Como ser organizado no trabalho? 6 dicas e 5 minutos para aprender

como ser organizado no trabalho

Não é segredo que todo mundo está em busca do segredo para ter dias, semanas e vidas mais produtivas.

Porém, maximizar seu tempo e potencializar sua produtividade sendo organizado no trabalho é sempre um desafio.

Por mais que você tente organizar sua agenda, é difícil fugir de reuniões imprevistas, prazos urgentes e manhãs mal-humoradas.

Quantas vezes por semana você se afoga no cafezinho esperando que ele traga o milagre da concentração?

A boa notícia é que você não precisa depender do vício na cafeína para aumentar sua produtividade e aprender definitivamente como ser organizado no trabalho.

Desde o método de “engolir sapos” até a Técnica Pomodoro, existem seis hacks comuns de produtividade que todo mundo — desde quem trabalha remotamente até atletas olímpicos — usa para alcançar o sucesso.

Neste texto, vamos cavar um pouco mais fundo para adaptar esses hacks e assim dar mais gás ao seu dia de trabalho.

Engolir o sapo certo

Mark Twain criou um dos hacks de produtividade mais famosos de todos os tempos ao dizer:

“Engula um sapo" logo de manhã, e nada de pior vai acontecer com você no resto do dia.”

Bem, você já entendeu que Twain não está incentivando você a comer pernas de rã no café da manhã, certo? :)

Na verdade, está se referindo à tarefa mais importante na sua lista de tarefas.

Brian Tracy explorou esse conceito em seu livro Comece Pelo Mais Difícil.

A ideia é que você faça sua tarefa mais pesada logo de cara todos os dias.

Essa é geralmente a tarefa que você adiaria, a menos que a priorize.

Então, ao terminá-la primeiro toda manhã, você vai se sentir uma sensação de realização e produtividade antes de terminar de tomar seu café.

Só vantagens, não é?

Esse hack é ótimo, mas, às vezes, sua tarefa mais importante pode levar mais do que uma ou duas horas para concluir.

Você já começou um projeto grande antes da sua primeira reunião de manhã e acabou percebendo que não tinha tempo suficiente?

E quando você interrompe a atividade que está fazendo, leva quase 30 minutos para se concentrar de novo.

Então, da próxima vez que você “engolir o sapo”, tente engolir o sapo certo.

Para decidir qual “sapo” engolir primeiro, meça o tamanho de cada sapo.

Quando você encontrar o sapo com o tamanho certo, encaixe-o no primeiro horário disponível do seu dia.

Ao ver sua lista de tarefas todos os dias, identifique (a) suas tarefas mais importantes e (b) quanto tempo vai levar para terminá-las.

Depois, analise sua agenda e distribua suas tarefas em blocos de tempo disponíveis.

Por exemplo, se você sabe que a pesquisa de clientes vai levar três horas, marque essa tarefa durante uma manhã ou tarde em que você não tem reuniões uma atrás da outra.

Ao engolir os sapos certos de acordo com os seus horários disponíveis, você vai ter tempo para... digamos assim, limpar o prato. ;)

Bom apetite!

Não agrupe reuniões, marque-as em sequência

Um hack popular de produtividade é agrupar tarefas parecidas para dar conta de mais iniciativas — e conseguir terminá-las.

Muitas pessoas, inclusive o profissional que é referência em produtividade, Tim Ferriss, agrupam seus e-mails para responder a vários durante a manhã ou à tarde.

Esse método de agrupamento ajuda a evitar a troca de contexto — o hábito de revezar entre várias tarefas não-relacionadas —  que atrapalha a produtividade.

Essa prática também se aplica a reuniões quando você as planeja durante um período de tempo na sua agenda.

No entanto, com esse sistema, é bem comum calcular uma janela de 15 a 30 minutos entre as reuniões para fazer coisas totalmente simples (como responder a mais e-mails ).

Mas todas essas reuniões são necessárias?

