Como os times na Trello usam o Trello

Desde o início, o Trello tem sido usado para prover a empresa Trello. Como uma empresa que opera através de uma grande força de trabalho remota, que presta serviços a 17 milhões de usuários globalmente, é realmente impossível dizer o quanto o Trello como uma empresa poderia funcionar sem a sua própria ferramenta de apoio à colaboração e tudo muito mais que ela pode fazer por nós.

Por usarmos nosso próprio produto para gerenciar projetos e a empresa como um todo, nós estamos na linha de frente realizando testes, corrigindo bugs e explorando os prós e contras de novas funcionalidades. Nós somos capazes de fazê-lo facilmente pois saber usar Trello adequadamente é uma parte essencial da nossa cultura de empresa.

Nas palavras do intelectual canadense Marshall McLuhan, para nós, "o meio é a mensagem". O que fazemos, como fazemos, por que e onde ... todos estão interligados no Trello como uma ferramenta, uma empresa, uma equipe e uma maneira de trabalhar.

Recentemente, nossos amigos do Zapier dedicaram um tempo para falar para diferentes Trelleiros sobre todas as maneiras que nós usamos o Trello para colaborar, gerenciar projetos, planejar e comunicar como um time. Aqui estão alguns destaques da entrevista, além de algumas dicas e truques adicionais de como usar o Trello, diretamente da fonte!

Como dissemos para a Zapier:

"Ao tocar todo o nosso negócio com o Trello, não só cada membro da equipe se beneficia de nosso próprio produto, mas cada um tem uma compreensão mais abrangente dele. Os “pontos de dor” de nossos usuários são nossos pontos de dor, e suas delícias também são nossas".

- Lauren Moon, Gerente de Marketing de Conteúdo

Gerenciamos o trabalho com 'A lista de entrada'

Nós valorizamos muito a comunicação em equipe, seja com o Slack, entre fusos horários ou entre departamentos. Usando quadros Trello em toda a empresa, mantemos nossa comunicação transparente e fácil de gerenciar.

Mais de 65% da equipe Trello é remota, tornando as ferramentas digitais ainda mais importantes para garantir uma comunicação adequada.

Por sermos uma empresa remota antes de tudo, com muitos funcionários trabalhando em casa, o Trello é a ferramenta perfeita para auxiliar na comunicação assíncrona de ideias e tarefas. Uma característica comum da maioria das equipes da Trello é uma lista de “entrada" que qualquer pessoa da empresa possa usar para enviar comentários, solicitações ou perguntas a essa equipe.

Quando o Suporte precisa solicitar ajuda de uma equipe de engenharia como o iOS ou o Android, eles sempre sabem qual quadro e qual lista seguir: "Dessa forma, um agente de suporte pode criar um cartão na lista de entrada sobre um possível bug. Sabemos que a equipe passará por essa lista pelo menos uma vez por semana ", diz a especialista em suporte, Michelle Earhart.

O marketing também usa uma lista de “entrada" para receber ideias de conteúdo para o calendário editorial do blog. "Quando alguém cria um cartão em nossa lista de 'entrada', a equipe de marketing discute o conteúdo", explica Lauren. "Mesmo se decidimos que não é uma boa ideia para o nosso blog, gostamos de pensar onde mais este conteúdo poderia ser publicado."

A lista "Entrada" dá a toda nossa empresa um processo de atribuição de tarefas comum, que respeita a agenda e a carga de trabalho de cada um. Em vez do solicitante atribuir a tarefa à alguém, ao colocar o pedido para toda a equipe, isso significa que a melhor pessoa disponível para o caso irá achar o pedido e resolvê-lo. A lista de “entrada" também mantém a troca de informações transparente e encoraja a dinâmica da colaboração orientada para soluções - o que é apenas um termo bonito para dizer “espírito de equipe”. Vamos nessa, galera!

Nós personalizamos métodos de produtividade

Distrações podem atrapalhar um dia de trabalho produtivo mais rápido do que você pode dizer "modo silencioso". Estamos sempre tentando gerenciar o contexto trocando constantemente entre ferramentas e sendo bombardeado de notificações e distrações que vêm da interação on-line com a equipe.

Trabalhar em um monte de projetos diferentes por e-mail, Slack, Trello, e outros softwares colaborativos específicos da equipe é parte de um dia de trabalho típico na Trello (e, na verdade, na maioria das empresas, nos dias de hoje). Quando a Zapier perguntou a alguns de nossos membros da equipe como eles administram seu tempo, suas respostas mostraram a todos nós o quão variado o caminho para a produtividade pessoal pode ser:

• Anna Lewis, Diretora de Recrutamento, tem uma maneira especial de como usar o Trello, por meio de um quadro “tarefas” pessoal para ficar focada no que é mais importante para ela todos os dias. Três listas são tudo o que ela precisa para priorizar tarefas: "Diário", "Pop-Ups" (que lida com tarefas recebidas ao acaso ao longo do dia) e "Feito" para sentir aquele gostinho de ter terminado uma tarefa. "Não é ter um calendário exato ou lista de afazeres perfeita, e é muito mais sobre ter um ritmo diário. Eu acredito muito em ritmos. Caso contrário, estaria dividindo minha atenção demais."

• Nosso CMO, JD Peterson, gerencia as demandas sobre seu tempo desconectando o "Slack" e telefones para se concentrar no desenvolvimento de projetos e ideias: "Pego blocos de duas horas do meu dia e me desligo de tudo. Caso contrário, eu definitivamente vou ouvir muito ruído."

