Dicas de como melhorar a comunicação dentro da empresa

“O maior problema das empresas é a falta de comunicação”. Sejamos honestos: isso não é uma citação de um autor desconhecido nas redes sociais, uma bobeira, nem uma desculpa esfarrapada de um gerente sem experiência, é uma realidade: poucos sabem como melhorar a comunicação na empresa!

A agência de comunicação 2op Propaganda compartilhou conosco a sua experiência e nos explicou como melhorar a comunicação na empresa com ajuda do Trello integrando seu time. Como agência de comunicação, eles têm que tratar um número significativo de informações para oferecer aos clientes uma campanha dos sonhos.

Os serviços deles incluem criação e gestão de  marca, desenvolvimento de campanhas publicitárias e criação e gestão de websites. Ou seja, muitas tarefas envolvendo muitos atores que precisam ser bem planejadas para conseguir alinhar o atendimento, a equipe de criação, o setor de mídia e o administrativo sem que nenhuma informação importante se perca nesse processo.

Como melhorar comunicação na empresa com o Trello - Case da 2op Propaganda

O Início 

Em 2012, sentiram a necessidade de otimizar os processos e o fluxo de trabalho da agência batendo à porta.

Na época, o planejamento era semanal e eles guiavam-se, a princípio, pelo método Kanban, em um quadro branco, o qual era dividido em To Do (Fazer), Doing (Em andamento) e Done (Concluído).

Com reuniões matinais diárias, atualizavam o quadro de acordo com as tarefas concluídas no dia anterior, adicionando post its de todas as tarefas. Por fim, trocavam  o “status” das tarefas de acordo com os passos dados.

Com o passar do tempo, a demanda aumentou, assim como o número de colaboradores da agência, e não podiam mais continuar desse jeito, era preciso descobrir uma maneira de como ser mais produtivo. As razões eram simples:

1. O quadro era completado manualmente, o que exigia muito tempo (e paciência);
2. O método se restringia à criação: a pesquisa e brainstorming, assim como mídias, eram tratados à parte e isso resultava numa maior burocracia;
3. Às vezes, precisavam trocar o “status” das tarefas durante o dia e não esperar a próxima reunião.  Isso  deixava  o  processo  desatualizado  (porque  alguém  SEMPRE  esquecia  de atualizar o quadro);
4. A documentação de informações era armazenada em sistemas diferentes – arquivos, conversas  com  os  clientes,  alterações,  pesquisas,  etc – e as informações  acabavam  se perdendo, gerando excesso de retrabalho.

Ficou constatado: não tinha como melhorar a comunicação na empresa sem encontrar uma solução mais prática.

A Descoberta

Entre infinitos links, leituras e rápidos experimentos, o Gerente de Projetos, Márcio Henrique Locatelli, recebeu uma dica de um colega e, após muitos – variáveis, diversos e incansáveis – testes e adaptações, estava oficialmente decretada uma parceria de sucesso com o Trello!

O Trello  caiu  nas  graças do pessoal da agência. Apesar de, na época, estar disponível somente em inglês, seu funcionamento era bastante intuitivo e correspondia exatamente ao que precisavam. Tão logo “descobriram” a ferramenta, passaram a utilizá-la diariamente.

Sua formatação em quadros, e neles, cartões, permitia que organizassem os clientes e suas tarefas respectivas, sem que houvesse confusão. Foi, realmente, uma excelente maneira de como melhorar a comunicação na empresa.

O tempo   foi   passando   e  melhoraram   o  uso  do  gerenciador. Incorporaram listas e documentaram processos que anteriormente demandavam tempo e papel. Além disso, intensificaram  a relação com os clientes, incentivando-os a utilizar o Trello para cadastrar suas solicitações, aprovar materiais e orçamentos e enviar arquivos finalizados.

O Trello na agência

O Trello, desde lá, está diariamente logado nas máquinas deles. É claro que a comunicação informal, a troca de experiências e informações, o brainstorming têm um papel fundamental no dia a dia; mas, o Trello otimizou o processo das criações deles.

Atualmente, adaptaram uma “evolução” do método Kanban no Trello para incluir todos os departamentos da agência. Contam com 7 lists nos quadros que incluem:

• To Do: aqui, agência e cliente cadastram ideias e demandas que precisam ser realizadas para  cumprir  um  planejamento.  É  importante  frisar  que  essas  tarefas  ainda  não  foram discutidas pela equipe e inseridas no cronograma de execução.
• Feedback do Cliente: ao analisar as solicitações e verificar que há informações faltantes ou discrepâncias no briefing para iniciar o job, colocam o cartão nesta list e pedem para o cliente manifestar suas dúvidas.
• Planejado: quando o cartão é incluído nesta lista, ele já está inserido no cronograma de execução, as informações estão completas e a equipe pode começar a trabalhar no job.
• Doing: aqui, a equipe está trabalhando no desenvolvimento da tarefa. Se, nesse momento, perceberem que há alguma dúvida que somente o cliente poderia sanar, volta então o cartão para o Feedback do Cliente; se a dúvida for interna, o cartão volta para o Planejado (aí, o Atendimento é chamado para solucionar).
• Review: neste momento, o job está parcialmente concluído pela equipe. Colocam o cartão aqui para que o cliente avalie o que foi desenvolvido e dê suas considerações ou aprove o mesmo.
• Mídia: job criado, revisado, finalizado e orçado: é hora de enviá-lo para produção e/ou veiculação.  No momento  que o setor de mídia encaminha os arquivos, o card é colocado nessa lista.
• Done: quando o card está nessa lista, significa que todas as etapas do processo foram concluídas.

Também criaram um board especificamente para a agência. Nele, abriram cartões padrão, com modelos de briefings para determinados materiais, além de registrar informações e diferentes sites que frequentemente usam (até o bolão da Mega Sena está lá – e um dia ganharão com certeza!).

Agora, eles têm uma visão geral do processo de atendimento, criação e mídia das tarefas. Sabem o que foi iniciado, o que está em andamento e o que já foi finalizado. Além disso, cada um sabe o que precisa fazer, porque, com a marcação de usuário, podem verificar quais das pessoas inseridas no job ainda têm tarefas pendentes.

A opção de checklist os possibilita delimitar exatamente o que precisa ser feito e quem serão os responsáveis. A definição de data de entrega é mais uma alternativa essencial  para organizar os jobs de acordo com a sua urgência e importância e e como melhorar a comunicação na empresa.

Assim é o Trello na 2op Propaganda: a  cada  dia,  vão conhecendo  e adaptando  novas funcionalidades para otimizar o processo. Por ser um gerenciador flexível, conseguem personalizá-lo de acordo com a demanda que têm.

E como Michele, redatora da agência, explica: “Gostamos, aprovamos e recomendamos o Trello (para agências, para empresas, para  freelancers). Se você já utiliza a ferramenta, aguardamos sua colaboração; se você ainda não usa, fica a nossa dica!”

Conte-nos sobre sua experiência com Trello no Twitter, Facebook ou nos comentários abaixo. Você tem dicas de como melhorar a comunicação dentro da empresa?

Veja também em nosso blog: Como fazer integração de pessoas na empresa: Melhores práticas para novos recrutas