Se você ocupa um cargo de gerência, é provável que "não tenho tempo" seja o seu sobrenome. Sempre há muito o que fazer e pouco tempo disponível.
No gerenciamento do time pular de reunião em reunião, tomar decisões estratégicas, definir prioridades e planejar projetos são algumas de suas prioridades.
É fácil se distrair, mas você não pode correr o risco de se perder. Afinal, você se comprometeu em realizar grandes objetivos e precisa manter as pessoas certas atualizadas sobre os projetos e reportar os resultados aos sócios, parceiros e outras partes interessadas. Ser gerente também significa estar na função de líder de equipe. Você tem que estimular a motivação e a produtividade, liderar transformações e ser exemplo.
Com todo esse malabarismo, gerenciar uma equipe pode parecer que você está andando em círculos!
Nesse contexto, uma das principais dicas de gestão de equipe de trabalho é criar uma cultura organizacional transparente, empolgante, divertida e que tenha a inovação como premissa. Em outras palavras, se quer aprender como ser um líder de equipe de trabalho, permita que sua equipe faça aquilo que ela faz de melhor sem distrações, impedimentos ou confusão.
Vamos explorar formas efetivas e criativas de como ser um líder de equipe de trabalho usando o Trello como ferramenta para inspirar um dia de trabalho mais produtivo e positivo. Vamos lá?
1. Acabe com as bolhas
É essencial evitar falhas de comunicação e bolhas de informação para gerar impacto positivo nos seus projetos. Ser capaz de ter uma visão clara sobre os objetivos, prioridades e processos com outros departamentos realmente vai tornar a operação muito mais eficiente.
O Trello pode fornecer uma visão geral sobre o que está acontecendo dentro da sua organização e em diversas equipes.
Ao ter líderes de equipe que acompanham de perto os objetivos e compartilham atualizações nos cartões, você garante visibilidade e transparência para todas as partes envolvidas.
Qualquer pessoa pode ver o que todo mundo está fazendo e o que ainda precisa ser feito ao acessar o quadro e os cartões da equipe. Esse nível de transparência é difícil de alcançar quando as decisões estão em emails privados e as informações chave estão em arquivos offline no seu computador.
Nessa linha, aqui estão 5 exemplos de quadros do Trello que podem ajudar a otimizar a transparência no trabalho em equipe e minimizar bolhas de informação:
Metas e Objetivos
Este quadro está configurado para definir e acompanhar os objetivos do seu time. Ao mesmo tempo em que torna o processo colaborativo, fácil de atualizar e personalizado, você também compartilha a responsabilidade com o time.
É uma solução simples que você pode usar para manter executivos e sócios satisfeitos no processo de estabelecer e acompanhar metas e objetivos.
Visão geral da empresa
Com esse quadro de visão geral, você pode criar um outro nível de transparência organizacional. Essa é uma ótima forma de ver o progresso geral dos projetos e as prioridades da equipe.
Roadmap de produto
Compartilhar o seu roadmap de produto com seus stakeholders pode ajudar a priorizar os pedidos de implementação de funcionalidades e criar um processo transparente de desenvolvimento.
2. Melhorar a qualidade do seu trabalho (enquanto ganha agilidade!)
Economizar tempo e energia (em termos gerenciais, "refinar e otimizar processos e fluxos de trabalho"), sempre foi a principal obsessão dos líderes e donos de negócios.
Se você trabalha na indústria de software, a metodologia ágil de desenvolvimento é o padrão da atualidade, que agora está se expandindo para equipes como marketing, design e outras que querem reduzir processos e aumentar a agilidade no trabalho.
Quer você queira gerar mais valor nas sprints e lançamentos ou tocar de forma ágil uma ideia para melhorar alguma área da sua empresa, como o atendimento ou suporte, o Trello, com a sua natureza flexível, é a ferramenta adequada.
Os erros de comunicação de prioridades e pedidos de última hora nunca deveriam arruinar seu planejamento. Com esses fluxos de trabalho, você deve ser capaz de manter o seu time ativo nas tarefas, respeitando os prazos e trabalhando de maneira coordenada com qualquer membro de outro time — mesmo que de forma assíncrona.
