Como montar uma base de conhecimento com um quadro no Trello

“Sistema de gestão com base de conhecimento.”

Apesar de essa frase parecer uma mistura aleatória de jargões de negócios, cada equipe tem um (sim, mesmo que seja só uma conversa antiga de email). Então, eu lhe pergunto: você sabe como montar uma base de conhecimento? Em termos simples, uma base de conhecimento é uma conjunto de informações sobre um determinado assunto.

À medida que os times amadurecem, eles entendem melhor o que faz com que eles rodem bem, como novos processos, pesquisas pertinentes e regras sobre como fazer a equipe funcionar. Todo esse conhecimento útil precisa ser armazenado em algum lugar, e é essencial que as equipes organizem essas informações em um lugar acessível. Daí, outra pergunta: como fazer a gestão do conhecimento da sua equipe?

Os profissionais passam 20% da sua semana de trabalho à procura de informações internas ou caçando colegas que possam ajudar com tarefas específicas (em qual pasta no Google Drive estava, mesmo?!). A falta de clareza quanto às responsabilidades, a falta de gestão de documentos e a falta de organização de recursos causa grande frustração para qualquer equipe, especialmente se ela for grande. Se não há nenhuma estrutura para orientar como montar uma base de conhecimento, dados importantes passam a ser retidos por membros diferentes da equipe.

Então, quando sua equipe cresce, você se depara com uma encruzilhada e percebe que precisa mudar para que a jornada de trabalho não seja consumida pela busca eterna por documentos, apresentações e planilhas. (A propósito, você manja de como organizar arquivos e pastas?)

O quadro de Recursos do Trello para Equipes chegou para tranquilizar o caos organizacional e estabelecer a ordem na gestão da informação.

Mesmo que sua equipe não tenha um “sistema” formal, esse quadro do Trello é uma maneira super simples de colocar sua equipe no caminho certo. Você pode usá-lo como seu recurso principal para qualquer coisa que envolva seu time.

Finalmente vai existir uma fonte de verdades para os membros da equipe, tanto novos como antigos.

Pedir para seus colegas criarem uma base de conhecimento pode parecer uma tarefa assustadora, mais ou menos como pastorear gatos.

Agora, não me leve a mal — eu adoro um bom GIF de gato, mas era só para ilustrar como é aparentemente impossível conseguir que todos os envolvidos mudem seu estilo de gestão de documentos e de informações em geral, isto é, a forma natural como montam uma base de conhecimento.

Por mais que esse quadro não resolva todos os problemas do seu time (como descobrir quem continua comendo sua comida na geladeira), ele vai oferecer 3 maneiras fáceis para a sua equipe saber como montar uma base de conhecimento, organizando melhor seus projetos e metas em um lugar só para garantir melhores fluxos de trabalho e colegas de equipe mais felizes. Finalmente!

Mantenha o foco nas prioridades e recursos

As prioridades mudam, os projetos sofrem alterações, as pessoas voltam atrás — um ponto de dor enorme para os times é os membros muitas vezes sentirem que não há um processo de gerenciamento de projetos, ou simplesmente, uma lista de prioridades dos projetos.

Membros da equipe que são capazes de priorizar efetivamente relataram ser 48% mais engajados e 89% mais propensos de permanecer na empresa.

Estas 3 listas no seu quadro de Recursos do Trello para Equipes podem ajudar seu time a se organizar e se informar de forma fácil:

1. Agenda da equipe esta semana: Essa lista ajuda a detalhar as tarefas pendentes da equipe em uma checklist semanal. Além disso, se algum membro da equipe estiver viajando, a equipe toda fica ciente e pode se preparar para isso.

2. Projetos em andamento: Esta lista é útil para projetos que envolvem vários membros da equipe ou que se estendem por várias semanas. Você vai conseguir ver o panorama geral e fazer um link para outros arquivos relevantes ou quadros do Trello no seu workflow online.

3. A seguir: Metas não devem ser consideradas para um ciclo de planejamento de apenas 12 meses. É importante que sua equipe priorize iniciativas futuras toda semana para reduzir a incerteza na definição de metas.

Como equipe, vocês precisam não apenas priorizar seus projetos a cada semana, mas é importante manter a perspectiva geral em mente para garantir que estão todos concentrados em como estabelecer as metas da equipe. Divida seus projetos em incrementos semanais para realmente monitorar o progresso de cada membro da equipe, fazendo a gestão da informação de todos.

Monitore as perguntas frequentes em um lugar só

Preveja as perguntas comuns e tarefas frequentes que as pessoas podem ter sobre a equipe. Algumas dessas perguntas podem incluir ajuda com TI, política de férias, missões da equipe, etc. As possibilidades são infinitas e vão depender de você e sua equipe. Se souberem como montar uma base de conhecimento, vão poder aproveitar muito mais!

Recursos: Pense nessa lista como o destino de todos os novos itens pertinentes de informações colhidas pela equipe. Comunique para a equipe que essa deve ser a primeira parada para obter informações e que precisam acrescentar o que estiver faltando.

Perguntas: Você ou sua equipe se pegam repetindo a mesma pergunta várias vezes? Crie essa lista para ajudar a manter o controle das respostas importantes.

Deixe seu quadro de recursos com a cara da sua equipe

Cada equipe de trabalho é diferente, mas estudos mostram que as empresas mais rentáveis são as que têm funcionários mais engajados. Não existe melhor maneira de aumentar o engajamento do que falar sobre seus interesses que não têm relação com o trabalho. É difícil adivinhar o que você tem em comum com outra pessoa. Isso vai aproximar vocês e ajudar a promover mais confiança entre os membros da equipe. 

Quer mais uma dica de como montar uma base de conhecimento? Peça para todo membro da equipe criar um cartão mostrando seu papel dentro da equipe. No verso do cartão, fique à vontade para incluir todas as informações relacionadas ao trabalho, como preferências de canais de comunicação, mas também seus interesses, hobbies e atividades extras.

Não é apenas seus colegas que são especiais, sua equipe tem um conjunto único de metas que precisam ser realizadas. Com uma boa gestão da informação, você pode se certificar de que todos estão indo bem com projetos e metas claras e alcançáveis. (Precisa de uma ajudinha para saber como gerenciar uma equipe de trabalho?)

Quer saber como fazer a gestão do conhecimento de forma transparente? Crie um cartão que descreva sua estratégia de 12 meses e peça a opinião dos seus colegas de equipe. Acompanhar essas metas anuais ajuda seu time a não perder o foco, o que remete ao que falamos sobre manter as prioridades alinhadas!

Como montar uma base de conhecimento começando hoje 

Você leu as estatísticas, riu dos GIFs de gato e agora já sente que está na hora de colocar em prática tudo que aprendeu sobre como montar uma base de conhecimento para a sua equipe. Assim que seu time perceber como é fácil usar esses métodos e ferramentas de gestão do conhecimento, vai ficar fácil de montar essa base!

Seja algo negativo ou positivo, adoraríamos ouvir o que você acha. Escreva para atendimento@trello.com.

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