Como gerenciar melhor seu email? 3 dicas de uma guru

como gerenciar email

Não é exagero dizer que sou fissurada em como gerenciar meu email de forma cada vez mais otimizada (minha camiseta não me deixa mentir).

Essa obsessão provavelmente começou em 2011, quando eu trabalhava como assistente virtual e tive experiências horripilantes com as caixas de entrada dos meus clientes. Ou talvez foi em 2004, quando eu me formei na faculdade. Nessa época, enviei vários emails me candidatando a vagas de emprego, enquanto tentava mantê-los organizados de alguma forma.

Não é exagero dizer que sou fissurada em como gerenciar meu email de forma cada vez mais otimizada. (Minha camiseta não me deixa mentir.)

Essa obsessão provavelmente começou em 2011, quando eu trabalhava como assistente virtual e tive experiências horripilantes com as caixas de entrada dos meus clientes. Ou talvez foi em 2004, quando eu me formei na faculdade. Nessa época, enviei vários emails me candidatando a vagas de emprego, enquanto tentava mantê-los organizados de alguma forma.

De qualquer forma, meu foco passou de Organização de Caixa de Entrada para Nerd e Consultora Profissional de Email Marketing.

Hoje trabalho com meus clientes abordando tudo que envolve email: de estratégia a segmentação, de copywriting a experiência do consumidor, de indicação a retenção. E fazer parte de ambos os lados da moeda do envio de emails só fortaleceu minha decisão de fazer do mundo um lugar melhor, uma caixa de entrada por vez.

Porém, preciso ser honesta com você. Sofro de um caso sério de sentimentos de introversão estilo “me deixe em paz” misturados com “não quero ficar de fora de nada”. E essa batalha surgiu na minha caixa de entrada de modo bem significativo.

Eu me inscrevi em todas as newsletters e permiti que a enxurrada de emails que chegava de hora em hora perturbasse minha mente, minha escrita e meu espírito.

Minha caixa de entrada me derrubava diariamente, apesar de saber que era possível resolver meu problema com alguns passos simples.

Levou um tempo até que eu descobrisse exatamente do que eu precisava para impedir que isso parasse de atrapalhar minha vida.

Não sinto mais a necessidade de agradar outras pessoas por email, e há dias em que trato um novo email na minha caixa de entrada como se fosse um cartão de aniversário de um amigo antigo com que perdi contato (mesmo quando o email está vendendo algo).

Notei que várias pessoas odiavam suas caixas de entrada também.

Certa vez espiei o computador de uma amiga durante um evento e vi que ela tinha 10.631 emails não lidos!

Quase deixei cair minha caneca.

Tive que me segurar para não dar um jeito na caixa de entrada dela naquela hora.

Então, como presente para essa amiga e para você, descrevi meu método em três lições fáceis de entender.

De nada!

Porém, antes de mergulharmos nos detalhes, aqui vai um aviso:

Nada é permanente. Repitam comigo: nada é permanente.

Tudo que você configurar e experimentar nesse processo pode ser deletado, revertido ou removido. Porém, não se conserta algo fazendo as mesmas coisas repetidamente.

Então, embora essas técnicas pareçam novas e assustadoras, (“E se eu errar?” “E se eu não conseguir encontrar mais nada?” “Como vou saber que está funcionando?”), pensar tudo isso é normal.

Lembre que você não pode consertar algo sem tomar uma atitude e que estamos juntos nessa.

Pronto? Ok. Vamos lá.

Lição 1: Os 3 princípios de como gerenciar emails

Como tudo na vida, precisamos começar pelo começo.

Vai construir uma casa? Então, precisa estabelecer um alicerce antes de erguer as paredes. Vai gerenciar seu email melhor? Então, você também precisa estabelecer um alicerce com o método EOF:

  • Encaminhar
  • Organizar em pastas
  • Filtrar

Vamos detalhar cada um desses princípios a seguir.

Encaminhar, ou, “uma caixa de entrada para gerenciar todas”

A essa altura da sua vida profissional (e/ou pessoal), talvez você tenha mais de uma caixa de entrada.

