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Como delegar tarefas com 5 premissas que funcionam (muito)

Como delegar tarefas

Saber como delegar tarefas é uma habilidade essencial em diferentes situações, tanto pessoal quanto profissionalmente. 

A Harvard Business Review descobriu que, em média, profissionais passam 41% do tempo focados em atividades de baixo impacto, que poderiam ser facilmente delegada a outras pessoas. Quer um motivo ainda mais forte para aprender como delegar tarefas? De acordo com a ScaleTime, CEOs que delegam tarefas geram 33% mais receita do que aqueles que não o fazem.

Considere esse conselho sobre gestão de tarefas do escritor e professor de Stanford, Jeffrey Pfeffer

"Sua tarefa mais importante como um líder é ensinar às pessoas como pensar e fazer as perguntas corretas para que as coisas não desmoronem se você tirar um dia de folga". 

Nas empresas, saber como delegar tarefas é essencial para criar processos e sistemas replicáveis, ou seja, um pilar para o trabalho em equipe. Mas, aprender a fazer essa gestão de tarefas não deve ser uma preocupação apenas dos líderes da empresa — trata-se de uma habilidade importante todos para membros de um time.

Vale mencionar que, não importa quão bom seja o seu local de trabalho — você nunca sabe quando alguém vai sair. E, como Pfeffer comenta, se alguém do seu time sai de férias, você não vai querer que trabalhos essenciais deixem de ser feitos em função disso. Com isso em mente, é necessário ter proatividade, registrar processos e compartilhar conhecimento para que outros membros da equipe deem conta dos trabalhos quando necessário.

No entanto, explicar as coisas que você faz de forma tão automática não é fácil. 

Se você quer saber como delegar tarefas com eficiência ou como melhorar o trabalho em equipe, deve pensar como um professor ou professora. Crie um repositório para todo esse conhecimento, torne-o de fácil acesso, com conteúdo escrito, imagens e vídeos para resolver as dúvidas que as pessoas possam ter sobre como executar determinada atividade. 

Tendo isso em mente, separamos 5 premissas que funcionam (muito) quando o assunto é "como delegar tarefas na sua equipe". Aproveite essas dicas poderosas agora!

1. Crie uma base de conhecimento sobre os processos

Antes de tudo: se você for criar documentos que detalhem processos recorrentes da empresa, crie um sistema para organizar tudo desde o começo.

Isto é, crie algum tipo de intranet, uma rede privada da sua organização. 

O propósito da intranet é oferecer acesso a recursos e arquivos importantes que podem ser restringidos aos usuários. Assim, quando um profissional deixa a organização, é fácil revogar o acesso a esses documentos. Basta uma configuração adequada da intranet. Com um design que se assemelha a um website básico, a intranet deve ser ajustada em diferentes níveis para cada recurso armazenado.

Outro ponto importante é saber como tornar essa intranet fácil para os usuários encontrarem o que estão procurando. Além de conectar os recursos de diferentes formas, as pessoas vão agradecer se sua intranet tiver uma ferramenta de busca interna. 

Muitas empresas usam o Google Sites para criar essa intranet, porque é gratuito e fácil de ser configurado. No entanto, se a sua organização já está usando o Trello para outras funções, pode fazer mais sentido criar um quadro que funcione como sua base de conhecimento de processos — usando listas para os níveis principais e os cartões para subníveis.  

gestão de tarefas Copie este modelo de base de conhecimento que funciona como uma central de organização da equipe.

Aprender como montar uma base de conhecimento no Trello é uma boa alternativa, pois essa ferramenta é simples e direta — bem focada no conteúdo de ajuda. O Trello nasceu tendo em mente como melhorar o trabalho em equipe. Por isso, é fácil para qualquer pessoa contribuir com um novo conteúdo dentro do quadro de base de conhecimento e deixá-lo mais útil para a empresa continuamente.

2. Crie um passo a passo dos processos

Dependendo do tipo de trabalho, pode ser útil criar documentos em várias mídias para demonstrar como fazer tarefas distintas (e incluir diferentes níveis de entendimento).

Como quem delega, criar um passo a passo por escrito lhe ajuda a pensar sobre os pontos específicos de cada etapa do processo. Assim, o documento será prático para alguém que nunca executou a tarefa antes. Essas instruções por escrito são especialmente boas de se consultar quando a tarefa em questão tem muitas etapas e, principalmente, quando ela requer o uso de interfaces complexas.

Além das instruções escritas, um passo a passo em vídeo podem acrescentar uma nova dimensão às palavras. Para algumas tarefas, é mais eficiente mostrar às pessoas como fazer as coisas em vez de apenas dizê-las. Tirar um tempo para criar um passo a passo em vídeo sobre uma tarefa é especialmente útil quando você precisa demonstrar como usar uma ferramenta específica de software.

Para a função básica de gravar uma tela, você pode usar o Quicktime, que é gratuito e vem pré-instalado em computadores Mac. Se estiver buscando algo um pouco mais robusto, o Screencast-o-Matic oferece um plano gratuito limitado e ferramentas de edição no plano pago.

dicas para trabalho em equipe
Por falar nisso, incluir algumas capturas de tela no passo a passo escrito pode ajudar bastante. Você pode inseri-las na forma de comentários ou anotações. As capturas de tela lhe dão a oportunidade de acrescentar sugestões direcionais ao descrever como navegar a interface de determinadas ferramentas (exemplo: "para navegar nessa parte da ferramenta, clique aqui [indicado com uma seta]"). Essa funcionalidade também pode ser útil para preservar informações sensíveis, como os logins de clientes. 

