Realizador X Gestor: como organizar o tempo para seu estilo

Você é um Gestor ou um Realizador? Ou os dois? Talvez isso dependa do dia da semana ou mesmo do seu humor, mas saber que personagem você está incorporando, pode ajudar em sua habilidade de como organizar o tempo para fazer tudo o que tem que ser feito naquele dia.

Qual é a grande sacada? Olha, sendo capaz de identificar seu papel, mesmo que seja temporário, vai permitir a você saber como organizar o tempo para atingir a máxima produtividade nesse dia.

Um jeito simples de pensar em seu papel é: Realizador X Gestor. Realizadores são colaboradores individuais com uma gama específica de habilidades: designers, desenvolvedores, redatores, etc. Gestores coordenam projetos, gerenciam equipes, desenvolvem seus subordinados e se asseguram que suas equipes estão avançando.

Cada uma dessas diferentes designações requer um tipo diferente de agenda.

Otimizar uma agenda errada para seu dia pode significar um dia totalmente irritante e cheio de reuniões intermináveis quando você precisava, na verdade, estar com a mão na massa. Ou, pelo contrário: passar o dia trabalhando sozinho quando você precisava estar em contato com os demais integrantes da sua equipe.

Vamos ver como organizar o tempo ao analisar a diferença entre cada um desses tipos de jornada: Realizador X Gestor.

A jornada do realizador

A agenda do Realizador está comprometida com longos períodos de tempo sem interrupções. Repetindo:

• Longos: você deve saber como organizar o tempo para descobrir quanto tempo você demora para entrar na “zona de alta produtividade”. Pesquisas mostram que leva uns 30 minutos para os Realizadores engressarem naquele agradável fluxo de trabalho em que as coisas realmente começam a acontecer.
• Períodos de tempo: Você pode precisar de mais de um por dia. Isto é: interromper um período, descansar um pouco e começar outro. Para algumas pessoas o segredo é alguma coisa como a Técnica de Pomodoro, que ensina como organizar o tempo em vários curtos períodos dedicados a certas tarefas específicas.
• Sem interrupção: Esse é outro segredo. Nada de Slack. Verdade: esqueça o Slack por um tempo! Nada de notificações no celular. Nada além do prazer de saborear uma xícara de café e ter uma tela de computador vazia em sua frente.

Quando você tem um monte de reuniões no mesmo dia, reuniões de acompanhamento, reuniões de alinhamento de equipe ou qualquer outro tipo de reunião, a verdade é que você não vai conseguir fazer o que precisa. Mesmo uma única reunião que interrompa suas tarefas diárias pode ser um desastre, já que vão levar outros 30 minutos para entrar no ritmo novamente.

A jornada do gestor

A agenda do Gestor está comprometida com reuniões. Seja se preparando para reuniões, agendando reuniões, adiando reuniões, tendo reuniões ou brifando reuniões... caramba!

Mesmo que sejam reuniões pessoais com uma pessoa, ou uma reunião de alinhamento de equipe, o trabalho de Gestor é – bem... – gerenciar. Isso significa saber o que está acontecendo com sua equipe, com a empresa como um todo, e remover barreiras que estejam atrapalhando os membros da equipe, para ter certeza de estar indo em direção aos objetivos da organização.

Dê uma perspectiva da sua agenda, isso significa muitas conversas cara a cara (não importa se pessoalmente ou virtuais) e um monte de reuniões (esperamos que curtas...) e bem administradas.

A jornada híbrida

Em alguns momentos o seu trabalho é ser um Realizador e em outros é ser um Gestor. Entender como organizar o tempo em função do papel que está desempenhando é fundamental para deixar claro para sua equipe o que esperar de você naquele dia.

Como a maioria das coisas relacionadas ao trabalho em equipe, comunicação é o segredo. De fato, você deve anunciar sua agenda para todo mundo (principalmente se você está trabalhando remotamente) para se ajustar a um bem sucedido dia de trabalho. Lembre-se: é você quem comanda a sua própria produtividade!

