Como organizar o seu dia de trabalho? Gestor VS Realizador

como organizar o dia

Levanta a mão quem acha que passa mais tempo em reuniões falando sobre trabalho do que trabalhando de fato:

Todos nós temos um estilo de trabalho.

Porém, na maioria dos dias de trabalho, nosso estilo pode ser classificado em duas categorias distintas: realizador e gestor.

Essas duas formas de trabalhar dizem muito sobre como organizamos o dia, de que tipo de ambiente de trabalho precisamos e, principalmente, como estruturamos nossas reuniões.

Qual a diferença entre realizadores e gestores?

O conceito de realizadores e gestores foi popularizado pelo cientista da computação Paul Graham (texto em inglês), que achou adequado distinguir a estrutura necessária para pessoas que estão em posições de gerência em contraste com as pessoas que são, principalmente, colaboradores individuais:

  • A agenda de um realizador tem bastante tempo ininterrupto para criar e se envolver profundamente no trabalho, o que chamamos de “deep work”. Profissões comuns de realizadores incluem programadores, escritores e designers, por exemplo. Realizadores se sentem frustrados quando sua agenda de tarefas diárias fica cheia de reuniões, apresentações e videoconferências, porque essas reuniões são sempre alheias aos resultados que eles precisam entregar como parte de seu trabalho.
  • A agenda do gestor, no entanto, envolve muita comunicação e coordenação entre pessoas: organizar as prioridades do trabalho com outros gerentes e colaboradores, entender as limitações de orçamento e garantir que os cronogramas e o volume de trabalho estejam adequados. Os gestores aceitam as reuniões porque é a função deles bolar a estratégia e sintetizar as informações e as decisões para os realizadores da equipe.

Com tantas diferenças em um dia normal de trabalho, é fácil para realizadores e gestores baterem cabeça quando o assunto é reunião e comunicação.

O significado das reuniões

É importante que os gestores saibam qual é o estilo de trabalho dos realizadores em suas equipes.

É comum os gestores, que estão acostumados a ter uma reunião atrás da outra, lotarem a agenda de seus funcionários diretos com reuniões de planejamento, de alinhamento e de estratégia seguidamente.

Antes de se darem conta, os realizadores são envolvidos em reuniões diárias que interrompem seu fluxo e os distraem dos tão necessários períodos ininterruptos de trabalho.

Por outro lado, os gestores precisam de acompanhamento, sugestões e feedback sobre o trabalho sendo feito para saberem como organizar o dia de trabalho direito.

Sem adotar uma atitude pró-ativa através das reuniões para conseguir essas informações, corre-se o risco da comunicação na equipe falhar.

Para dar uma visão geral de uma agenda problemática, vamos detalhar como pequenas reuniões constantes podem levar a uma semana sem nenhum trabalho profundo sendo realizado:

Segunda-feira

  • 10h: Vamos supor que um realizador tenha uma reunião rápida com seu gestor e sua equipe na segunda-feira de manhã, e todos falam sobre como organizar as tarefas no trabalho para a semana. Parece razoável.
  • 13h: Mais tarde, o realizador tem outra reunião para falar sobre o planejamento trimestral de longo prazo, na qual recebe tarefas pontuais que precisa fazer para que a gerência planeje o próximo trimestre.
  • 14h30 - 15h30: Esse tempo é gasto realizando as tarefas pontuais mencionadas acima.
  • 16h: Reunião individual rápida entre realizador e gestor.

Terça-feira

Na terça-feira, o realizador está ansioso para trabalhar naquilo que se comprometeu a fazer na reunião rápida da segunda-feira de manhã.

  • 10h30 - 11h30: Espere aí — de repente você se dá conta que tem uma reunião de 1 hora com outro colega que quer discutir sobre os processos atuais da equipe.
  • 13h: Aí ele percebe que tem uma reunião à tarde para começar uma campanha. É válido mencionar que o realizador não é uma parte interessada crucial na realização da campanha; só está lá porque faz parte da equipe e sua opinião tem valor.
  • 15h05: Depois disso, o gestor do realizador manda uma mensagem com algumas perguntas esclarecedoras sobre o planejamento trimestral que fizeram na segunda-feira, o que resulta em uma reunião curta para resolver esses pontos e organizar o trabalho.
  • 16h: Reunião mensal com todos os funcionários da empresa para encerrar o dia.

Quarta-feira

  • 10h: Está na hora de outra reunião rápida da equipe, e o realizador percebe que não fez absolutamente nada da checklist de segunda-feira. Eita.

Está percebendo o padrão?

Dispostos a contribuir no planejamento da equipe, mas sem o controle de sua agenda, os realizadores correm o risco de ficarem presos a um cronograma de gestor com uma agenda de tarefas diárias de realizador.

O que fazer

como organizar as tarefas no trabalho

Não se desespere: o ciclo vicioso não precisa continuar.

Há algumas melhores práticas de como organizar o dia de trabalho que gestores e realizadores podem usar para combater a fadiga de reuniões e a falta de produtividade.

