Uma boa comunicação dentro da empresa, entre os membros de sua própria equipe, está mais para uma obra de arte dos gestores do que uma simples tarefa cotidiana.
É mais ou menos como uma escultura: inerte, ela permanecerá um bloco de mármore. Nas mãos de um artista hábil, como Michelangelo, a pedra é lapidada até se transformar em David.
Ou seja: um bom gestor deve identificar o potencial em sua equipe e estrategicamente moldar cada um deles ao seu potencial máximo. Ainda mais quando o fluxo de trabalho é composto por elementos remotos, seja esporadicamente ou de maneira integral.
Some a isso as mudanças na equipe e, pronto! Temos o caos completo a ser lapidado e esculpido – ou deixado à inércia. A menos que o gestor capacite os indivíduos, promova a comunicação e agregue mais valor ao trabalho.
Mas, aí vem a pergunta: como um gestor faz isso? Como manter as pessoas informadas, capacitadas e engajadas? Como criar a infra-estrutura, a comunicação dentro da empresa e os processos que inspirem criatividade sem impor ordens? Aqui vão algumas dicas que aprendemos com anos de escultura:
Tenha as ferramentas certas para o trabalho
Para facilitar a comunicação, sua equipe precisa escolher algumas ferramentas básicas:
- Comunicação sincronizada: hoje em dia, os chats mudaram a maneira de como nos comunicamos dentro da empresa, e há uma abundância de opções à escolha (embora muitos escolham Slack). Comece por configurar uma ferramenta dessas para dar aos membros da equipe acesso imediato para discutirem idéias e conseguirem respostas à suas perguntas em tempo hábil.
- Um plano em comum: as equipes precisam saber o que cada membro está produzindo, e em qual etapa cada projeto se encontra. Sem um roteiro ou planejamento, os gestores são sugados a uma série de reuniões improdutivas que poderia ser eliminada por uma ferramenta atualizada constantemente e acessível a qualquer momento. Com o Trello, você obtém esses dados sem a necessidade de se reunir a toda hora para saber como andam os projetos.
- Reuniões em vídeo: nada facilita mais a comunicação à distância do que um encontro em vídeo e em tempo real. Para isso, basta adotar as ferramentas mais adequadas, como Skype, Zoom, Appear.in ou join.me.
- Armazenamento de documentos: Seja com o Dropbox, Box ou Google Drive, as equipes precisam escolher a melhor ferramenta de armazenamento de documentos para a sua rotina. Além de um padrão de identificação dos arquivos, para que todos encontrem o que procuram. O pior que pode acontecer, nesses casos de ausência de comunicação dentro da empresa, é o de alguém armazenar arquivos no Drive, enquanto outros usam o Dropbox. É a receita ideal para perder seus arquivos para sempre.
- Um calendário em comum: utilizar a mesma ferramenta de calendário torna os agendamentos de reuniões mais fáceis. Seja pelo Google Calendar ou Fantastical, dando aos membros da equipe igualdade de acesso a todos os calendários, isso extermina o volume desnecessário de e-mails e as eternas discussões a respeito de horários e fusos horários.
E, por isso, é o trabalho do gestor garantir que todos conheçam o conjunto básico de ferramentas às quais vocês têm acesso. Você não pode absolutamente terceirizar a seleção de ferramentas com sua equipe. Ao enfatizar que todos devem usar as mesmas ferramentas, você evita que se crie a sensação caótica de que ninguém sabe nada, sobre ninguém e sobre coisa alguma.
Diretrizes básicas para usar as ferramentas
Depois de escolher as ferramentas, é hora de ter uma conversa clara sobre como as mesmas serão utilizadas. Isso pode parecer exagero, mas não se pode assumir que todos usarão as ferramentas da mesma maneira, especialmente quando cada membro possui uma tarefa diferente do colega.
Por exemplo, é comum que os funcionários remotos se sintam na necessidade de logar no Slack para que “pensem que estão trabalhando”. E isso pode ser um grande desperdício de tempo, sendo que ele poderia estar sendo criativo e produtivo de outras maneiras.
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Nós incluímos as dicas deste artigo e muito mais em um guia completo (e gratuito!) para todos que querem implementar o trabalho remoto. Acesse aqui:
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Vale, portanto, esboçar uma diretriz básica de como utilizar cada ferramenta e, em seguida, criar um documento para que todos tenham acesso a ela. Isso serve, inclusive, como um ótimo recurso para treinar novos colaboradores.
