Leve sua lista de tarefas para o Trello: todas as formas de enviar uma tarefa para seu quadro

controle de requisições

Não parece que sempre que você acha que tem tudo sob controle, é só virar de costas por um segundo que de repente tarefas e solicitações começam a aparecer de todas as direções?

E-mails chegando, mensagens piscando no Slack - tem até uma mensagem de voz da sua Mãe pedindo para levar a sobremesa para o jantar de domingo. Com toda essa agitação, você sabe que alguma vai acabar sendo esquecida.

Felizmente, é fácil transformar quase qualquer solicitação em uma tarefa no Trello. Juntamos algumas dicas e truques para enviar tarefas para o Trello do seu e-mail, mensagens de chat e voz, e mais. Dessa forma, controlando as requisições, sua produtividade e paz de espírito estarão em dia...

Saia da sua caixa de entrada

Lembra daquele amigo ou colega que em 2005 não quis entrar no Facebook? Ele provavelmente está no Facebook agora, mas eles ainda estão mandando e-mails como se fosse “a ferramenta”, quando na verdade eles poderiam estar usando o Trello, certo? Ok, eu desviei um pouco do tema. Goste ou não, e-mail ainda é algo muito utilizado, mas a caixa de entrada não é um lugar para colaboração e acompanhamento do que precisa ser feito, nem para controlar todas as solicitações recebidas. Aqui vão algumas dicas para sair do e-mail e migrar para um quadro do Trello.

caixa de entrada de email

Se você está usando o Gmail ou Outlook, então vale conferir a funcionalidade do Trello para Gmail e Outook. Em apenas alguns cliques você pode mandar qualquer e-mail para o quadro do Trello e uma lista da sua escolha. O cartão criado vai automaticamente colocar como título o assunto do e-mail e como descrição o corpo do e-mail, mas você pode também editá-los quando quiser.

enviar e-mail para o Trello

Além disso, cada quadro e cada cartão do Trello possui seu próprio e único endereço de e-mail que permite você criar novos cartões ou atualizar, respectivamente. Você pode ver o endereço de e-mail do quadro pelo menu e o endereço de e-mail do cartão dentro dele, sendo os dois pela seção “Mais”.

controle de tarefas

Assim como a funcionalidade de adicionar para o Gmail e Outlook, encaminhar um e-mail para o endereço de e-mail do quadro irá criar um novo cartão no quadro de destino. Configurar uma regra de encaminhamento dos e-mails dos seus clientes pode ser uma ótima forma de automaticamente criar cartões no Trello para controlar as caixas de entrada cheias de solicitações da equipe de suporte, pedidos de vendas, requisições de demonstração e outras tarefas que exigem delegação.

Para um trabalho focado no cliente, adicionar comentários a cartões já criados usando o endereço de e-mail único do cartão é uma boa maneira de agregar feedbacks para projetos que já estão em andamento.

Dica do Trello: Adicione os endereços de e-mails que são usados frequentemente aos seus contatos com nomes diferentes para que você possa lembrar e encontrá-los facilmente.

A fórmula para automação

automação para controlar requisioções

Em nossa equipe de marketing, chegam solicitações para o design, edição de textos - e etc. O  problema de manter o controle de solicitações informais é que geralmente é difícil obter todas as informações necessárias para executar da forma ideal. Considere formalizar o processo com um formulário de serviço como Typeform ou Wufoo, onde você pode especificar o que é necessário para dar andamento às solicitações, e então use o Zapier para criar cartões no Trello automaticamente quando tiver novos cadastros no formulário.

Controlar tarefas e requisiçõrs

Crie um quadro no Trello “Solicitações recebidas” que fique disponível para todo mundo de sua equipe, assim eles podem facilmente ver e controlar o status das solicitações e qualquer questão que apareça pode ser abordada em um local centralizado. Além disso, certifique-se de habilitar o Power-Up do Zapier no quadro para que você possa atualizar e adicionar novas automações sem sair do Trello.

Apazigue o(s) Slack(ers)

Aposto que não vai levar nem dois minutos após ter compartilhado seu novo sistema automatizado para controle das solicitações com sua equipe que alguém vai te enviar uma mensagem direta no bate papo com alguma pergunta. Com a integração do Trello para Slack adicionado ao grupo da sua equipe, você pode incluir novos cartões no Trello para qualquer quadro da sua equipe com um comando /add.

Slack

Simplesmente digite /add e então o título do cartão, como por exemplo “/add Aprovar relatório de gastos para o Tim”, ou qualquer outra solicitação que possa ser. O Trello vai automaticamente criar e adicionar o cartão ao quadro que está ligado ao canal do Slack. Daí, você pode adicionar uma série de informações ao cartão sem sair do Slack como membros, datas e comentários. Para toda lista e informações para começar a usar a integração do Trello para Slack, veja esse artigo.

Compartilhe a mensagem

mensagem de vozTriim. Triim. Quem é? É seu chefe te deixando uma mensagem de voz às oito da noite em um sábado para algo que realmente não precisa ser discutido até segunda às 10 da manhã. Ou talvez seja sua mãe te lembrando de levar a sobremesa para o jantar de família que é daqui a duas semanas. De qualquer forma, tanto iOS quanto Android possuem uma incrível funcionalidade que permite que você compartilhe uma variedade de conteúdo e informação diretamente para o Trello.

Primeiro, certifique-se que possui o aplicativo para iOS ou Android instalado em seu celular. Então, de dentro do aplicativo, pressione o botão “Compartilhar” e selecione o Trello. (Nota: usuários de iOS podem ter que adicionar o Trello de dentro do menu ‘Compartilhar’ selecionando a opção ‘Mais’). De aí em diante, você pode selecionar o quadro / lista e nome para o novo cartão. Quando entrar no Trello, o novo cartão terá o conteúdo anexado a ele. Esse é um ótimo atalho, não somente para mensagens de correios de voz, mas também para notas de voz, anotações, fotos, e etc.

Mais ideias divertidas de ‘envios ao Trello’

Até agora, você pode ver que existem uma infinidade de maneiras que você pode transformar qualquer tarefa ou solicitação em um cartão do Trello, seja para um quadro da sua equipe ou somente para acompanhar suas tarefas pessoais. Aqui vão mais algumas ideias divertidas que valem ser exploradas:

  • Para aqueles com casas mais inteligentes do que a média de tijolos e argamassas, dê uma olhada nesse post para capturar tarefas com a Alexa do Amazon e o Trello via IFTTT.
  • Você pode fazer o mesmo com o Google Home e Trello.
  • Finalmente, a extensão de Envio ao Trello do Chrome é uma maneira prática de criar cartões direto do navegador. É realmente útil para acompanhar presentes ou coisas para comprar, lugares em potencial para ficar quando estiver planejando as férias, ou até mesmo informações para consumir, porque às vezes um pouco de descanso e recuperação é uma solicitação que precisamos fazer a nós mesmos.

Ao pegar o hábito de enviar solicitações, ideias e tarefas para o Trello quando elas aparecem (independente do que é), você irá criar um sistema de acompanhamento para sua lista de tarefas que deixa você com menos oportunidades perdidas e mais serenidade.

Quais são suas maneiras preferidas de gerenciar solicitações no Trello? Conta pra gente nos comentários abaixo.