Como manter o foco e a concentração no trabalho apesar das notificações

como manter o foco e a concentração

Uma notificação aqui, um alerta ali... O ruído está em tudo que é lugar.
O mundo está mais conectado do que nunca, mas o problema mais recente — e muito difícil de evitar — é como manter o foco no trabalho e ser produtivo em um mundo que também está mais barulhento do que nunca.

Tendências como JOMO (“joy of missing out” em inglês, ou “alegria de estar perdendo algo” em português) estão se espalhando, e é fácil entender por quê. Receber uma enxurrada de informações é simplesmente cansativo. Inclusive, uma pesquisa recente da Universidade de Illinois descobriu que as pessoas aprendem melhor depois de uma caminhada no meio da natureza do que se estiverem caminhando por um ambiente urbano. Ambientes que levam às pessoas uma tempestade constante de informações fazem com que elas se sintam inerentemente fatigadas e sejam menos produtivas.

Em nenhum outro lugar esse dilema é tão predominante quanto na ferramenta preferida para comunicação no ambiente de trabalho: o chat. A comunicação no trabalho por meio do chat é um grande avanço em comparação a conversas sem fim por e-mail, mas isso não quer dizer que tudo são rosas.

É comum sentir que, sim, você está trabalhando, mas na verdade passou o dia inteiro respondendo a mensagens no chat sem terminar nada.

Felizmente, há várias maneiras de usar bem o seu chat em equipe para que todos continuem conectados e sejam produtivos. O segredo é uma matemática simples.

O que é a relação sinal-ruído?

Caso você não tenha aprendido isto na sala de aula (sem julgamentos), uma relação matemática é uma associação entre a quantidade de uma coisa comparada a outra.

Para medir o nível de distração que sua equipe provavelmente enfrenta no chat, vamos usar o que é chamado de “relação sinal-ruído”. Isso é definido como o nível de sinais importantes sendo recebidos comparado ao nível de ruídos irrelevantes que você encontra todos os dias nos seus canais de comunicação.

Por exemplo, vamos supor que você recebeu um alerta em uma ferramenta de chat como o Stride sobre uma interrupção que vai ser feita no provedor do site de sua empresa. Isso é um sinal. Mas, enquanto você lida com esse problema, seus colegas de equipe mandam mensagens para você perguntando onde almoçar hoje. Isso é um ruído.

Quando a relação sinal-ruído pesa muito para o lado do ruído, o impulso natural é querer desligar o sistema todo. Se não há ruído, não há distrações. No entanto, eliminar todo o fluxo de uma vez não é a solução — tem muito sinal que é essencial para o seu trabalho. Mas também tem muito ruído que serve para distrair você daquilo que é importante.

Então como equilibrar tudo isso e manter a concentração no trabalho?

Encontre a relação perfeita

Cada pessoa é diferente, mas ter um processo e uma mesma compreensão como equipe vai ajudar cada pessoa a ser mais produtiva e a manter o foco no trabalho devido à clareza que vem do alinhamento (e sentir um pouco menos de FOMO — “fear of missing out”, ou, em português, “medo de estar perdendo algo”).

Da mesma forma que temos que trocar de marcha para acelerar ou desacelerar o carro, você e sua equipe precisam saber quando trocar de marcha para conseguir os melhores resultados.

Preparar, ajustar, fogo!

Ajustes iniciais dão preguiça, mas fazem toda a diferença na hora de diminuir o ruído indesejado e amplificar os sinais indispensáveis. Em qualquer ferramenta que você utilizar, tomar alguns minutinhos para configurar as notificações exatamente de acordo com suas necessidades vai fazer toda a diferença no longo prazo.

Ajuste as notificações por conversa

Nem todas as conversas de chat são iguais; algumas são mais importantes do que outras. Ajuste os alertas de nível mais alto para as conversas mais importantes — como a conversa de “Atualizações ao vivo” — e tire as notificações de outras — como a de “Amantes de animais”. Por exemplo, em conversas menos importantes, talvez seja melhor só ser notificado se alguém mencionar você especificamente. Assim, você vai receber sinais importantes e não vai ser distraído por ruídos. Quando tiver tempo, daí você participa do debate sobre os melhores gifs de cabra.

Opte pelo móvel

manter o foco no trabalho

Encontrar a relação ideal de sinal-ruído não se trata só de diminuir o ruído. Saber quais são os sinais é tão importante quanto. Uma ótima maneira de garantir que você nunca vai perder uma notificação relevante é baixando os aplicativos móveis das suas ferramentas de trabalho.

Muitos de nós evitamos isso a todo custo. Não quero que o trabalho interrompa minha vida. Mas, se ajustou suas configurações de notificação direito, você só vai receber mensagens sobre coisas essenciais no seu dispositivo móvel. Quer você seja uma pessoa naturalmente preocupada com o trabalho ou talvez esteja buscando maior equilíbrio entre o trabalho e a vida pessoal, a regra básica do “dispositivo móvel para o mais importante” vai garantir que você receba pelo menos o alerta dos assuntos mais críticos.