Conselho para gestores

Aqui vai uma dica de organização no trabalho: como gestor, imagine-se como o guardião do tempo da sua equipe.

Para os realizadores da sua equipe, você é o protetor dos valiosos períodos de tempo ininterrupto de que eles precisam para abaixar a cabeça e terminar suas tarefas.

Supondo que está caindo uma chuva de lixo, você é o guarda-chuva que protege seus realizadores da sujeira pingando para tudo que é lado. ☂️

Isso quer dizer que, se houver reuniões em que você pode falar por eles, você deve ir no lugar deles.

Você também deve pensar com carinho na quantidade de reuniões rápidas que você tem com a equipe por semana e garantir que a ata seja objetiva e relevante.

Isso ajuda a garantir que seu tempo seja usado com mais eficiência também.

Aqui estão algumas melhores práticas para ajudar gestores a dominarem a organização do tempo e a ficarem atentos ao tempo dos realizadores:

  • Acompanhamento da equipe: Faça uma reunião semanal com a equipe toda. Essa reunião deve ser geral e relevante para todos.
  • Acompanhamento (“Check-in”) individual: Tenha uma reunião individual de acompanhamento com cada realizador da equipe. Use esse tempo para entender como eles vão organizar as tarefas no trabalho da semana e descubra se há algum obstáculo. Por exemplo, se eles disserem que estão recebendo compromissos de reuniões aleatórias de outras equipes, veja a possibilidade de ir nessas reuniões no lugar do realizador. Você pode até incentivar o realizador a recusar algumas delas.
  • Agrupe: Tente organizar as tarefas no trabalho para que ambas reuniões sejam agendadas no mesmo dia, dando ao realizador mais dias exclusivos de “deep work” para mergulhar profundamente no trabalho sem reunião alguma. Além disso, em vez de agendar reuniões específicas para diferentes itens da ata, inclua esses debates nas reuniões rápidas (leia abaixo a seção "estrutura").
  • Permita que haja autonomia: Ao exigir a presença do realizador em apenas duas reuniões semanais, uma individual e outra em equipe, você dá a ele mais tempo para decidir como organizar o dia, analisando se aceita ou não alguns dos convites para reuniões não planejadas que está recebendo.
  • Estrutura: Estabelecer uma estrutura e uma ata para cada reunião é essencial para organizar o tempo no trabalho com eficiência. Abrir a estrutura e a ata para sugestões da equipe faz com que o tempo de reunião seja mais relevante e produtivo. Providencie um local em que os participantes da reunião possam acessar a ata a qualquer momento e adicionar itens para tornar o processo democrático — além do mais, assim ninguém esquece o que ia falar!

Uma ótima maneira de organizar as atas e torná-las acessíveis à equipe é com um quadro do Trello para reuniões.

Conselho para realizadores

Para realizadores, é importante assumir uma postura ativa na organização do tempo.

Ninguém melhor que você mesmo para comunicar ao seu gerente o seu jeito de trabalhar.

Aqui estão algumas dicas de como se organizar no trabalho com foco:

  • Seja proativo: Reserve dias inteiros para ser apenas “realizador”. Marque esses períodos com clareza visível no seu calendário para qualquer pessoa que queira marcar uma reunião com você. Se alguém propuser uma reunião no seu dia de realizador, tenha confiança para recusar e solicitar outro horário em um dia diferente. Assuma o controle da sua agenda.
  • Adote um mindset de gestor: É importante lembrar que realizadores e gestores também têm coisas em comum. Às vezes, sua lista de tarefas vai exigir que você assuma uma agenda de gestor! Como organizar o dia nesse caso? Tente remanejar essas responsabilidades de gestor para só um dia da semana. Saber com antecedência que pelo menos um dia não será exclusivo para realizar tarefas pode ajudar você a se organizar melhor.
  • Aceite as reuniões (quando necessário): Conversas longas no chat ou do lado da mesa também sugam nosso tempo. Elimine as distrações não planejadas tendo engajamento total e vestindo a camisa de gestor nas reuniões de que você participa. Faça anotações e perguntas detalhadas que você planeja mencionar nas reuniões de acompanhamento.
  • Organize “horários de atendimento”. Reserve períodos específicos na sua agenda em que sua equipe sabe que pode chamar você para conversar ou marcar uma reunião aberta para fazer perguntas ou pedidos, em vez de levantar esses assuntos no chat ou em conversas informais.

Quer você seja um realizador ou um gestor, uma coisa é verdade: seu tempo é importante.

Você tem expectativas e prazos a cumprir, e é importante que você saiba como organizar o seu dia para fazer tudo que foi combinado.

Ter empatia e entender as demandas do dia de trabalho de seus colegas de equipe são os primeiros passos em direção a uma abordagem alegre, saudável e determinada sobre produtividade e satisfação no trabalho.

Seja algo negativo ou positivo, adoraríamos ouvir o que você acha. Escreva para atendimento@trello.com.

Leia mais: Realizador X Gestor: Como Organizar o Tempo Para Seu Estilo