Quando mudei o domínio do meu site para valgeisler.com, eu tinha mais quatro outros endereços de email além do meu email novo. Eita.

Eu sabia que não queria checar quatro endereços de email sempre que quisesse olhar meus emails, então eu precisava decidir duas coisas:

  1. Eu queria separar meu email pessoal do meu email profissional?
  2. Eu queria checar minha caixa de entrada em apenas alguns minutinhos?

Minha resposta foi “sim” às perguntas.

Se você quer separar seu email pessoal do seu email profissional, você pode ter vários endereços de email em cada uma dessas categorias e ainda precisar encaminhar os emails para outro lugar. Esse foi meu caso e talvez seja o seu também.

Então o Passo 1 é juntar todos os emails parecidos em uma só caixa de entrada o tempo todo. Isso quer dizer que, se você tem vários endereços de email relacionados ao trabalho, vai facilitar muito as coisas se você juntá-los em uma caixa de entrada só.

Você pode  fazer a mesma coisa se tem vários endereços de email pessoal. Uma aba para gerenciar todas as outras. Uma caixa de entrada. E tudo isso é possível habilitando suas configurações para Encaminhar emails.

Já que o Gmail tem mais de 1 bilhão de clientes, você, assim como eu, provavelmente usa o Gmail. Se for esse o caso, você pode configurar o encaminhamento dos emails assim:

Na conta de email que você quer encaminhar para outro lugar, clique no ícone de engrenagem e vá para as Configurações. Lá, clique em “Encaminhamento e POP/IMAP” e acrescente o endereço de email para o qual você quer encaminhar. Quando você confirmar, verá algumas opções como escolher manter uma cópia na caixa de entrada ou deletá-la.

como gerenciar email

Você usa outra plataforma de email como o iOS, Outlook ou Yahoo?

Aqui estão as instruções para iOS (role a página para baixo até chegar em encaminhamento automático). Aqui estão as instruções para encaminhamento no Outlook, e aqui para o Yahoo.

Agora que você já consolidou suas caixas de entrada, está na hora de habilitar o Modo Avançado de Organização para gerenciar seu email com filtros e pastas.

Os filtros e as pastas são seus amigos

Há duas maneiras de lidar com sua caixa de entrada.

Maneira nº 1: Deixe que tudo chegue na pasta principal da caixa de entrada e observe à medida que a lista de emails não lidos aumenta até o fim do dia.

Maneira nº 2: Organize os emails que chegam sejam espalhados em pastas diferentes, as quais você pode monitorar quando se sentir confortável, e observe à medida que poucos emails chegam na caixa de entrada principal.

Adivinhe qual maneira eu escolhi? (Dica: não foi a nº 1.)

Colocar filtros para que seus emails caiam em pastas diferentes é, de fato, um divisor de águas. Então, não vou ficar surpresa se você passar um tempo só absorvendo essa dica. Novamente, estou compartilhando exemplos do Gmail, mas isso também pode ser feito com outros serviços de email.

Os filtros são úteis para organizar automaticamente em pastas todos os emails que chegam. São os guardiões do seu tempo, da sua atenção e são muito poderosos.

Você pode configurar um filtro manualmente (talvez tenha notado a aba “Filtros e endereços bloqueados” quando entrou nas Configurações) ou pode criar seus filtros à medida que os emails chegam à caixa de entrada.

Por exemplo, eu uso o Slack para a maior parte da comunicação com meus clientes, mas ainda recebo alguns emails. Em vez de deixar que esses emails me distraiam enquanto estou checando minha caixa de entrada, eu os filtro pelo endereço de email do meu cliente. Assim, eles são automaticamente movidos para uma pasta, que vou checar no momento que separei para acompanhar o projeto desse cliente.

Você pode configurar um filtro por endereço de email, assunto ou outros critérios:

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As pastas são o destino dos filtros, e você pode ser bem detalhista com elas.

Por exemplo, mantenho uma coleção de emails com detalhes de como conduzi o onboarding de novos clientes no passado, então tenho uma pasta matriz chamada “Emails de Onboarding” e depois pastas individuais para cada empresa que fui configurando à medida que foram chegando na minha caixa de entrada.

