Descubra o horário em que você é mais produtivo

Nem todas as horas são iguais. Às vezes uma hora é suficiente para sair rasgando e terminar um projeto enorme e outras vezes, o único que você consegue fazer é mandar alguns e-mails insignificantes.

Palestrantes motivacionais, coaches de performance e diretores executivos recomendam encontrar e alavancar suas melhores horas do dia como o segredo para ser mais produtivo. Seguir um plano que permita que você faça uso das suas horas mais produtivas irá assegurar que os projetos mais importantes recebam os investimentos de energia que merecem.

Aqui está um plano oficial para ajudar a aproveitar essas horas mágicas de produtividade:

Siga o ritmo (ultradiano)

Como tudo na natureza, nós humanos funcionamos por ciclos. A literatura crescente sobre ritmos ultradianos – ciclos de 90-120 minutos que existem dentro do dia circadiano de 24h – sugere que nosso dia é regido por ciclos que afetam o quanto estamos alertas e produtivos.

No início do ciclo, sentimos um nível elevado de energia e foco e no final, podemos nos sentir dispersos e cansados. Seu computador está lerdo pelo número de guias abertas? É provável que você esteja no meio de um vale de energia.

Fonte: MentalHealth.com

Ganhar o título de “workaholic” pode parecer impressionante, mas na verdade, a produtividade diminui quando você trabalha mais de 50 horas em uma semana. Então em termo de produção, trabalhar nas suas melhores horas pode ser bem melhor do que trabalhar mais horas. Que ótima notícia!

Faça uso de seu horário de pico, quando você se sente mais alerta e empolgado, para projetos que envolvam resolução de problemas, pensamentos complexos e decisões críticas.

Se você trabalhar nessas atividades quando você estiver em uma vala de energia, você terá que brigar com seu cérebro atordoado, e o projeto tomará muito mais tempo (e será bem mais difícil!).

Tarefas de rotina, pouco importantes e menos complexas podem ser executadas quando você não estiver tão concentrado e empenhado. Mesmo se você se sentir sonolento, você poderá sobreviver à reunião semanal de equipe (é só conseguir manter os olhos abertos!).

Se você sabe exatamente quando esperar a próxima onda de energia, você terá mais certeza de que você pode e vai realizar suas metas para o dia.

Profissionais autônomos, que, segundo estimativas, compõem cerca de 20% da população ativa, podem escolher suas horas de trabalho. Da mesma maneira, muitas empresas oferecem horários flexíveis e opções para trabalhar de casa a seus funcionários. Isso significa que milhões de profissionais têm a oportunidade de trabalhar nos horários onde se sentem mais alertas, inspirados e produtivos.

Mas tudo isso nos leva a nos questionar: como sabemos quais são nossas horas mais produtivas?

Adote uma abordagem sistemática

Mesmo se você pudesse seguir seu instinto e suas tendências de animal noturno para identificar seus horários de pico, adotar uma abordagem sistemática é um método mais seguro. Chris Bailey, autor de A Life of Productivity, tirou um ano para realizar várias experiências de produtividade, incluindo rastrear suas horas produtivas. Ele sugere monitorar indicadores de foco, energia, e motivação por 3 semanas, realizando as medidas nos mesmos horários a cada dia para não enviesar os dados.

A planilha a seguir, baseada no fluxo de trabalho de Chris, ajudará a monitorar sua produtividade: (faça o download aqui)

A produtividade média por hora está refletida em um gráfico:

Monitorar essas três métricas deve demorar somente 30 segundos por hora. Não fique obcecado com os números que você da a cada métrica. Normalmente, o primeiro número que aparece na sua cabeça está correto. A planilha irá calcular automaticamente as médias e construir seu gráfico de produtividade personalizado.

Você verá tendências aparecerem depois de uma semana de monitoramento, mas quanto mais dados você coletar, mais confiáveis serão essas tendências. Uma vantagem a mais de monitorar seu desempenho por mais tempo é que além das suas horas mais produtivas, você determinará igualmente em quais dias da semana você é mais produtivo.

A planilha calcula a pontuação diária como a soma de todas as métricas para aquele dia.

Depois de duas ou três semanas, você pode ver tendências mostrando seus dias mais produtivos.

Trent Hamm, em seu artigo para The Simple Dollar, recomenda criar um cronograma de base ao redor de seus dias mais produtivos. Isso permite que você jogue as tarefas mais mundanas para os dias em que seu cérebro está menos ligado e guardar seu poder criativo para os projetos que importam realmente.

Mantenha um diário para uma visão melhor

Muitas vezes, você verá que seu foco, sua energia sua motivação está altamente correlacionados, e isso faz sentido. Porém, ocasionalmente, você perceberá que essas métricas não se encaixam perfeitamente. Por exemplo, sua energia pode estar em 10, mas você está sem foco. Nesse caso, anote a razão dessa variação – você tomou café demais? (Não se preocupe, todos nós já fizemos isso.)

A coluna de Anotações dessa planilha foi concebida para capturar essas descobertas diariamente e servir como um mini diário de trabalho. Aqui você pode escrever o que realizou, o que te motivou, e o que foi um empecilho. Se uma tarefa parece ser particularmente árdua em uma hora determinada do dia, tome nota – e em seguida agende-a para um outro horário.

Além das anotações diárias, você pode também adicionar comentários na célula enquanto usa essa planilha. Esses são convenientes para marcar as horas em que você tomou café, almoçou, fez exercício, ou fez outra coisa que pode afetar seu fluxo de energia. Conversar com seu ente querido ou brincar com seu bichinho também contam.

Enquanto os gráficos mostram o QUANDO do seu ciclo de produtividade, as anotações e os comentários nas células mostrarão o PORQUÊ.

Alavanque o que você descobrir

Utilize seus horários de pico cuidadosamente. Você quer resolver problemas, obter respostas e tomar decisões em seus melhores horários. A composição de texto, os processos de pensamento profundo e a concepção de estratégias vêm mais facilmente quando você está concentrado e alerta. Essas atividades são um sprint mais longo, então você precisa usar um nível de concentração tipo Usain Bolt para ganhar.

Até onde seu ambiente de trabalho permitir, proteja seu horário de pico de intrusões e compromissos que não requeiram toda sua potência cerebral.

Aprofunde-se nas seguintes questões: “O que me torna mais produtivo? Que atividades, comidas, ou pessoas sugam minha produtividade?” Então aplique esse conhecimento, mesmo se isso significa dizer adeus ao rodízio de bolinho de bacalhau e batata frita para o almoço.

E finalmente: aprenda a trabalhar nas horas certas

Tenha em mente que alguns dos vales de produtividade são somente uma maneira natural de seu corpo dizer “Oi, preciso de uma pausa.” Você não deveria esperar eliminar todas suas valas energéticas. Contudo, estar consciente delas e trabalhar durante suas horas de maior potência já torna seu dia mais produtivo e agradável.

É isso aí! O segredo de ser mais produtivo é trabalhar nas horas mais certas, e não trabalhar mais horas.