Como ter um controle de hábitos fino e robusto com o Trello

Todo começo de ano é uma oportunidade para tentar algo novo e diferente. É o momento perfeito para refletir sobre o ano que passou, analisar o que funcionou, o que não funcionou e fazer planos para aprimorar algumas ou todas as áreas da sua vida.

Apesar de ter aprendido como criar um modelo de rotina de trabalho que me dá foco e me ajuda a realizar todos os meus projetos, 2018 foi um ano de obstáculos para mim... em praticamente todas as áreas da minha vida.

Eu sentia muito cansaço, perdi vários momentos oportunos em tudo o que estava fazendo e, no geral, senti um profundo esgotamento. Meu corpo e minha mente estavam no modo trabalho duro, em vez de crescer como pessoa e atingir meus objetivos de longo prazo. Estava sendo mais um caso clássico da psicologia do efeito manada e todos esses projetos eram apenas atividades de curto prazo, sem uma direção certa.

Eu decidi que esse ano seria diferente. eu queria uma nova abordagem. Em vez de listar projetos, preferi criar um controle de hábitos que me tornassem responsável pelos meus objetivos ao longo do caminho. Em vez de sair em disparada, decidi criar hábitos de sucesso, pequenos e sustentáveis, que me ajudassem a cruzar a linha de chegada com mais facilidade.

Encontre seu porquê

Meu objetivo nunca foi apenas trabalhar em um montão de projetos. Quando eu penso sobre o que eu realmente quero, a resposta sempre é ser o tipo de pessoa que fez pequenos progressos ao longo da vida durante todos os dias, semanas e meses, de modo que isso fosse parte da minha vida e não apenas algo que eu fiz só por fazer.

Meu plano era ver se eu ia conseguir transformar os meus objetivos em pequenas ações do dia a dia. Por exemplo, em vez de me propor "correr uma maratona" e criar um cartão do Trello para isso, eu teria um checklist diário que incluísse correr um pouco todos os dias.

Eu queria reduzir esses projetos para que eles se tornassem parte da minha rotina diária, em vez de um grande projeto classificado como "trabalho" ou "hobby".

(Não vou negar - também foi uma forma divertida de ver que eu poderia usar o Trello de outra forma, não apenas para gerenciar as demandas de trabalho, mas também incluindo meu desenvolvimento pessoal.)

No início, pensei que era um pouco radical. Mas depois eu pesquisei um pouco e descobri que fazer um controle de hábitos é, na verdade, uma forma muito mais sustentável de gerar progresso em direção aos seus objetivos. Criar hábitos e processos que te levam ao que você quer ser é melhor do que apenas listar objetivos arbitrariamente, sem qualquer caminho aparente. Tal como James Clear afirma, "se você ignorasse completamente os objetivos e focasse apenas no seu sistema, ainda assim você teria sucesso?"  

Eu queria criar sistemas finos (e robustos ao mesmo tempo) que me permitissem dizer "É isso!" com confiança.

Então, lá fui eu criar esse novo quadro no Trello, para ver se eu conseguiria atingir meu objetivo de realmente ver progresso pessoal na minha vida e não apenas uma série de projetos.

O resultado é o meu quadro de Controle de Hábitos Diários + Acompanhamento de Metas , e eu estou muito feliz com o produto final.

Mas como funciona esse controle de hábitos? Como atingir metas e objetivos com esse sistema? Que bom que você perguntou! 😄

Controle hábitos começando pelo começo

Minha primeira lista é o "Comece por aqui!" Assim como em um livro, o "comece por aqui" tem o intuito de dar uma noção geral do quadro antes de mergulhar em uma atividade específica.

Eu uso alguns cartões com etiquetas, emojis e TUDO EM MAIÚSCULO 😛 para criar subseções dentro do meu "comece por aqui". São elas:

• Minha visão geral: quaisquer palavras ou temas que eu escolhi para aquele ano, mais os meus registros, para que eu possa consultá-los regularmente. Você sabia que anotar os seus objetivos e lê-los com regularidade te prepara para o sucesso?

• Datas próximas: datas importantes, que podem ser as próximas viagens ou ocasiões especiais. Eu ainda anoto essas datas na minha agenda, mas é bom ter uma lista para visualizá-las, já que elas geralmente requerem algum planejamento extra.