O sistema de filtros e pastas é algo bem individual, e pode levar um tempo até você descobrir o que funciona melhor para você. Porém, vou dizer o seguinte: quando você começa a usar filtros e pastas, não consegue mais parar. Isso traz tanta paz.

Não acha que está na hora de gerenciar seu email melhor e se apaixonar pela sua caixa de entrada de novo?

Lição 2: Elimine o excesso

Para esta lição, vamos nos distanciar da parte tática para falar sobre o assunto principal que trouxe você até aqui.

Você sabia que o usuário comum de email recebe 88 emails por dia, mas envia só 34? E essa é só a média mundial, então seus números pessoais podem ser maiores ou menores do que essa média.

Às vezes recebo dezenas de emails e só envio um ou dois. Logo, não é surpresa que podemos nos sentir sobrecarregados pelas nossas caixas de entrada!

Você lembra que falei que sou introvertida, mas ainda assim sofria muito de FOMO (medo de estar perdendo algo)?

Bem, para ser sincera, é um desafio que ainda enfrento. Porém, o plano que vou detalhar a seguir me ajudou muito, e sei que vai aliviar você também.

Aqui está o seu plano de ação:

Passo 1: Crie um filtro de “Newsletter” e mova todas as suas assinaturas para essa pasta recém-criada.

Passo 2: Decida quanto do seu dia, semana ou mês você quer passar lendo o conteúdo de outras pessoas (em vez de criar o seu próprio).

Esse passo é essencial e foi significativo para mim: quando você move todas as suas assinaturas atuais para uma pasta, começa a ver exatamente em quantas listas de email você se inscreveu. E, sério, mesmo que ninguém esteja olhando, pode bater uma vergonha.

Quando fiz isso pela primeira vez, eu estava inscrita em mais de 80 listas de email! Se todas essas listas me enviassem só um email por semana e a média que eu levava para ler os emails era de quatro minutos cada, quer dizer que eu passava 320 minutos lendo o conteúdo de outras pessoas toda santa semana.

Isso é mais de 5 horas, meus caros. Cinco. Horas.

Você sabe quanto conteúdo consegue criar em 5 horas? Que tipo de ofertas remuneradas você pode criar? Ou, melhor ainda, quanto tempo com a família ou tempo pessoal você conseguiria encaixar na agenda?

Agora, eu sei que sou uma profissional de email marketing alertando você para o volume de conteúdo que você está consumindo de outras pessoas. E sei que isso é prejudicial para o meu próprio negócio, já que isso pode me afetar também....

Sim, você precisa cancelar a assinatura de uma parte desse conteúdo. Controle-se.

Escolha 3 a 5 pessoas de quem você realmente quer aprender regularmente e cancele a assinatura do resto. Você pode dar uma revezada depois. Funciona!

Encontre o link para cancelar a assinatura no fim do email e clique nele. Faça isso e não se arrepender.

Olha, todo mundo tem algo de bom para oferecer ao mundo.

E é provável que você tenha se inscrito nessas listas de email porque elas tinham algo que você queria. Algo que você poderia absorver, usar e aplicar. E isso é ótimo!

Porém, só você pode proteger seu tempo e sua energia, e o excesso de conteúdo na sua caixa de entrada consome isso mais rápido do que você imagina.

Então, chegou a hora de abrir mão.

Passo 3: Este é o passo final. Nas próximas semanas, toda vez que aparecer na sua caixa de entrada um email em que você se inscreveu, volte para o Passo 2 e decida se você quer manter ele mesmo ou se livrar dele.

Se você escolher continuar recebendo esses emails, crie um filtro para eles. Na prática, é assim que acontece na caixa de entrada do Gmail:

gerenciar email

E é só isso! Considere essa lição como sua autorização oficial para abrir mão de algumas coisas.

Você ganha pontos extras se usar essas horas recém-liberadas para fazer algo positivo – para você, seu negócio ou sua família.

Lição 3: OHIO

Levante a mão se você usa sua caixa de entrada como uma lista de tarefas pendentes a fazer.