Hora do foco

Quando chega a hora de abaixar a cabeça e realmente ralar no trabalho, você precisa se isolar. Quando chegar esse momento, ligue o Focus Mode (“Modo Focado” em português) no Stride para colocar todas as notificações no mudo.

como manter o foco e a concentraçãoO Modo Focado vai eliminar todas as distrações e mostrar aos seus colegas de trabalho exatamente em que projeto você está trabalhando. Assim, eles vão ficar sabendo o motivo de você estar ocupado. Chamamos isso de “foco responsável”.

Conecte suas ferramentas

Integrar suas ferramentas de trabalho à sua plataforma de chat ajuda tanto a diminuir o ruído quanto a aumentar o sinal. Ao receber alertas sobre atualizações que envolvem outros ambientes de trabalho, você vai passar menos tempo indo de app em app e mais tempo trabalhando.

Ao integrar seu conjunto de ferramentas de trabalho, você pode ter tranquilidade, pois não vai perder nada importante. Por exemplo, conecte o Trello ao Stride para saber sempre que algo no seu quadro for alterado.

Melhor ainda, você evita o mal excessivo de ficar mudando de contexto o tempo inteiro. Fique direto no Stride e crie novos itens no Trello na hora.

como manter o foco e a concentraçãoDessa maneira, suas ferramentas se tornam parte do mesmo fluxo de trabalho, e sua equipe pode manter o foco e a concentração naquilo que realmente importa.

O chat nem sempre é a resposta

Os obstáculos do chat são reais. Algumas conversas são simplesmente muito complexas e outros debates fluem rápido demais para ficarem só no chat. É aí que as equipes deveriam escalar a conversa para um encontro — seja em um lugar onde possam sentar juntos no escritório ou por videoconferência.

manter o foco no trabalho Foto: Funcionários do Trello em uma videoconferência no canal do Stride, o “Marketing do Trello”.

Como regra, se uma conversa rápida passa de cinco minutos, continue fora do chat. Você não só vai chegar a uma decisão mais rápido, mas vai favorecer o alinhamento da equipe.

Coloque a conversa em dia de um jeito divertido

Por mais que o Modo Focado ajude você a se concentrar e a manter o foco, isso nem sempre vai eliminar seu FOMO. Mas, e se você tivesse certeza de que, quando voltasse, estaria 100% em dia com a conversa?

Outra dica para manter o foco é usar recursos do chat que destacam conversas essenciais, como o Actions and Decisions (em português: “Ações e Decisões”), que ajudam a saber o que você realmente precisa ler. Quando você volta para o Stride, é só verificar suas abas de destaques para ver todas as ações e decisões que aconteceram enquanto você estava fora, dando uma visão geral de tudo que aconteceu.

dicas para manter o foco

Como equipe, entrem em acordo para marcar toda tarefa como ação e todo resultado como decisão. Criar uma forma de se atualizar no que você perdeu com facilidade ajuda a diminuir o sentimento de FOMO e incentiva as pessoas a se sentirem à vontade para fechar o chat quando precisarem se concentrar em tarefas grandes.

Grandes expectativas

As expectativas — no trabalho e na vida — criam um cenário para o sucesso ou para o fracasso. Criar expectativas e regras para a equipe é muito importante para desenvolver um fluxo de trabalho bem-sucedido. Em vez de deixar que suas ferramentas de trabalho ditem os acontecimentos do seu dia a dia, assuma o controle decidindo em equipe como querem trabalhar e se comunicar.

Cada equipe funciona de um jeito diferente, então esses processos não são uma fórmula. Aqui estão algumas dicas de possíveis maneiras para estabelecer expectativas:

  • Não espere uma resposta imediata: Graças ao fast food e ao autoplay do Netflix, é uma tendência querer receber respostas imediatas. Como equipe, estabeleçam a expectativa de que é tudo bem esperar por um ou 60 minutos.
  • Sim, é permitido não estar disponível: Decidam como equipe que é tudo bem ficar indisponível. Use seu status de presença para mostrar que você está indisponível ou ocupado. Mudar seu status para ocupado ou entrar no Modo Focado, assim como sair completamente do chat, deve ser perfeitamente aceitável.
  • Dedique um tempo à hora de GSD (“get sh**t done” em inglês, “produzir pra cara...mba” em português): Crie horários específicos para sua equipe inteira se afastar um pouco da comunicação — por uma hora todos os dias ou um dia inteiro na semana. Dias de realizador podem dar à sua equipe mais estrutura para os momentos em que o chat vai estar ocupado ou silencioso. Esses momentos de trégua dos sinais e ruídos criam um momento de concentração e o foco para todos.

Moral da história? Todos trabalhamos de maneira diferente. Mas prestar atenção na comunicação com a meta de diminuir o ruído e aumentar o sinal vai ter um impacto enorme não só na sua produtividade pessoal, mas também no sucesso da sua equipe.

Gostou dessas dicas para manter o foco e a concentração no trabalho?

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