• Despesas próximas: cuidar das finanças pessoais é algo realmente importante para mim, pois me ajuda muito saber para quais coisas eu preciso me preparar, em vez de chegar em março e descobrir de repente que preciso pagar o seguro do carro. 🙈

Você pode escolher outras categorias, mas o objetivo principal dessa seção é te dar foco e inspirar, com uma visão geral das coisas.

Mapeie seus objetivos e projetos

Eu sei, eu sei... eu disse que o objetivo desse quadro era ser mais do que apenas um fluxo de trabalho. Mas nós ainda precisamos dele ali pois o objetivo real é gerar equilíbrio, e não evitar projetos!

Minha segunda lista é chamada de "Backlog" e tem o objetivo de identificar os projetos que eu quero realizar. No entanto, essas devem ser atividades pontuais, então a lista não deve conter um cartão recorrente. (Explicarei o porquê em breve).

Para não me perder no meio dos projetos, eu tenho algumas regras para adicionar cartões a essa lista. Primeiro, meus exemplos aqui são, na verdade, coisas que podem ser concluídas em algumas horas ou menos. Nenhum deles é um projeto massivo que vai exigir uma tonelada de esforço. (Mas como eu posso cumprir essas coisas que não demandam muito esforço? Calma — eu vou chegar lá!)

Em seguida, eu não posso adicionar algo a essa lista sempre que eu quiser. Deve haver algum critério antes de incluí-lo na lista principal.

1. O projeto tem que se enquadrar nas minhas categorias prioritárias. Eu identifico as categorias dos meus projetos e tarefas por meio de etiquetas. Se algo não tem uma etiqueta, então não é uma prioridade e não pode ser adicionada à minha lista de projetos.  

2. O projeto ou tarefa deve ser algo que contribua para meus objetivos anuais (Veja o "Comece por aqui"). Isso deve estar fortemente alinhado com minhas prioridades, mas meus objetivos anuais exigem critérios mais específicos.

3. Emergências . Caso não se adeque a essas 2 categorias, eu posso, ocasionalmente, abrir exceções, mas deve ser uma situação convincente. De outro modo, ela vai ficar na minha lista de ideias (uma lista simples ao final do meu quadro) para que depois eu volte a acessa-la.

Fazendo o monitoramento de hábitos acontecer

Toda semana eu movo as atividades para minha lista de afazeres como forma de controle de hábitos. Algumas dessas atividades vêm da lista de Backlog, mas calma! Há um cartão chamado "janeiro"... e outro com uma semana dentro dele! Qual o objetivo disso?

É aqui, minha gente, que a magia do controle de hábitos acontece.

A estrutura desse cartão é a forma como eu consigo ter avanços. Não é por meio dos cartões que eu arrasto para a lista de "Concluídos", mas por um checklist que me permite atingir aos poucos os meus grandes objetivos.

Em vez de criar uma série de cartões para todas as coisas que eu quero fazer esse ano, eu me perguntei "Qual a menor ação que eu posso tomar todos os dias, semanas e meses que me ajudará a avançar nesse objetivo?"

Em termos de objetivos anuais, é assim que este fluxo de trabalho funciona:

Eu faço isso para cada um dos meus objetivos em várias seções da minha vida, incluindo carreira, finanças, relacionamentos e urgências à parte. Em seguida, eu pego as atividades mensais e faço um checklist em um cartão do Trello intitulado "Checklist mensal". Todos os meses eu tenho um cartão como o de janeiro que me mostra tudo o que precisa ser concluído durante aquele mês. Esse monitoramento de hábitos a partir de ações curtas é o que me leva a atingir os grandes objetivos.

Eu faço o mesmo com as minhas ações toda semana e crio um cartão de checklist semanal para as atividades que quero realizar. Parece quase uma caça ao tesouro! Quando eu tenho alguns minutos livres, eu passo os olhos pela lista e vejo o que eu posso riscar fora.

Podem parecer muitas tarefas, mas não é algo tão assustador assim. Afinal, é só uma frase curtinha e uma caixinha para marcar. (E a sensação é ainda melhor quando o Trello corta o item da sua lista de tarefas diárias!)