Não se preocupe, ninguém está olhando. Pode levantar bem alto.

Eu também fazia isso até recentemente. Eu marcava o email como não lido, abria emails e decidia se estava pronta para tomar alguma ação.

Eu geralmente me retraía quando dava uma olhada na minha caixa de entrada. Ela estava controlando minha vida, porque eu estava dando a ela permissão.

Então, esta lição é para você de retomar esse controle que você merece.

Agora, talvez você tenha a expectativa de que, a essa altura do texto, eu faça uma propaganda pesada do Trello. Não vou fazer isso.

Isso é porque a solução para você gerenciar seu email melhor não é um sistema. Não há organização, configuração extensa ou equipe de suporte que resolva esse problema para você.

A solução para os seus problemas na caixa de entrada está na fórmula OHIO (sigla em inglês).

Não é o estado de Ohio (por mais que eu seja tendenciosa, afinal é onde eu moro!). A sigla OHIO quer dizer: Only Handle It Once (em português, “Mexa Apenas Uma Vez”).

E é só desse “sistema” que você precisa quando o assunto é como gerenciar seu email e suas listas de pendências. Funciona assim:

  1. Reserve um tempo na agenda para checar seu email.
  2. Faça todas as outras coisas que você precisa fazer o dia inteiro até chegar esse horário.
  3. Espere.
  4. Agora chegou a hora. Vá checar seu email.
  5. Abra o primeiro email que você vir.
  6. Leia-o.
  7. Faça uma destas três coisas:
    1. Responda
    2. Delete
    3. Coloque no seu gerenciador de tarefas (certo, agora vou sugerir encaminhar o email para seu quadro no Trello)
  8. Arquive o email (se já não o deletou).
  9. Leia o email seguinte.
  10. Faça uma das três coisas acima novamente.
  11. Lave, enxague, repita.

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Mexa em cada email apenas uma vez.

Não marque o email como “não lido” e volte mais tarde. Não adie responder ao email. OHIO (“Only Handle It Once” em inglês, ou “Mexa Apenas Uma Vez”).

Olha, é muito difícil fazer isso. Estou falando isso agora porque toda fibra do seu ser vai querer recorrer a seus hábitos antigos. É claro!

É muito mais fácil adiar e responder depois. Porém, quando você lê um email, seu cérebro já se ocupa pensando em uma resposta, decidindo o que fazer ou ativamente tentando ignorar o assunto.

Caso ainda não esteja claro: isso é um desperdício da capacidade e do talento do seu cérebro. Você precisa que seu cérebro faça outras coisas como ajudar você a desenvolver seu próximo projeto, trabalhar profundamente com seus clientes ou se concentrar 100% na sua família.

Então, dê uma trégua para o seu cérebro e aplique o OHIO nos seus emails. 

Sim, vai levar mais tempo no começo, mas você já reservou um tempo para isso na agenda. Sim, vai ser diferente, mas você não está aqui para continuar fazendo as mesmas coisas que já tem feito, né?

Ponha o método OHIO à prova por algumas semanas e veja como funciona. 

Está sentindo medo? Ansiedade? Alívio? EU TAMBÉM!

Facinho assim!

Gerenciar seu email caótico exige arregaçar as mangas, ter um pouco de diligência e colocar em práticas os truques daqueles que já tiveram essa experiência. Lembre-se:

  • Encaminhar, Filtrar e Organizar em pastas: estes 3 princípios são seus amigos.
  • Livre-se do que não precisa.
  • Mexa em cada email apenas uma vez e siga em frente.

Já utilizo esse sistema na minha própria caixa de entrada há mais de três anos e, sinceramente, não tenho mais medo de abrir meu email.

É claro, sou obcecada por email, então sou um pouco parcial. E quem sabe… talvez agora você também desenvolva esse mesmo amor pelo email.

Seja algo negativo ou positivo, adoraríamos ouvir o que você acha. Escreva para atendimento@trello.com.

Leia mais: Inbox Zero não é zerar sua caixa de entrada. Saiba como usar!