• Michelle gerencia sua carga de trabalho com uma técnica de tempo que ela chama de "chunking", onde ela organiza seu dia pelas categorias de manhã, tarde e noite: "Eu posso facilmente corroer todo meu tempo agendando meu dia em horas, então eu apenas me pergunto: "O que você vai fazer nesta manhã?", Diz Earhart. "Então eu digo a mim mesma: 'Responda seus e-mails e depois trabalhe nesses dois artigos.' - Então, o que você vai fazer à tarde? ‘Bem, vou responder meus e-mails, monitorar o Twitter, e depois trabalhar neste projeto’. "Eu acompanho essa agenda flexível na caneta e no papel, assim não fica tão intimidante”.

Também gerenciamos distrações digitais e sobrecarga de notificações, integrando nossas ferramentas, tanto quanto possível. Uma grande vitória de produtividade para nós foi o aplicativo Trello para Slack, que nos permite fazer, gerenciar projetos e endereçar cartões e quadros sem nunca deixar nossos canais de bate-papo no Slack.

Também usamos Zaps diferentes do Trello Zapbook para automatizar tarefas como arquivar pedidos de suporte, enviar solicitações de lembranças e revisar solicitações editoriais.

Quando um funcionário deseja enviar uma lembrança para um contato, ele preenche um formulário Wufoo que vai para o nosso Community Manager. Um Wufoo-Trello Zap envia automaticamente o pedido para a lista de "entrada" (você adivinhou) no quadro Lembranças.

Wufoo para Trello

Nossa equipe de marketing de conteúdo gosta de ideias e histórias de escritores convidados, de dentro ou de fora da empresa. Alguns Zaps diferentes são criados para garantir que nenhuma dessas ideias incríveis desapareça. Se a ideia é submetida através da página de cadastro Jotform do blog, ou mesmo diretamente através do e-mail, todas elas são encaminhadas a um conselho editorial dedicado a analisar esses conteúdos.

Jotform para Trello

Gmail para Trello

Nossos especialistas de suporte gostam de trabalhar rápido (como relâmpagos) para isso eles combinam o Power-Up do HelpScout com um Slack Zap para responder o mais rapidamente possível.

Quando novas conversas sobre o Trello Enterprise são designadas no Help Scout, essas atribuições são enviadas para um canal público de suporte no Slack na forma de notificações. Este Zap mantém toda a equipe atenta em relação aos casos de prioridade.

Helpscout para Trello

Tudo isso para dizer... se um dia você precisar do suporte do Trello, pode ter certeza: todos estão atentos!

Gerenciamos projetos de forma simples

À medida que a nossa empresa muda e cresce (e está crescendo rapidamente), estamos constantemente atualizando nossos fluxos de trabalho e a maneira de gerenciar projetos para serem tanto de tarefa quanto de equipe. Quando algo funciona, ficamos com ele enquanto ele continua a ser a melhor maneira para que possamos trabalhar juntos e com sucesso no cumprimento de nossas tarefas.

Uma dica de como usar Trello em recrutamento é esta iniciativa da equipe de Pessoas do Trello. Nosso time de RH recentemente construiu um novo processo de "Central de Recrutamento" com o Trello, para ajudar os gerentes em toda a empresa a acompanhar as necessidades e requisitos de contratação em um único local centralizado. Para cada função e cargo abertos (que é feita em seu cartão próprio, em uma lista de cargos "ativamente abertos e publicados"), a equipe de recrutamento adiciona uma lista de verificação que detalha o processo completo de entrevista e documentação.

Esta lista de verificação é copiada para cada nova função e o progresso pode ser visto com um bater de olhos no cartão. "As listas de verificação dentro dos cartões nos ajudam a tomar decisões mais cedo", explica Anna, em sua entrevista. "Isso nos impede de chegar à fase de entrevista para um cargo e ainda estar discutindo que testes aplicar aos candidatos. Quando chega nesse ponto, já estamos prontos e preparados."

Também fazemos questão de reutilizar fluxos de trabalho de quadros Trello que funcionaram muito bem. Essa é uma maneira de como usar Trello baseado em boas experiências. Por exemplo, a equipe de Marketing cria um novo quadro para cada lançamento de um novo recurso Power-Up. Cada quadro de lançamento de um Power-Up é configurado exatamente da mesma maneira:

• A primeira lista à esquerda é para "Informações úteis", que estabelece a data de lançamento, o cronograma e os recursos que a equipe pode precisar. Esta informação é mantida na frente e no centro para economizar tempo e esforço perguntando e localizando estes detalhes imprescindíveis.
• As tarefas de lançamento são então ordenadas em uma lista "Para fazer", e os membros da equipe são designados de acordo com suas responsabilidades.
• À medida que a preparação do lançamento avança, os cartões são movidos através de listas "Em andamento", "Pronto para lançamento" e "Lançado".

Como diz JD: "Nós gostamos da estrutura dessas listas no quadro de lançamento do Power-Up, então apenas copiamos para o próximo lançamento." De fato, recentemente escrevemos um e-book inteiro detalhando como gerenciamos projetos e executamos campanhas de marketing bem-sucedidas no Trello. Incluímos também modelos de fluxo de trabalho para economizar tempo de planejamento. Faça o download do e-book e dos quadros modelo aqui.

Trello é o nosso jeito de trabalhar

Saber como usar Trello para gerenciar projetos faz parte do nosso dia a dia.

Em suma, todos os dias trabalhamos no Trello, diretamente dentro dele, profundamente. É a forma como planejamos, comunicamos, colaboramos, fazemos brainstorm, organizamos, recolhemos, compartilhamos e nos conectamos. O produto está crescendo e nós também. Esta evolução constante continua a ser uma jornada épica, e estamos ansiosos para levá-la direito aos anseios de nossos usuários.

Um sincero "Valeu Galera!!" vai para Carlin Sack e para o Zapier por produzir o artigo original e sua fotografia. Tem alguma dúvida sobre como usar Trello? É só perguntar no Twitter do @trello_br.