Além disso, a maioria dessas tarefas nem são intimidadoras. Eu deixo as definições razoavelmente vagas para que eu tenha margem para escolher tarefas maiores ou menores dependendo do que está acontecendo na minha vida. Mas não importa o que eu faça, mesmo que seja algo pequeno, estou avançando e crescendo como pessoa. Afinal, tenho uma forma clara de como atingir metas e objetivos

Minhas listas de "Fazendo" e "Concluído" são apenas espaços para onde arrastar as tarefas e me ajudar a diferenciar o que está em andamento do que já foi finalizado. Mais uma vez, as tarefas dessa lista devem ser mínimas, mas sempre surgem projetos que eu não quero (ou não preciso) encaixar em nenhum plano em andamento.

Criando hábitos de sucesso

Bom, eu mostrei meus cartões mensais e semanais, mas também fiz um checklist especial para os cartões diários.

Essa lista está separada porque esses cartões não serão arquivados. Em vez disso, eles permanecerão na lista para que eu possa voltar e consultar facilmente. Isto é, para um monitoramento de hábitos diário.

Eu tirei essa ideia de uma amiga que começou a usar o Trello recentemente. Ela me mostrou como estava usando o Trello para administrar seu diário pessoal. Eu nunca gostei muito de manter diários, mas ela mencionou que usava o Power-Up de Campos Personalizados para documentar e fazer checklists para tarefas diárias.

Isso me inspirou a fazer o mesmo e, embora eu ainda não curta muito manter um diário, é a forma ideal de me incentivar a controlar meus hábitos e consolidar meus pensamentos todos os dias. A reflexão é essencial para o progresso.

Um cartão diário funciona assim:

Aqui estão algumas funcionalidades do Trello que aprimoram o meu controle de hábitos e diário.

• Campos Personalizados: ver caixas vazias me dá aflição, então os Campos Personalizados são uma ótima forma de me forçar a escrever algo, mesmo que eu não goste de diários. Estou focada na minha #AtitudeDeGratidão esse ano, então eu tenho 2 Campos Personalizados nos meus cartões: um com uma caixa para escrever as coisas pelas quais sou grata, e outra para escrever o que eu espero daquele dia! (Nota do editor: no Trello, os Campos Personalizados estão configurados para aparecer em cada cartão no quadro onde está ativado, e não podem ser customizados para aparecer em apenas uma lista específica ou em cartões isolados.)
  
  Em um campo que aceita números eu uso o Power-Up de Estatísticas. Assim posso somar os números de todos os campos em todo o quadro — e com isso, poderei medir o quanto de água eu tomei ao longo do tempo!

• Checklists: assim como as checklists mensais e semanais, as checklists diárias ajudam a me manter no caminho certo. Cada item representa um hábito que eu quero construir, ou uma pequena ação que eu quero tomar em direção aos meus objetivos anuais. Para ter novas ideias de controle de hábitos, uma dica é pesquisar sobre os hábitos de outros entusiastas de produtividade!

• Descrição: eu uso a descrição do cartão como um espaço aberto para escrever qualquer coisa sobre o dia que venha à mente. Ela também pode ser bem formatada, já que é compatível com Markdown!

Como atingir metas e objetivos este ano

Se você assumir o compromisso de ter um maior controle de hábitos, atingir suas metas para o ano novo e não perder o foco, teste esse processo de responsabilização e veja se ele funciona para você.

Albert Einstein disse uma vez que "tudo deve ser feito da forma mais simples possível. Mas não simplificado." Mergulhe na simplicidade este ano. Foque no poder e controle de hábitos que te levarão ao sucesso.

Eu já estou colhendo os resultados por fazer um bom monitoramento de hábitos e me parece um forma mais sustentável de executar as tarefas diárias. Eu adoraria saber o que você pensa, então compartilhe suas ideias comigo no Twitter (@brittany_join)!

Traduzido e localizado com amor por Milena Lumini.

Seja algo negativo ou positivo, adoraríamos ouvir o que você acha. Escreva para atendimento@trello.com.

Leia mais: Domine seus processos de gerenciamento de projetos no Trello