Aqui, para citar apenas um caso, temos um quadro no qual todos os colaboradores aprendem as diretrizes para solicitar algo à equipe de Marketing. Há um cartão, na primeira coluna, denominado "Como usar este quadro", que detalha todo o processo a ser seguido para facilitar o fluxo de trabalho.
Como gestor, está aí um processo de comunicação dentro da empresa que funciona perfeitamente. Assim, todos trabalham com mais eficiência, uniformidade e de acordo com as diretrizes que facilitam toda a comunicação interna.
Produza reuniões realmente significativas
Apesar da má reputação, reuniões podem ser verdadeiramente produtivas. Principalmente, aquelas em que todos estão alinhados sobre o tema, sua duração e como se preparar para o encontro. Agora, como fazer isso?
De maneira similar à criação de diretrizes, que vimos há pouco. Por exemplo: a área de Marketing da Trello se reúne semanalmente, mas, antes de cada reunião, todos leem a respeito das últimas novidades e chegam ao encontro com suas dúvidas e opiniões.
Além disso, há um encarregado em adicionar esses apontamentos e tornar o fluxo mais eficiente.
Da mesma forma que alguém toma notas a respeito da reunião. Para saber mais sobre como fazemos reuniões na Trello, dê um mergulho aprofundado neste artigo.
Mas, em suma: nossas reuniões são eficientes, focadas em uma agenda na qual todos têm acesso às informações e tornam cada encontro frutífero e a comunicação dentro da empresa mais eficiente.
Mantenha a arte da comunicação sempre dinâmica
Ok, agora você escolheu as ferramentas, estabeleceu diretrizes e as envolveu em torno das reuniões, qual o próximo passo? Agora, temos que nos certificar que a infraestrutura de sua equipe é tão dinâmica quanto o que vimos até aqui.
Cheque, regularmente, se todos os processos permanecem relevantes. Atualize sempre o fluxo para identificar carências e oportunidades.
Por exemplo: antes, o time de marketing da Trello se reunia duas vezes por semana. Com o tempo, todos perceberam que uma reunião, apenas, era produtiva o suficiente – em uma decisão conjunta, onde todos votaram. Mas isso deve partir da sensibilidade do gestor, em perceber que a mudança é benéfica.
A natureza flexível da Trello faz com que a colaboração em equipe funcione. Ou seja: basta trazer uma nova ideia para que ela seja discutida. Se aprovada, a mudança será documentada, o que ajuda a aumentar ainda mais o engajamento de toda a equipe nos processos.
Lembre-se de acrescentar diversão ao processo
GIFs, emoji e qualquer outro tipo de material gráfico tecnológico podem tornar a rotina corporativa mais divertida. E isso pode ser utilizado no dia a dia, para se aproximar de todos os colaboradores – inclusive, os profissionais remotos e os que trabalham em casa.
Temos, aqui, a iniciativa Mr. Rogers, que agrupa pessoas de diferentes equipes regularmente para discutir tópicos não relacionados ao trabalho. Além disso, na equipe de marketing, temos um "Jam Session" mensal, na qual alguém se responsabiliza em liderar as pessoas em um verdadeiro quebra-gelo social em vídeo!
Criando o seu David
Como acontece com qualquer obra-prima duradoura, é preciso reunir ideias, processos e muito planejamento para configurar uma infraestrutura que manterá sua equipe em sincronia.
A boa notícia é que grande parte do sucesso da comunicação dentro da empresa é obtido a partir da participação de sua equipe.
Isso significa menos trabalho para você, e mais envolvimento de seus colaboradores. Aqui está um último olhar para o seu plano de comunicação criativa:
- Escolha suas ferramentas. Todos na equipe devem usar as mesmas para a colaboração da equipe.
- Defina e divulgue as diretrizes para o uso de ferramentas. Os membros da equipe devem ser capacitados e orientados sobre as maneiras de utilizá-las.
- Faça reuniões eficientes com um quadro Trello (ou outra ferramenta) que incentive a gestão do tempo produtivo.
- Revise os processos regularmente e não tenha medo de fazer mudanças.
- Crie oportunidades estruturadas ou locais para encontros digitais ou simplesmente divertidos.
Configure sua equipe para ser produtiva e divertida. Em outras palavras, faça da sua equipe uma obra-prima.
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