Lançamento de Produtos
Como um único quadro, seu time pode coordenar o lançamento de marcas e produtos entre equipes de forma integrada. Assim, fica mais ser um líder de trabalho de equipe efetivo e lidar com toda a comunicação, colaboração, arquivos e mídia sem ter que pular toda hora de um app para outro.
Gerenciamento de pedidos
É fácil perder requisições de clientes por e-mail ou chat. Então, arrume um sistema para o gerenciamento de tickets sem e-mails e conversas que nunca acabam.
Isso vai permitir que você reduza o tempo perdido e a confusão ao estabelecer regras e prazos claros para todos os pedidos que chegam.
Colaboração entre equipes e departamentos
Uma boa comunicação entre equipes é um dos principais desafios de como ser um líder de equipe de trabalho. Um exemplo típico disso poderia ser coordenar a revisão de contratos com os departamentos jurídico e de TI sem e-mails.
Manter o departamento jurídico a par do fluxo de contratos que chegam e acompanhar o status da revisão de contratos é possível com o Trello.
Brainstorming
Estamos sempre em busca de uma melhor forma de ter novas ideias. Para isso você pode usar um quadro para compartilhar ideias com a sua equipe. Ao facilitar a identificação de iniciativas ou problemas gerais que você deseja resolver, é possível agir sobre eles e envolver todo mundo com esse quadro do Trello.
✨Dica de ouro: Crie um template facilmente a partir da cópia de outro quadro. Por exemplo, se sua empresa participou de uma feira no ano passado e vai de novo esse ano, você pode fazer uma cópia do quadro e customizá-lo para se adequar às necessidades da edição deste ano.
3. Criar equipes de alta performance
Quando profissionais têm dificuldades para trabalhar bem em conjunto, problemas como má organização, perda de prazos e conflitos no local de trabalho passam a surgir. Mas, quando há empatia no ambiente de trabalho, maiores são as chances das equipes serem produtivas e de levarem a empresa para frente.
A empatia não apenas nos faz conviver em paz, mas também promove uma vantagem competitiva nos negócios. A habilidade de ver o mundo desde a perspectiva das outras pessoas é um superpoder.
Em um mundo cada vez mais polarizado, no qual estamos cada vez mais isolados e divididos, líderes que trazem empatia ao seu processo de tomada de decisão têm mais chances de criar pontes em vez de barreiras. O desenvolvimento de boas relações de trabalho é essencial para o desempenho da equipe e aqui vão algumas dicas de gestão de equipe de trabalho:
Reuniões one on one
A importância de ter one on ones regulares com cada pessoa do time é essencial para que cada profissional sinta que tem abertura para discutir qualquer assunto. Quer seja uma reflexão sobre a carga de trabalho, objetivos de carreira, ou apenas uma compreensão sobre suas prioridades, tudo isso pode ser tratado por meio de um quadro privado do Trello entre você e aquela pessoa.
✨ Dica de ouro: Anote os objetivos de crescimento em uma lista do Trello para facilitar o acompanhamento da performance de cada um.
Integração da equipe
Quando tiver uma nova pessoa na equipe ou participando de um projeto, você pode oferecer um quadro com todas as informações necessárias para ela se integrar à equipe e assim poupar tempo.
Você pode criar processos replicáveis para a integração de pessoas na empresa com um template de quadro do Trello facilmente copiável para cada novo membro. É uma ótima forma de compartilhar a história, cultura e políticas da empresa, bem como apresentar todas as pessoas da equipe.
Fortalecimento de equipe
Conhecer os interesses, hobbies e preferências de outros membros da equipe pode ajudar a criar uma forte cultura organizacional. Use o Trello para criar um quadro de eventos sociais onde você pode criar atividades incríveis para todo mundo.
Promova a participação e avalie o interesse adicionando membros da equipe a cartões de eventos específicos. Incentive as pessoas a inserirem imagens dos eventos nos cartões, que podem ser compartilhados nas redes sociais da empresa.
4. Conduza reuniões melhores
Levante a mão quem já passou mais tempo fazendo reuniões e se comunicando com outras pessoas do que trabalhando de fato.
Isso porque faz parte da função do líder de equipe coordenar e comunicar informações e decisões para os executores da equipe.
O Trello pode lhe ajudar em como ser um líder de equipe de trabalho que promove reuniões eficientes. Você pode facilmente criar uma estrutura que se adeque à sua pauta, podendo incluir rituais, atualizações da equipe, agradecimento a membros ou quaisquer pontos variáveis de discussão e apresentação.