De acordo com uma pesquisa (em inglês) da Atlassian, funcionários reportaram que passavam 31 horas por mês em reuniões que não eram produtivas.

Além dessas horas não-produtivas, você também está disperdiçando até 25% do seu dia nesses intervalos de 30 minutos.

Em vez de agrupar suas reuniões e acrescentar um intervalo entre elas, que tal ajustar essa estratégia marcando suas reuniões em sequência, isto é, uma atrás da outra?

Isso significa que você vai agendar suas reuniões sem intervalos.

Isso também vai ajudar você e sua equipe a terem mais estratégias para não estourar o tempo nas reuniões.

Outro ajuste ótimo nesse hack de produtividade é identificar suas horas mais produtivas e depois marcar suas reuniões durante a manhã ou o dia de sua preferência para fazer um brainstorm, falar de estratégia e socializar.

As outras horas do dia podem então ser reservadas para fazer tudo que você discutiu nas reuniões!

Identifique horas de realizador X gestor na agenda, em vez de dias de realizador X gestor

Quando você identificar as horas mais produtivas do seu dia, pode começar a estruturá-las para que sejam hiper produtivas.

Um hack de produtividade comum é organizar sua semana com dias de execução e dias de gestão.

O método de Realizador X Gestor permite que você separe certos dias da semana para se concentrar em suas tarefas de gestor (coordenar projetos, reunir-se com a equipe ou reportar sobre as metas trimestrais) e suas tarefas de realizador (escrever posts de blog, desenhar novas funcionalidades do produto ou programar uma nova landing page).

Um exemplo dessa agenda poderia ser, por exemplo: terça e quinta-feira são dias de realizador e segunda, quarta e sexta-feira, dias de gestor.

Isso permite que todo mundo alinhe suas agendas com o tipo de trabalho em que precisam se concentrar.

Ao colocar limites, você sabe que tem pelo menos dois dias em cada semana para se dedicar ao “Deep Work” (trabalho aprofundado).

É claro, agrupar dias inteiros é muito comum em um mundo ideal, mas na realidade é normal que os dias se misturem com entregas prioritárias e reuniões imprevistas.

Então, por mais que você tente ser disciplinado, pode ser que as reuniões comecem a invadir seus dias de realizador e que você comece a quebrar essa regra cada vez mais.

Logo, outra dica sobre como ser organizado no trabalho é criar sua agenda com horas, em vez de dias de Realizador X Gestor.

Com esse hack, você não tem dias exclusivos em que precisa focar em aspectos específicos da sua função.

Em vez disso, você reserva algumas horas de cada dia para acomodar suas tarefas de realizador e tarefas de gestor.

Por exemplo, você pode reservar algumas horas toda manhã ou tarde para manter a sua porta aberta.

Esse período serve para qualquer pessoa marcar um horário com você, parar na sua sala ou chamá-lo no chat para conversar, falar de estratégias ou fazer perguntas.

As outras horas do dia, especialmente quando você se sentir mais focado naquela sessão de “deep work”, podem ser dedicadas às suas tarefas de realizador.

Marcar horas na sua agenda para realizar tarefas todos os dias vai mostrar para sua equipe que você está no "modo focado" e não deve ser interrompido.

Identificar horas de gestão no seu dia de trabalho também é valioso quando você precisa de um horário social sem estrutura, especialmente se for um funcionário remoto.

Se você sabe que gosta de sair para caminhar, tomar um café ou conversar com um colega de trabalho às 15h todos os dias, então reserve esse horário na sua agenda para maximizar esse intervalo tão precioso.

Colocar esse horário intencionalmente na sua agenda vai melhorar sua produtividade e fazer você sentir mais conexão com sua equipe.

Use o pomodoro em sprints mais longos

Outro hack de produtividade muito respeitado é a Técnica Pomodoro.

É muito simples e altamente eficaz: escolha uma tarefa e passe 25 minutos com foco nela e depois faça uma pausa curta.

