Quando o triatlo começa com a natação, os atletas correm para o mar de uma vez só, levando areia e deixando a água - que antes estava limpinha - toda barrenta. O processo de aprender como estabelecer metas para equipe muitas vezes é assim: na correria e desorganizado.
Apesar de ser ótima para o esporte, a abordagem da Nike pode não ser a melhor na hora de mostrar como atingir metas na empresa. Fonte
Para alguns membros da equipe, estabelecer e acompanhar metas dá tanto medo quanto o filme Bird Box. Olhar para o futuro e imaginar um ponto final é arriscado (e pode parecer impossível), então eles vão de ilha em ilha no meio do caminho, procurando um lugar seguro que sinalize que os desafios do momento acabaram.
Estabelecer e trabalhar para alcançar uma meta não deveria ser como essas 2 situações. A finalidade, ao estabelecer os objetivos e metas de uma empresa com clareza, é traçar o caminho, identificar marcos de sucesso (que trazem um senso de propósito) e desenvolver um plano para as tarefas mais importantes.
Pois é, as metas no trabalho em equipe devem servir para motivar e concentrar os esforços do time para que as distrações sejam mínimas e que todos contribuam ao máximo.
É possível acabar com a parte de estabelecer metas e de acompanhamento que só geram perda de tempo? Achamos que sim, e acreditamos que isso começa com 3 premissas sobre como estabelecer metas para a equipe:
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Tem que ser colaborativo.
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Tem que ser fácil de atualizar.
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Tem que ser do jeito da equipe.
Não achamos que exista uma maneira superior a outras de como estabelecer metas para a equipe (por isso o item 3!). No entanto, esses 3 princípios são essenciais para que o processo seja uma reflexão do trabalho em equipe em que todos têm participação nos resultados e se sentem individualmente valorizados e motivados ao alcançarem esses objetivos em comum.
Também criamos um fluxo de trabalho no Trello que você pode copiar e customizar para integrar esses princípios da próxima vez que começar a estabelecer metas em equipe. Então, vamos aprender como definir metas no trabalho que sejam claras, mensuráveis e que ajudem você a produzir e a realizar mais todos os dias.🎉
1. Entenda como estabelecer metas para sua equipe é útil
Estabelecer e acompanhar metas é trabalhoso porque a tarefa pode parecer uma ordem, sem uma razão de ser. É algo que precisa ser feito para mostrar aos chefes que o trabalho está sendo feito. Porém, a coisa é muito maior que isso!
Aqui estão alguns fatores de motivação e produtividade para a gente entrar no espírito e aprender como estabelecer metas para a equipe:
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A meta é o resultado final, mas o processo em direção à meta é onde está o valor do trabalho em equipe. O acompanhamento do progresso e das conquistas graduais que acontecem em cada fase do trabalho em equipe nos traz motivação e ânimo — especialmente quando a meta final está a meses de distância. Alcançar metas menores (conforme descrito aqui na psicologia do checklist) ativa o centro de recompensas no cérebro e libera dopamina. Quando isso se torna uma experiência compartilhada através do acompanhamento do processo, a equipe inteira se beneficia de se sentir bem com o avanço.
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Metas compartilhadas na equipe e na organização comunicam oficialmente no que o time está trabalhando. Elas mantêm as prioridades claras e, além do mais, podem ser usadas como critério para dizer "não” no trabalho para pedidos que podem distrair do foco.
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O ato de estabelecer e acompanhar metas fomenta um espírito de equipe quando acontece regularmente. De acordo com um estudo realizado em conjunto pelo projeto The Energy Project e a Harvard Business Review, as pessoas que conseguiram efetivamente priorizar seu trabalho relataram estar 48% mais engajadas e 89% mais propensas a continuar na mesma equipe.
2. Crie uma estação central para suas metas no trabalho em equipe
Chegou a hora de criar um espaço para entender como atingir metas na empresa e organizá-las em uma ferramenta de acompanhamento transparente. Copie este quadro de exemplo: Central para Estabelecer Metas em Equipe e customize os elementos para que se adaptem às necessidades únicas da sua equipe:
Primeiro, crie uma lista “Comece aqui” ou “Recursos” para armazenar todos os documentos de planejamento de metas, anotações de ideias, apresentações ou qualquer coisa que você use como referência frequentemente. Cronogramas de reuniões e respostas a perguntas frequentes são ótimas informações de se colocar aqui para que sua equipe esteja sempre informada.