Adiantar-se na criação de um planejamento da reunião pode estimular a participação. Incentive outros membros da equipe a adicionar cartões com assuntos que gostariam de discutir ou apresentar. Reúna as dúvidas sobre os pontos de pauta com antecedência e separe arquivos e comentários para leitura aprofundada.
5. Automatize os fluxos de trabalho
Já está identificando o padrão aqui? Queremos poupar tempo e energia. À medida que os processos da sua equipe se repetem, os seus fluxos de trabalho podem começar a ficar mais complexos. O Trello se adapta ao longo do caminho e vai ficando mais inteligente de modo a lhe ajudar em como ser um líder de equipe de trabalho mais eficiente.
O Trello permite a automação de tarefas chatas e tediosas para que sua equipe possa eliminar o trabalho repetitivo. Ao mesmo tempo, você tem a tranquilidade de saber que as mesmas ações estão sendo executadas da mesma forma.
Com o Butler, o mecanismo de automação próprio do Trello, você pode criar regras que respondem automaticamente a mudanças no quadro. Ele funciona com "linguagem natural", o que significa que você não precisa ter experiência prévia para programá-lo.
Assim como o Trello, o Butler é extremamente flexível. Aqui estão algumas dicas de gestão de equipe de trabalho a partir da automação:
- Crie cartões recorrentes com membros, datas e checklists para lembrar de fazer relatórios semanais ou mensais para os stakeholders.
- Permita que o Butler mostre seus cartões atrasados para que você não perca nenhum prazo.
- Gere um relatório por e-mail com todos os seus cartões movidos para Concluído a cada semana para ter uma visão clara de tudo que foi finalizado.
- Programe regras que permitam que você — e mais ninguém — aprove algo.
6. Gerenciar equipes remotas e distribuídas
Com a cultura do trabalho remoto explodindo pelo mundo, gerentes precisam tanto de habilidades pessoais, quanto conhecimento técnico para trabalhar com pessoas do mundo inteiro. É uma prática comum trabalhar de maneira assíncrona com diferentes fusos horário e usar ferramentas colaborativas como Google Docs, Slack, Dropbox e Jira.
Essas ferramentas são essenciais para a criação de um "escritório digital" que funciona de maneira produtiva em qualquer lugar, a qualquer momento. E com mais de 130 integrações no diretório de Power-Ups, o Trello pode ser a "central" onde toda a equipe é conectada e coordenada, independente de onde ela esteja trabalhando. Veja esses exemplos:
Slack
O Power-Up do Slack para o Trello simplifica a comunicação e colaboração ao conectar os apps de modo que nenhuma ideia ou tarefa importante se perca. Conecte os cartões ao Slack para incluir as atualizações ao canal da sua equipe e facilitar a leitura.
Google Drive
O Power-Up do Google Drive traz os seus arquivos e pastas para dentro dos cartões. Procure pelo Google Drive diretamente pelo Trello e arquive quaisquer arquivos ou pastas relevantes. Tenha uma visualização prévia em tempo real e clique novamente no Google Drive. Isso permite que você transforme o seu quadro do trello em uma apresentação de Google Slides com apenas um clique.
JIRA
Conectar diferentes equipes da sua organização que estão trabalhando com ferramentas complementares pode ser crucial para os seus projetos. O Power-Up do Jira permite que você inclua tarefas em um cartão do Trello ou crie tarefas a partir de lá. Uma vez conectado, ele agiliza os processos entre os 2 aplicativos.
Como ser um líder de equipe de trabalho com o Trello
Gerentes e líderes exemplares trazem hábitos e processos produtivos à equipe, ao mesmo tempo que permitem a flexibilidade e a auto organização. Priorizar tarefas, manter o foco, gerenciar melhor a equipe e comunicar de maneira eficiente com vários membros e stakeholders não deveria ser um trabalho árduo e frustrante.
Empresas por todo o mundo veem o Trello como uma das principais ferramentas de produtividade para um melhor trabalho em equipe e para gerenciar projetos complexos diariamente.
Para mais dicas de gestão de equipe de trabalho com o Trello, baixe o Kit de Ferramentas Trello.
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