalho?

Aqui estão 4 dicas diferenciadas para maximizar sua produtividade quando seu tempo é limitado.

Elimine o modo multitarefa... (ou quase)

Eu odeio ser a mensageira das más notícias, mas, a verdade é que, você é muito ruim não só no conceito de multitarefa, mas na prática principalmente.

Não é nada pessoal — todos somos péssimos em fazer coisas ao mesmo tempo. E não deixe seu cérebro lhe enganar e dizer que você é uma exceção à regra. Estudos e mais estudos comprovaram que humanos se dão muito mal com multitarefas.

Então se você quiser tirar o máximo do seu curto período de concentração, é melhor aprender como manter o foco e usar esse tempo para trabalhar em uma coisa de cada vez. Porém, de acordo pesquisas recentes, pode haver alguns benefícios em reformular como você enxerga uma tarefa específica.

Ao longo do dia, as pessoas passam em média 1h e 20min completamente focadas.

A pesquisa investigou as implicações das nossas percepções sobre multitarefa no desempenho e sugeriu que "embora fazer mais coisas ao mesmo tempo possa prejudicar os resultados, fazer a mesma atividade, mas enxergá-la como mais de uma, na verdade melhora o desempenho." 

Pense, por exemplo, em uma tarefa como transcrever um vídeo. Em vez de ver a atividade com uma única atividade, você pode melhorar sua performance ao enxergá-la como um exemplo das suas excelentes habilidades de multitarefa: ouvir e digitar. Pesquisas mostram que apenas a percepção de que você está lidando com várias coisas ao mesmo tempo vai, na realidade, te ajudar a ter um desempenho melhor. Portanto vá em frente, pode se parabenizar porque você fez um bom trabalho!

Peça ajuda

Certas tarefas têm importância estratégica, mas frequentemente ficam fora do radar ou são tiradas do cronograma em detrimento de outros projetos (como mostra a Matriz de Eisenhower). Isso frequentemente acontece com tarefas que são repetitivas, que não têm um prazo de entrega específico ou um responsável claramente definido.

Especialistas em produtividade sugerem que pode fazer sentido terceirizar essas tarefas sempre que possível. Mas talvez isso não seja necessário. Atividades repetitivas ficam mais prazerosas quando se tornam um trabalho de equipe. Além disso, as pessoas se responsabilizam mais por elas. Inúmeros estudos também reforçam que o trabalho em equipe é mais efetivo do que contribuições individuais.

Na ProductPlan, temos - semanalmente - momentos de "deep work" programados na agenda. Nesses momentos, a equipe de marketing se junta e arregaça as mangas para uma 1 de trabalho ininterrupta e focada. Essas horas são períodos para focar em projetos que consideramos importantes, como SEO ou responder perguntas no Quora. Elas promovem um nível de responsabilização e consistência em torno de tarefas que, de outra forma, deixaríamos passar em branco. As horas de poder também faz o grupo focar em apenas uma atividade por vez.

Crie uma barreira contra as distrações

É consenso a importância dos aplicativos de comunicação nas equipes, como Slack ou Gmail. Ao mesmo tempo, essas ferramentas geram várias notificações que perturbam o fluxo de trabalho.

Um estudo de 2007 teve como objetivo determinar até que ponto o ato de responder mensagens durante o período de trabalho focado afetava o desempenho. Em geral, participantes levaram em média 10 a 16 minutos para retomar o trabalho depois de responder a uma mensagem. Observou-se que parte desse tempo foi usado lembrar qual a atividade que estava sendo realizada e, depois, procurando a janela de trabalho. Mas, a maior parte do tempo foi perdida no intervalo entre achar a janela e retomar o trabalho.

A pesquisa sugere esse atraso tende a acontecer porque pode ser complicado voltar ao estado mental que se estava antes da distração.

"Presumimos que o tempo e o esforço necessários para retomar o trabalho podem envolver uma recuperação das memórias sobre a tarefa e, de modo geral, uma realocação dos recursos cognitivos, que podem ter sido desviados durante o momento de distração. Os resultados indicam que a distração, que começa com uma notificação aparentemente inofensiva, pode resultar em um atraso substancial na retomada das tarefas iniciais."

