Aprenda como ser mais organizado na vida com regras simples

Um estudo concluiu que consumimos, em média, 34 gigas de informações todos os dias, o suficiente para lotar um notebook em uma semana. Só o Facebook, por exemplo, gera 500 terabytes de dados por dia. Em meio a todo esse peso, saber como ser mais organizado é fundamental.

Mas como ser mais organizado precisando lidar com celulares, computadores, Kindle, televisão, rádio e outros dispositivos? E ainda utilizar essas informações para tomar decisões durante o dia? O segredo pode estar na simplicidade.

O fato é que nós vemos tudo acontecendo, mas nossa memória não é capaz de armazenar e processar tudo. Ela se resume a duas modalidades: memória de curto prazo, que guarda cerca de sete itens, como nomes ou telefones, e a de longo prazo, que seleciona aquilo que é importante.

Para que as informações com as quais convivemos no dia a dia sirvam para algo, precisamos transformá-las em memórias de longo prazo. É com ela que devemos nos preocupar - afinal, hoje existem dispositivos que fazem o trabalho da memória de curto prazo.

A seguir, confira algumas dicas retiradas do livro Regras Simples, escrito por Kathleen M. Eisenhardt e Donald Sull, que ensina como ser mais organizado utilizando a simplicidade para tirar melhor proveito da nossa memória. Recomendamos que você salve esse texto para não esquecê-lo!

Reduza o número de regras

Como você viu acima, não temos uma memória infinita. Existe o fator biológico, que é difícil de superar. Por isso, para tudo o que você for fazer ou aprender, reduza o número de regras.

Se quer perder peso, por exemplo, siga um só caminho. Se não der certo, tente outro. Mas evite ler todos os artigos sobre perda de peso. Quando acabar, você não se lembrará da metade deles.

Assim, selecione poucas e boas regras. Você pode, por exemplo, reduzir os carboidratos. Comece por aí e veja se funciona. Vai ficar mais fácil se lembrar do que comer se a regra é apenas uma.

Esse é exatamente o caso do autor de best-seller Michael Pollan, que desenvolveu regras simples de dieta em seu livro Food Rules. Primeiro, “coma alimentos” - e com isso ele quis dizer alimentos naturais ao invés de processados. Segundo, “não coma muito”. Terceiro, “coma principalmente plantas”.

O mesmo acontece com os protocolos de primeiros socorros, por exemplo. Eles são um ótimo exemplo de regras simples e memoráveis. Afinal, a diferença entre lembrar e esquecer aqui pode custar vidas.

Imagine que regras como as leis são tão complexas que precisam de profissionais para interpretar e utilizá-las. Esse é um fato essencial da sociedade, mas não significa que a sua vida precise ser assim também.

Não crie regras prescritivas

Mas não adianta ter poucas e simples regras se você cria muitas especificidades para elas. No caso das regras de dieta, por exemplo, se estivesse escrito algo como “coma pão”, “não coma batatas fritas”, ficaria muito mais difícil segui-las.

Com regras mais abrangentes você ainda ganha liberdade. Não comer produtos industrializados é uma regra que permite que você coma várias outras coisas, o que acaba por exercitar a sua criatividade. Não tem como ser mais organizado sem isso.

Claude Monet tinha regras simples para suas pinturas. Eram elas: “limite seus tópicos”, “pinte palheiros e lírios” e “mantenha o foco na luz”. Todo o resto era permitido, o que o levou a testar várias coisas e se tornar o precursor da era impressionista.

Não faça tudo sozinho

Existem tarefas impossíveis de serem executadas por só uma pessoa. Em vários momentos, precisamos nos unir a um grupo para alcançar resultados. O trabalho em grupo é essencial para desenvolver boa organização (ótimo motivo para você criar agora um quadro por aqui, compartilhar com seus amigos e dividir as funções, não?).

Para os autores do Regras Simples, as comunidades funcionam melhor quando definem normas e fazem seus membros seguirem essas normas. São regras que parecem tão básicas e óbvias que as pessoas não vão pensar duas vezes sobre se comprometerem.

Não é à toa que uma das melhores funcionalidades de aplicativos de gerenciamento como o Trello é poder trabalhar em equipe. Assim, todas as tarefas ficam em um só lugar. Basta definir um conjunto de regras simples para seu uso.

Aplique estes três tipos de regras no seu dia a dia

Para aprender como ser mais organizado, você pode utilizar as regras simples definidas acima para o seu dia a dia e tudo o que faz. Aposte nestes três tipos: regras de limites, regras de prioridades e regras de parada.

As regras de limites ajudam a tomar decisões simples, que se resumem a sim ou não. Um ladrão não invade uma casa que esteja com carro na garagem, a menos que queira ter mais chances de ser pego. Assim, você elimina escolhas do seu dia e pode se concentrar em outros afazeres.

As regras de prioridades são úteis se você precisa classificar opções diferentes. Se você fosse um investidor, por exemplo, regras de limites seriam básicas demais para o seu trabalho.

Por isso, é preciso se concentrar na prioridade. Segundo o Talmud babilônico: “um homem deve sempre colocar seu dinheiro, um terço na terra, um terço em mercadorias e manter um terço guardado". Ou, traduzido para o mundo moderno: invista em cada classe de ativos igualmente.

Por fim, as regras de parada evitam que você exagere. Se você está comendo e ficou satisfeito, apenas pare. Isso nos ajuda a entender como ser mais organizado, porque definimos a hora de parar de coletar informações e de parar de trabalhar.

Siga estes passos para criar as suas regras simples

Para criar as suas regras simples, comece descobrindo a ação crítica que vai te ajudar a alcançar seu objetivo. Nesse caso, queremos ser mais organizados, certo?

A ação crítica, então, seria aumentar as ações que levam à sua organização diária. Em seguida, procure entender o que ajuda a aumentar a sua organização. Se você utiliza o Trello, por exemplo, deve se dedicar a atualizá-lo e colocar mais informações por lá.

Agora, entenda qual é o gargalo, aquilo que impede que suas ações de organização aconteçam. Podemos colocar a preguiça como gargalo, por exemplo. Agora, você tem como eliminar esse problema que foi identificado. Para ter menos preguiça, pode diminuir o número de quadros, por exemplo. Isso te ajudará até a ser mais produtivo!

O poder das regras simples

Bom, agora você já sabe do poder que as regras simples têm de ajudar você a entender como ser mais organizado. Basta que você comece a aplicá-las para perceber os resultados. Elas valem para qualquer tarefa que você se propuser a realizar.

Lembre-se de que já estamos em um mundo muito complexo. Se você colocar regras também complexas para o seu dia a dia, fica muito difícil lembrar de tudo e manter a organização.

Preparado para aplicar as regras simples na sua vida? Você também vai gostar de aprender dicas para adquirir melhores hábitos.