Destruidores de agenda

Assim que você identifica o seu papel e já sabe como organizar o tempo para tudo dar certo, o próximo passo é agendar seus compromissos. É nessa hora que a maioria das pessoas se autossabota porque não planejou com antecedência.

Se você está no modo realizador:

• Bloqueie sua agenda para longos períodos de trabalho ininterrupto.
• Deixe sua equipe saber que você não estará no Slack durante alguns espaços de tempo.
• Remova outras distrações como avisos no celular.

Se você está em uma empresa onde as pessoas agendam reuniões compartilhando agendas, será muito importante anotar coisas como “Sem reuniões, por favor”, em certos intervalos de tempo, diretamente na agenda.

Na minha equipe estabelecemos que terças e quintas são dias de Realizador. Tentamos não agendar reuniões nesses dias, principalmente com pessoas cujas funções primárias são de realizador. Às vezes, no entanto, essa regra é quebrada se existe alguma necessidade imediata de se reunir.

Todos estão avisados que as coisas podem mudar rapidamente, mas eles também sabem que se uma reunião não é “urgente” ela pode esperar.

Se você está em modo de Gestor:

• Visualize o melhor ritmo para suas reuniões. Alguns gestores gostam de ter todas as reuniões individuais com subordinados diretos no mesmo dia da semana. Para outros, são reuniões demais. Outros deixam as tardes abertas para reuniões.
• Anuncie sua agenda para sua equipe. Alguns gestores permitem que os colaboradores aproveitem os espaços vazios em uma agenda compartilhada. Outros podem simplesmente mencionar no Slack “Pessoal, vou passar umas horas aqui na minha sala hoje à tarde, se alguém quiser conversar.” etc. Independente da agenda que você decidir, tenha certeza que as pessoas que podem querer falar com você sabem disso.
• Fique atento. É importante saber se outros na sua equipe estão seguindo uma agenda diferente, principalmente os Realizadores. Se você fica “cutucando” no Slack quando eles estão no modo Realizador, eles podem se sentir obrigados a responder imediatamente seu chefe e perder o ritmo de trabalho. Tente usar ferramentas que não precisam de resposta imediata, como o Trello, para fazer perguntas que não são urgentes.

Realizador X Gestor: use as ferramentas

Todos parecem ter fortes sentimentos sobre aplicativos de agenda, mas não usar as ferramentas adequadamente pode ser uma gigantesca perda de tempo tanto para realizadores quanto para Gestores. Aqui estão algumas dicas que eu achei muito úteis para racionalizar o uso da minha agenda:

• Centralize tudo em um mesmo app de calendário. Sincronizar entre diversas soluções tende a ser um problema, portanto escolha a sua agenda preferida (como o Fantastical, Google Calendar, entre outros) e use-o religiosamente.Permita que sua equipe agende reuniões em seu calendário. Ficar reagendando reuniões para frente e para trás é a maior perda de tempo, então por que não compartilhar sua agenda e permitir que membros da equipe agendem horários com você quando é conveniente para eles? Se eu estou tentando agendar uma reunião com vários membros da equipe, eu simplesmente dou uma olhada em seus calendários no Google Calendar e encontro um espaço vazio sem amolar ninguém.
• Como dito antes, comunique-se pela sua agenda. Se você está em um dia de Realizador, marque claramente em sua agenda com “Sem Reuniões” ou “Aberto para Reuniões”, etc. Desse modo, se todos estão agendando reuniões, eles não vão querer marcar em uma hora em que você gostaria de estar focado no trabalho.
• Use o app Calendly para reuniões externas. Como gestor, é bem provável que você receba diversas solicitações de reuniões fora. Para as que você escolher ir, uma ferramenta de agendamento como o Calendly pode reduzir absurdamente o complexo processo de determinar um horário para conversar. Essas ferramentas permitem que as pessoas escolham horários que são os melhores para elas e então agendar sem atrapalhar você. É um sonho de automação que economiza muito tempo e otimiza a conveniência para ambas as partes.

Tudo isso pode parecer um exagero, mas utilizando um bom processo de agendamento e diferenciando a agenda do Realizador da agenda do Gestor vai mudar sua vida e aumentar sua produtividade. E quem não quer um tempo extra?