Eu tinha muitos arquivos espalhados pelo desktop do meu computador, tornando meus arquivos recentes fáceis de encontrar. Isso, foi o que pensei.
Enquanto lutava contra prazos apertados, eu percebi que encontrar um arquivo vital, entre a bagunça no meu desktop, era praticamente impossível. Afinal de contas, não era a ideia de organizar pastas e arquivos, o propósito de ter um desktop?
Em uma palavra: não. Minha abordagem sobre como organizar arquivos e pastas estava dificultando minha capacidade de trabalho.
Claro, aquilo tudo demorava apenas alguns minutos, e com o tempo, eu já havia memorizado onde se encontrava cada arquivo. Mas, um dia, eu fiquei sem espaço no desktop, e precisava de uma nova abordagem. Mas qual?
O case Desktop Zero
Da mesma maneira que a Caixa de Entrada Zero, o Desktop Zero traz um surpreendente senso de ordem. Recuperar a ordem do meu desktop me faz sentir mais organizado e no controle das coisas.
Aprender como organizar pastas de arquivos me ajuda a encontrar o que eu preciso, quando preciso, em tempo hábil.
Acontece que isso se trata de algo maior do que apenas encontrar arquivos. Estudos mostram que as pessoas com áreas de trabalho menos confusas são mais felizes e mais produtivas.
O Desktop Zero me ajudou em um trabalho futuro também, quando eu deveria fazer apresentações frequentes aos clientes. Com o logotipo da empresa no meu desktop, eu consegui manter o público-alvo concentrado no que eu estava apresentando (além de ter escondido o meu trabalho nos bastidores, claro).
Não que isso funcione para todos. Algumas pessoas gostam de deixar os arquivos sempre no mesmo lugar: sempre visíveis. O espírito do Desktop Zero é mais importante que esse sentimento de conquista, visualizando todo seu trabalho na tela do computador.
Como funciona
Por várias semanas, eu batalhei por meios de organizar arquivos e pastas. Então, eu percebi: “que diabos?”, e comecei do zero. E, embora a técnica especificamente pensada tenha me dado certo trabalho, para a minha surpresa, deu resultado. Veja como:
1- Crie uma pasta na sua área de trabalho chamada "Arquivos da área de trabalho".
2- Mova tudo da sua área de trabalho para a pasta "Arquivo de área de trabalho".
- Nos próximos cinco dias, você vai necessitar de um ou dois desses arquivos. Então, traga-os de volta para a área de trabalho.
- Após cinco dias, organize tudo o que restou na pasta "Arquivos de área de trabalho" para onde você achar melhor.
Repita sempre que o seu desktop começar a parecer muito confuso.
Estratégias sobre como organizar arquivos e pastas
Então, o que fazer com os arquivos que ficam na pasta "Arquivos da Área de Trabalho"? Se eles não forem suficientemente importantes para o uso semanal, arquive-os. Mas onde?
Organize por cliente
Se você trabalha para uma empresa com clientes (externos ou internos), então uma estratégia para organizar seu trabalho é óbvia: criar uma pasta por cliente.
Dentro delas, crie pastas por projeto. E - aqui está o segredo - dentro de cada pasta de projeto, eu sugiro criar uma pasta de versão.
Algo mágico acontece. Projetos são atualizados, mudanças ocorrem e novas ideias são esboçadas. Por isso, convém manter versões antigas para sempre saber como avançar em um projeto específico.
- Cliente -> Projeto -> Versão -> (Arquivos).
Organize por tipo
Se sua conta de usuário veio com pastas para filmes, fotos, documentos e similares, sugiro tirar proveito deles. Precisa de um gráfico? Precisa de um vídeo? Você saberá onde procurar.
- Imagens -> Espaço e astronomia -> (arquivos).
- Documentos -> Banco -> (arquivos).
- Filmes -> Novidades -> (arquivos).
Organize por data
Se você não tem tempo para outra abordagem, arquive seus documentos com base na data.
Para fazer isso, use a abordagem do Desktop Zero - mas crie uma nova pasta "Arquivo de área de trabalho" com uma data, como "Arquivo 2016-01-01" e "Arquivo 2016-01-07" etc.
Claramente menos útil, mas é mais rápido do que ter tempo para pensar em cada arquivo em seu legítimo lugar, no vasto universo de sistema de arquivos que você criou.
Organize por tópico
Muitos de nós temos vários papéis em um único trabalho: escritor, codificador, apresentador, designer, gerente e mentor – para citar apenas alguns.
Como você deve imaginar, é interessante criar uma pasta para cada um, subdividida em projetos com datas. Por exemplo:
- Tutoriais -> Desktop Zero, Jan 2016 -> (arquivos).
- Vídeos -> App onboarding, fev 2016 -> (arquivos).
- Email -> Newsletter, Março 2016 -> (arquivos).
Organize por meta
Quais são suas metas? O que significa esse volume de arquivos guardado?
Lembre-se que a organização dos seus arquivos diz respeito também aos seus maiores objetivos, primeiramente. Vale, assim, organizar suas pastas e arquivos de acordo com suas metas:
- Vendas Internas -> Conversões -> Brochura, Maio de 2016.
- Suporte de TI -> Análise -> Painel de controle, junho de 2016.
- Comunicação melhorada -> Conjunto de nível C -> Apresentação trimestral, Julho de 2016.
- Sanidade -> Férias -> Tahoe, Aug 2016.
Use um software para ajudar
Deixe que as máquinas lidem com o grosso do trabalho. É para isso que elas servem – quando configuradas corretamente, é claro.
Hazel
O Hazel, da Noodlesoft, é uma excelente ferramenta para manter seu desktop arrumado.
Por exemplo, qualquer arquivo "adicionado hoje" é movido para uma pasta chamada DT2. Use essa pasta para classificar arquivos por tipo e data. Organize periodicamente os arquivos do DT2 conforme descrito acima.
Tags
Pastas inteligentes e tags são características subestimadas do MacOS. Elas funcionam como uma funcionalidade de "pesquisa salva" e você pode definir os filtros para os nomes de arquivos desejados. Você pode até configurá-los para pesquisar tipos e aplicativos de arquivos.
Pegando emprestado a ideia de um quadro da Trello, que tal criar tags para "Ativo", "Pendente" e "Arquivado", para a maioria dos arquivos do projeto?
Por exemplo, uma pesquisa rápida em todo o sistema para arquivos "Ativos" mostra tudo o que você possui com essa tag.
Seguindo em frente
Faz anos que eu reconheci pela primeira vez a necessidade de eliminar – ou pelo menos gerenciar – meus problemas com a área de trabalho. Não foi tão doloroso quanto temia, e eu não sofri com a nova organização para encontrar meus arquivos.
Essa abordagem sobre como organizar arquivos e pastas pode não funcionar para todos, mas sugiro explorar suas próprias soluções.
Você pode se surpreender com um aumento de produtividade – ou com a dose extra de sanidade recuperada, e que você nem sabia que tinha perdido.
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