Tanto Evernote quanto CloudApp oferecem uma funcionalidade freemium de captura de tela com a funcionalidade de notas.

como melhorar o trabalho em equipe

3. Antecipe dúvidas frequentes e possíveis erros do usuário

Além das instruções básicas para a equipe cumprir as tarefas, você também é importante pensar sobre situações em que os processos podem dar errado.

Quando o assunto é explicar conceitos e procedimento, prefira pecar pelo excesso. Você não deve presumir que alguém tenha a mesma habilidade que você para preencher as lacunas quando algo inesperado aconteça durante a execução de uma tarefa. 

Dê exemplos de como as coisas podem dar errado e o que fazer nesses casos. Ao mesmo tempo, forneça um modelo básico de tomada de decisões para resolver problemas. Apresente situações comuns nas quais os processos podem falhar como resultado de erro do usuário ou de problemas já conhecidos com o conceito. 

Se você está criando um documento sobre processos e já prevê que eles serão consultados com frequência, faça um teste com pessoas da equipe para coletar alguns feedbacks e torná-lo mais robusto.

4. Crie um guia de onboarding para uma integração rápida

Dizer a mesma coisa várias vezes é ineficiente e exaustivo. Ofereça aos novos profissionais a oportunidade de auto-direcionar a maior parte do processo de integração à equipe para que você possa focar nas tarefas mais importantes.

Criar um documento para os recém chegados à empresa ou à equipe vai lhe ajudar a reduzir o tempo investido na integração de pessoas na empresa. Você pode inclusive criar um processo para ajudar esses novos membros a navegar pelo seu repositório de documentos sobre processos.

Para processos que serão frequentemente consultados, crie um arquivo PDF de 1 página que funciona como um roteiro para o aprendizado. Esse roteiro deve incluir links diretos para documentos importantes. Ele pode também conter uma lista de vídeos para assistir, formulários para preenchimento, ferramentas para baixar e se cadastrar, explicações sobre as políticas da organização.

Você também pode organizar esse processo copiando e customizando o template do Trello Integração de Novos Funcionários:

como delegar tarefas

5. Encoraje perguntas e tire dúvidas

Encorajar a equipe a fazer perguntas e responder de forma amigável lhe ajudará a aumentar a produtividade no ambiente de trabalho. Mesmo que, a princípio, pareça que você está investindo muito tempo e energia para ajudá-los.  

E aqui está o motivo: 

Você não vai querer que alguém execute uma tarefa sem qualquer direcionamento e tenha um resultado desfavorável — especialmente quando a outra opção é resolver as dúvidas que eles têm com antecedência, para que possam entregar o que você realmente deseja. 

Um trabalho produzido sem um entendimento claro tem grande risco de retrabalho, desperdiçando recursos limitados da empresa que poderiam ser melhor empregados de outra forma.

Para não passar muito tempo respondendo a perguntas, reserve alguns horários toda semana (ou todo dia, se necessário), nos em que a equipe pode vir até você com quaisquer dúvidas. Ao lançar novos projetos ou incorporar o uso de novas ferramentas, sessões mensais de treinamento também podem ser úteis. Nesses encontros você pode criar processos e responder questões em blocos.

Seu tempo é valioso. Você certamente pode conciliar as tarefas de gestão da equipe com outras tarefas importantes.

6. Use uma ferramenta de gerenciamento de projetos para alinhar expectativas e responsabilidades

É fácil um sistema falhar quando as expectativas não estão claras e não há comprometimento quanto às datas de entrega. Garanta que, quando você delegar uma tarefa, ela esteja adequadamente registrada no software de gerenciamento de projetos ao qual a equipe tem acesso. 

Você pode usar a função de comentários para incluir links de consulta aos documentos de processos que estão disponíveis na sua intranet. Uma boa ferramenta de gerenciamento de projetos oferece a função de notificações/lembretes de forma integrada, para que você não tenha que fazer uma microgestão dos prazos.

O Trello foi projetado para ser usado em equipe e oferece acesso a todas as funcionalidades aqui mencionadas. Use-o para criar conexões entre seu sistema de gerenciamento de projetos e a intranet da empresa ou como base de conhecimento também. Assim, ficará fácil aos membros da equipe acessar todas as informações necessárias para executar uma tarefa. 

Como delegar tarefas ✔️

Quando o assunto é delegar tarefas, criar processos replicáveis não é fácil. Cada pessoa pode fazer as coisas do seu jeito, então é importante antecipar erros e dúvidas que podem surgir ao longo do caminho.

Mas, ao reservar um tempo para documentar os processos de forma compreensível e prática, você não precisa explicar os mesmos conceitos sempre. Assim, você acabou de automatizar a integração de novas pessoas à equipe!

Agora com essas 5 premissas que funcionam (muito) e este modelo de delegação, passamos a bola para você. Já fez a automação de processos na sua empresa? Quais tarefas você delegou? Quais vai delegar? Tuíte sua opinião no @Trello!


Traduzido e localizado com amor por Milena Lumini.

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