Sempre na correria? Veja como a pressa e urgência podem estar acabando com a produtividade da sua empresa

Assim como uma gripe que vai se espalhando para todo mundo no seu ambiente de trabalho, existe um fenômeno que está contaminando as equipes e acabando com a produtividade: o "rush", ou a famosa "correria". E isso está gerando perguntas recorrentes sobre como melhorar o desempenho do time.

Urgência é o novo termo oficial para o hábito de ficar passando de tarefa para tarefa causando uma obsessão pela escassez de tempo. Quando você começa a sentir ansiedade em relação a pressão dos prazos de entrega e percebe que nunca há tempo suficiente para fazer o seu trabalho, você entra em um estado crônico de preocupação e isso acaba se infiltrando também na sua autoestima e no seu senso de realização.

Um estado da mente chamado de "doença da pressa", em seu pior cenário, designa um padrão de comportamento que pode prejudicar sua habilidade de pensar com clareza, de tomar decisões apropriadas e ainda te levar a um síndrome de burnout ou uma queda de produtividade crônica. Tornando complicado melhorar o desempenho individual e do time.

O desejo de apressar as coisas não é somente pessoal. A ansiedade que você sente ao passar de demanda para demanda tem se provado contagiosa também em grupos de trabalhos. Em segundo lugar, o estresse também é um fator que contribui para problemas de comunicação e queda de produtividade no trabalho. Quanto mais seu time pratica uma urgência de tempo e demandas, piores os sintomas irão ficar.

Entretanto, existem algumas formas de lidar com todos esses hábitos de urgência e preocupação e colocar esse tipo de mal hábito de lado de uma vez por todas. Aprenda como melhorar o desempenho do seu time (comece tentando ler esse texto inteiro sem tentar fazer outra tarefa). ;)

Muito ocupado para pensar

A frase “feel the rush” (sinta a pressa) é extremamente precisa ao descrever a confusão que a maioria das pessoas fazem a respeito de como organizar e priorizar tarefas. Você já sentiu uma perda completa de energia quando está indo de reunião em reunião, respondendo dezenas de e-mails e ainda checando as tarefas que você tem para fazer, e tudo isso ao mesmo tempo?

Preencher seu calendário com dezenas de demandas e ter a sensação de que os outros precisam de você, pode até fazer com que você se sinta seguro no seu trabalho (mesmo se você estiver estressado com a quantidade de tarefas acumuladas que precisa fazer). E isso nada ajuda a melhorar o desempenho.

É natural você tentar encontrar meios de sentir-se aliviado. Se a entrega final for uma medida de produtividade, isso não significaria que, quanto mais você faz, mais produtivo você é? A linha tênue entre ocupado e frenético é onde a urgência do tempo se aproxima dessa lógica e, conseqüentemente, da dinâmica da equipe.

De acordo com o Wall Street Journal, as pessoas categorizadas como "rushers" (apressadas) tendem a desestabilizar as normas sociais com certos comportamentos como:

• Interromper outras pessoas quando essas estão falando
• Mudar seu foco de atenção para seu celular ou computador antes da conversa terminar
• Promover estresse enfatizando que precisa terminar logo a conversa, pois tem outra coisa urgente para resolver
• Fazer outras pessoas questionarem seus valores pessoais porque elas não aparentam ter o mesmo tipo de pensamento sobre negócios e urgência

Elas podem até demonstrar manifestações físicas de distração do seu comportamento, como andar excessivamente rápido ou exigir interrupções em momentos inoportunos. Seja por e-mail ou mensagens de telefone, elas podem não esperar o tempo adequado para terem respostas ou se preocupar de forma irresponsável com coisas que aconteceram no passado.

Gerentes que pregam a pressa e urgência normalmente priorizam de maneira errada, definem prazos de entregas irreais ou sobrecarregam as pessoas de trabalho. Dessa forma, os funcionários deixam de ser proativos para serem reativos. E, constantemente, esse tipo de gerente ou líder passa a ter um tom insensível e arrogante em reuniões individuais. Esses são os tipos de gerentes que dificilmente entendem como melhorar o desempenho da equipe.

Entretanto, como foi pontuado por várias pessoas entrevistadas pelo Wall Street Journal, a urgência de tempo é normalmente causada por uma falta de conhecimento dos verdadeiros efeitos que ações baseadas em urgência causam. Afinal, a intenção de todos é ser o mais produtivo possível. Entretanto, ao invés disso, a urgência e agitação são comumente disseminadas como boas práticas. E o resultado de quem prega uma rotina extremamente agitada e urgente é simplesmente a inabilidade de tomar boas decisões e de produzir um bom trabalho.

Pessoas que possuem a doença da pressa, normalmente operam com uma visão limitada do processo ou de uma demanda e isso pode gerar atrasos nas entregas, pois o planejamento quase nunca é bem feito.

Por que o estresse está se disseminando?

Não existem razões biológicas ou culturais que justifiquem o porquê seres humanos são tão facilmente propensos a se estressar uns com os outros, principalmente quando se trata de urgência do tempo e ansiedade.