Depois, a ideia é entrar de vez nas metas. O nome de cada lista é a meta em si. Colocar a meta como título tem 2 propósitos:
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Mantém a meta concisa para facilitar que a equipe entenda e lembre do processo de tomada de decisão do negócio.
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Facilita a concentração no processo, em vez de no resultado final — isso é representado pelos cartões, que definem cada projeto ou ação que vai contribuir para alcançar a meta.
Cada cartão deve resumir um projeto específico ou ação pontual em que a equipe está trabalhando para alcançar a meta. Logo, determine uma data de entrega para a conclusão do projeto. As pessoas na sua equipe que estão trabalhando no projeto podem anexar outros quadros ou cartões do Trello para acompanhar a atividade, bem como documentos de estratégia ou apresentações que podem dar aos gestores as informações de que precisam.
Também tem um cartão em cada lista ou meta que resume tudo para todas as partes interessadas na meta como um lembrete visual do trabalho em equipe sendo realizado.
Por fim, projetos concluídos e metas alcançadas podem ser movidos para listas com o título “Concluído”, organizadas por trimestre ou outro período pré-estabelecido para que você tenha um histórico visual de todas as coisas que sua equipe conquistou! Se o quadro ficar bagunçado, você pode arquivar as listas. Elas nunca são deletadas permanentemente, então você pode reativá-las se precisar conferir algo no futuro.
3. Acompanhe as metas de equipe de forma simples
Quando seu quadro do Trello tiver uma estrutura que funcione para sua equipe, vai ser uma boa ideia definir como o quadro será usado para que a equipe atualize e confira as informações regularmente.
Atualizações semanais são colocadas na seção de comentários de cada cartão de projeto, e podem ser organizadas facilmente em formato de lista:
Para que o processo de atualizar informações não se torne uma tarefa chata, as partes interessadas da meta devem revezar semanal ou mensalmente para que o acompanhamento seja uma ação coletiva. A pessoa que estiver fazendo as atualizações pode simplesmente mencionar (com @) a próxima pessoa da fila em um cartão para “passar o bastão”.
Outro obstáculo pode ser garantir que a equipe leia as atualizações e sinta o benefício de comemorar as conquistas da equipe. Atualizar o cartão de cada projeto com uma etiqueta resumindo o progresso da meta é uma maneira rápida de mostrar visualmente o progresso.
Você pode incluir etiquetas como:
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Alcançada!: Adicione essa etiqueta a iniciativas que você terminar durante o trimestre.
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Planejando: Essa indica que o projeto está sendo planejado.
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A seguir: Essa comunica que o projeto ainda não começou.
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Em progresso: Essa etiqueta pode informar sua equipe que você está trabalhando na meta!
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Indo bem: Sua equipe está em dia com o andamento da meta.
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Em risco: Se você acha que não vai conseguir alcançar a meta, adicione essa etiqueta para mostrar transparência e pedir ajuda!
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Não alcançada (por ora): Tudo bem falhar em uma meta de vez em quando. Registrar isso vai ajudar sua equipe a voltar ao assunto depois e tentar de novo.
Cada membro da equipe pode decidir como receber as atualizações onde preferir. Pode ser por notificações de email ou seguindo o quadro para receber notificações do Trello no aplicativo na web ou no dispositivo móvel.
O Trello também tem Power-Ups que integram com outros aplicativos que sua equipe mais usa para se comunicar. Por exemplo, a equipe do Trello coloca atualizações semanais nos canais de equipe no Slack usando o Power-Up do Slack.
Estabelecer metas para a equipe não precisa doer, viu?
Pois é, na nossa experiência, essas são as 3 premissas para o "como estabelecer metas para equipe" funcionar sem ser um processo doloroso . O resto fica a critério seu e da sua equipe. Você pode mover as listas, dedicar cartões para componentes menores de projetos ou separá-los por tipo de ação. Contanto que sua equipe esteja trabalhando nas metas juntos, mantendo o progresso transparente, atualizado e sentindo que o processo está ajudando na produtividade, então suas metas levarão a grandes resultados!
Para obter uma cópia do nosso fluxo de trabalho e entender melhor como estabelecer metas para equipe da maneira mais simples possível, baixe (gratuitamente) nosso Kit de Ferramentas do Time do Trello:
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Leia mais: Como atingir metas? 5 razões científicas para "ficar na sua"
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