E esse estudo se referia apenas a distrações ligadas a aplicativos de mensagens. Agora considere outras interrupções que você pode encontrar. O fenômeno de se distrair e perder mais tempo do que você imaginava tentando retomar o trabalho é chamado de troca de contexto, e é um dos principais motivos pelos quais a pessoa multitarefa não é produtiva.

como manter o foco no trabalho

É por isso que é essencial que você aprenda como aumentar o foco no trabalho. Faça o que for necessário para controlar distrações potenciais no seu ambiente de trabalho. O escritório é barulhento? Use fones de ouvido que cancelam os ruídos. Seus colegas de trabalho conversam demais? Use a placa de "Não perturbe." Ou seja, faça o que for necessário para barrar as distrações e manter o foco no trabalho.

Aqui estão algumas estratégias comprovadas para acabar com as distrações no trabalho e ter mais concentração e foco.

  • Saiba como organizar o dia definindo períodos de Gestão e de Execução na sua agenda. E assegure-se de que eles realmente estejam na sua agenda. A última coisa que você quer é ser convidado a uma reunião no meio do seu tempo de trabalho focado. Se há algum horário ou dia da semana em que você tende a estar mais produtivo, reserve esse horário.

  • Comunique seu time com antecedência sobre qualquer período de concentração agendado. Permita que eles falem com você antes de entrar no seu ritual de aumentar o foco. Dessa forma, eles não apenas saberão que você está prestes a "entrar na Matrix", mas também terão menos chances de te interromper durante seu período de silêncio.

  • Preparação é a chave do sucesso. Tenha tudo o que você precisa à mão ANTES de começar o seu período de concentração: encha sua garrafa d'água, pegue outra xícara de café, etc. Se você tende a ter fome em um certo horário, deixe alguns snacks preparados. Nada deve se colocar no meio do caminho entre você e a sua produtividade. Lembre-se que manter o foco é o principal objetivo.

  • Regra dos 10 minutos para aumentar o foco. Se eu estou travado ou tenho a tentação de checar meu celular ou o Slack durante o meu período de foco, eu geralmente faço um acordo comigo mesmo que após 10 minutos, se eu ainda quiser ceder a essas distrações, eu posso. Na maioria das vezes, eu passo esses 10 minutos com muito mais concentração e foco e acabo me esquecendo que eu queria checar o celular. Mas às vezes eu me rendo à distração. E você provavelmente fará o mesmo. Seja gentil consigo mesmo quando isso acontecer. O tempo está aí para você usá-lo da forma de achar necessário.

  • Saiba quando fazer uma pausa. Aceite que é difícil manter o foco no trabalho e estar no seu mais alto nível de produtividade a todo momento. Se você chegou a um ponto de parada ou simplesmente não está produzindo mais, relaxe. Está tudo bem fazer uma pausa. Na verdade, alguns estudos mostraram que se envolver completamente em uma tarefa diferente é uma forma de alavancar/impulsionar o seu cérebro para uma nova ideia ou conceito.

Diga não às agendas lotadas

O segredo para saber como aumentar o foco no trabalho - que foge do senso comum - é escolher, conscientemente, menos coisas para fazer.

Outro ponto importante na sua jornada para uma vida mais equilibrada é entender que é perfeitamente saudável dizer não no trabalho quando faz sentido. Em geral, isso é mais fácil de falar do que fazer (eu aprendi recentemente o poder do não através da minha experiência de mergulhar em cavernas), mas eu posso dizer por experiência própria: essa é uma das habilidades mais úteis que você pode aprender.

Para algumas pessoas, é assustador dizer não ao chefe ou a alguém da gestão em geral. Mas, outro benefício de uma estratégia bem pensada - baseada em resultados - é que ela fundamenta suas decisões. Pensamento estratégico e um esquema objetivo de priorização fornecem a habilidade de não apenas ver os tipos de projetos que realmente trazem mudanças significativas, mas também a evidência fundamental de que você precisa para apoiar suas decisões.

Quando você diz "não" a atividades com pouco valor agregado, automaticamente aumenta o foco no trabalho e se sobressai nas coisas em que você realmente tem potencial para fazer a diferença.

Lista de tarefas zerada com foco, força e fé!

Você chegou até aqui, adotando uma estratégia para começar a trabalhar e (finalmente) zerar sua lista de tarefas do dia com muito foco, força e fé. Quando chegar esse momento, respire fundo e aproveite o tempo de sobra para relaxar e aproveitar a paisagem!

Ah, e não se esqueça de se parabenizar por tudo que você fez até agora. Seu caminho para uma gestão do tempo de primeira linha está de vento em popa!


Traduzido e localizado com amor por Milena Lumini.

Seja algo negativo ou positivo, adoraríamos ouvir o que você acha. Escreva para atendimento@trello.com.

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