Essa técnica foi iniciada por Francesco Cirillo e foi inspirada por seu relógio de cozinha que tinha o formato de um tomate.

Trabalhar com um limite claro de tempo tem provado aumentar a produtividade e liberar tempo no seu dia, ajudando você a ser organizado no trabalho.

Assim como o tamanho dos seus sapos, algumas tarefas na sua lista de tarefas podem levar mais do que 25 minutos para concluir.

Diante disso, você pode ajustar a Técnica Pomodoro para acomodar o tempo que vai levar para terminá-las.

Em vez de ajustar o cronômetro para 25 minutos, passe uma hora ou até 90 minutos com foco no trabalho.

E não esqueça seu cérebro não é fã de troca de contexto, então tente focar unicamente na tarefa atual durante o seu pomodoro estendido.

Lembre-se: silencie suas notificações de celular, mude seu status no Slack para “não perturbe” e feche todas as abas do navegador para aplicar a Técnica Pomodoro e ter um dia de trabalho produtivo.

Levantar cedo ou dormir tarde — depende do dia

Você já ouviu isto antes: Deus ajuda quem cedo madruga.

Através desse provérbio, podemos identificar dois grupos de pessoas com preferências e hábitos opostos.

Um grupo gosta de acordar cedo, ir na academia e até zerar a caixa de entrada antes de começar o dia de trabalho.

O outro grupo sente um pico de energia produtiva às 22h e trabalha com alegria até as primeiras horas da manhã sem sequer um bocejo.

Ora, você não tem obrigação de ser de um grupo ou outro.

Na realidade, o grupo com que você se identifica pode depender do dia.

Por exemplo, tem dias em que você pode acordar cedo, ter uma manhã super produtiva e ter finalizado tudo antes do sol se pôr.

Mas, em outros, você pode realmente precisar apertar no botão “soneca” do alarme, dormir umas horinhas a mais e depois passar rapidamente pela sua lista de tarefas no fim da tarde ou começo da noite.

Conclusão — alto desempenho e produtividade estão diretamente ligados a uma boa noite de sono.

Então, não importa quando você descansa e trabalha, contanto que tenha pelo menos seis horas de sono por dia.

Portanto, priorize um mínimo de seis horas de sono como parte de sua rotina diária.

Quando precisar, verá que você ainda é a pessoa mais produtiva do grupo, não importa a hora do dia!

Comece sua rotina matinal na noite anterior

Dominar rotinas matinais produtivas tem se tornado uma arte nos últimos anos.

Medalhistas de ouro nas Olimpíadas, estrelas de filmes e milionários compartilham suas estratégias sobre como ser organizado no trabalho e maximizar as primeiras horas do dia para ter um dia produtivo.

É verdade que as pessoas que acordam mais cedo geralmente são mais produtivas, mas você pode adiantar as coisas na noite anterior.

Em vez de acordar e se apressar na rotina matinal, você pode organizar o seu dia na véspera preparando suas refeições, organizando sua agenda e lista de tarefas, e até escolhendo a roupa que vai usar.

Esse hack também vai ajudar você a diminuir o número de decisões que precisa tomar durante o dia.

No momento em que você se sobrecarrega com decisões, seu cérebro cria atalhos e lhe impede de fazer boas escolhas.

Logo, começar a sua rotina matinal na noite anterior vai ajudar o seu cérebro a começar o dia no piloto automático, indo direto para a sua primeira reunião no trabalho.

Ao mesmo tempo, haverá situações durante sua semana de trabalho em que esses hacks comuns de produtividade não vão servir.

Em vez de descartá-los, pratique esses ajustes e os adapte de acordo com seu ritmo.

Com alguns ajustes, você vai saber direitinho como ser mais organizado no trabalho e aumentar sua produtividade.

Você conhece outros ajustes ou hacks comuns de produtividade? Seja algo negativo ou positivo, adoraríamos ouvir o que você acha. Escreva para atendimento@trello.com.

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