Um tipo de células cerebrais, recentemente descoberta, chamada de neurônios espelhos, ficaram conhecidas por entrar em ação quando a pessoa observa um comportamento semelhante ao que está fazendo no mesmo momento. Neurônios espelhos explicam, por exemplo, a sensação de sofrimento que sentimos ao ver um vídeo de outra pessoa sofrendo dor. Estudos de neuroimagem humanas mostraram um padrão cerebral semelhante quando sentimos dor e quando observamos outra pessoa sofrendo a mesma dor.

Essa é uma excelente forma de se mostrar empatia, entretanto, infelizmente, também significa que você pode experienciar um estresse espelhado. Outros estudos sugerem que até mesmo o cheiro de suor induzido pelo estresse desencadeia ansiedade em quem está observando.

Tudo isso é para dizer que é mais fácil do que você pensa desencadear o estresse e espalhá-lo sem sequer você perceber.

A biologia em conjunto com expressões sociais comuns sobre o nosso bem-estar como "abalado", "derrotado" ou "tentando manter nossas cabeças acima da água", diz a HBR, faz surgir uma cultura competitiva para estabelecer seu status como o mais ocupado dos seus pares. A saúde mental é um fardo quando operamos em uma realidade em que não podemos conversar de forma verdadeira com outros sobre o estresse, ou sentimos que não seremos felizes ou produtivos a não ser que tenhamos uma semana de 80h de trabalho.

A ironia em relação ao contágio da preocupação de estar sempre apressado é que isso não está vindo de uma pressão externa de falta de tempo e, sim, do hábito. E os hábitos podem ser alterados.

Até que as empresas estabeleçam regras que informem que a pressa constante e que o ritmo acelerado acima da média não são pré requisitos para ser considerado um bom funcionário ou ter um bom desempenho, a doença da pressa continuará se espalhando.

Dicas para definir um ritmo produtivo

Um profissional de inteligência emocional pode ser exatamente o que você precisa quando se trata de transformar a postura do seu time de reativa para proativa (a chave de como melhorar o desempenho de qualquer equipe).

Como falamos no post de 9 Dicas de Inteligência Emocional Para Gerenciar Equipes, existem 3 condições básicas que são necessárias para construir um excelente time: "confiança entre os membros da equipe, um senso de pertencimento ao grupo e um senso de que o grupo é eficaz".

Especificamente relacionado com a questão da ansiedade acelerada, a promoção de normas positivas do grupo pode incluir:

• Garantir que cada membro da equipe tenha em consideração todas as perspectivas diferentes ao estabelecer o ritmo do projeto ou tomar decisões sobre os horários a trabalhar.
• Estabelecer limites em torno dos hábitos de comunicação, tempo de trabalho e carga de trabalho, e confrontando membros que quebram esse conjunto de regras.
• Criar um momento mensal com a equipe para discutir o estresse no trabalho e ajustar as cargas de trabalho e prazos de entrega aceitáveis.
• Promover o entendimento de que sucesso está aliado a resultados e não a quantidade de trabalho que você faz.

De forma mais prática, faça a priorização e a cadência tanto do processo de planejamento mais amplo quanto do gerenciamento diário de tarefas. Cada decisão sobre o que adicionar a sua pilha de coisas a fazer deve estar ligada aos objetivos macros da empresa, bem como estar diretamente ligada a uma responsabilidade diária pela qual você é dono.

A adição de uma estrutura organizada à configuração do objetivo da equipe, como usar o método trimestral OKR (Objetivo e Resultados Principais) cria limites acordados em torno do que as pessoas podem se comprometer razoavelmente nesse período de tempo.

De projeto a projeto, definindo todas as tarefas necessárias de antemão e avaliando-as por tamanhos de blusas, por exemplo (P, M, G, GG), ou em quantidade de horas / dias necessários, estabelecerá um ritmo razoável e data de entrega que funciona para todos.

E mesmo solicitações que sejam urgentes (!) para outras pessoas, não são necessariamente urgentes para você. Tome cuidado, pois pode ser fácil ser levado pela loucura diária de só "apagar incêndios" e não de se precaver contra eles.. É aqui que a regra do cinco pode ser útil.

Um conceito trazido para o Trello pelo co-fundador Joel Spolsky, a regra do cinco pede a cada membro da equipe que limite seus relatórios de foco e status para:

• Duas tarefas que eles estejam trabalhando atualmente
• Duas tarefas que eles estejam planejando em trabalhar em seguida
• E uma tarefa que ele não irá trabalhar (mesmo que as pessoas esperem que ele trabalhe nisso)

Forçar o foco em apenas um alguns itens ajuda os gerentes a manter a perspectiva na direção geral dos esforços de sua equipe e permite aos funcionários criarem algo dentro dos seus próprios limites e também o espaço para realmente conseguirem alcançar algo.

Permitindo que a urgência do tempo se infiltre no pensamento coletivo da sua empresa é tão fácil como espalhar uma gripe. Todo mundo fica ocupado e há até um prazer em falar com colegas sobre estresse e ansiedade. Estar ciente de que "pressa preocupante" é, na maioria das vezes, um hábito (ao invés de uma crise de prazo real) pode percorrer um longo caminho para impedir a persistente ansiedade relacionada ao tempo de colocar a saúde da produtividade da sua equipe em risco.

Gostou desse artigo? Acha que com essas dicas você aprendeu a como melhorar o desempenho da sua equipe e o seu pessoal? Então, veja também: Por que a chave da produtividade está nos intervalos.