Como automatizar um cronograma de Gantt com o Elegantt e o Trello

Um cronograma é uma representação visual da linha do tempo do desenvolvimento de um projeto. Ele não só oferece o quadro geral do projeto, mas também permite que você compartilhe uma visão estratégica com sua equipe. Com um cronograma do projeto, sua equipe pode coordenar esforços e alcançar objetivos efetivamente, seguindo um plano comum.

Na sua essência, um bom cronograma do projeto deve mostrar esses quatro detalhamentos principais:

• Objetivos
• Datas
• Marcos
• Dependências

No entanto, esta lista pode se transformar em uma visualização muito complicada das informações quando você leva em conta todas as partes do seu projeto em ação ao mesmo tempo.

Para ajudá-lo a visualizar essas informações de forma resumida, o Cronograma de Gantt pode ser seu melhor amigo. Sim, acabamos de dizer isso.

O que é um cronograma de Gantt

Um cronograma de Gantt é um gráfico que exibe uma lista de tarefas lado a lado com a quantidade de tempo alocada para conseguir concluí-las.

Cronogramas de Gantt, normalmente, tem uma fama nada boa. Porque eles podem ficar muito complicados e difíceis de interpretar, mas há uma série de razões para dar-lhes uma segunda chance:

• Compartilhar informações facilmente: Todos no projeto recebem notificações de atualizações ao mesmo tempo. Compartilhar o quadro geral é, na maioria das vezes, uma boa maneira de motivar uns aos outros.
• Sentir aquela paz de espírito em relação ao planejamento: Uma vez que o planejamento é feito, você pode tomar decisões mais focadas e eficazes sobre a alocação de recursos, horários e até mesmo sobre suas próprias tarefas.
• Monitorar o progresso do projeto e a produtividade: os cronogramas de Gantt ajudam a alavancar tarefas e prazos para obter a máxima eficiência. Pense nisso desta maneira: Se alguém está esperando que seu trabalho seja feito, e você vê isso toda vez que olha para o cronograma de Gantt, você vai continuar procrastinando?

A chave para implementar essas vantagens é usar os gráficos de Gantt em seu potencial máximo, sem transformá-los em um fardo na hora de criá-los e atualizá-los.

Fazer um cronograma de projeto no Trello é uma maneira automática de gerar cronogramas de Gantt sempre que precisar. Planeje seu projeto em um quadro Trello e seu cronograma aparecerá automaticamente. Não é tão assustador assim, agora, não é mesmo?

Veja como fazer um Cronograma de Gantt usando o Trello e o novo Power-Up do Elegantt.

Mantenha seu quadro focado

Um quadro Trello é muitas vezes criado com um resultado final específico em mente, por isso, talvez o seu quadro Trello que usa todos os dias não seja o mais adequado para ser o grande cronograma de projetos dos seus sonhos.

Em vez disso, crie um novo quadro que esteja focado em seu cronograma do projeto. Mantenha seu objetivo do projeto visível em um cartão Trello para que você possa consultá-lo sempre que tiver dúvidas sobre as tarefas ou prioridades do projeto e pergunte a si mesmo: "Isso realmente nos ajuda a alcançar nosso objetivo?"

Uma vez que cada tarefa no quadro tornar-se parte do seu roteiro de projeto (e do cronograma de Gantt), defina e reveja as prioridades com uma frequência determinada.

Não tenha medo de jogar tarefas fora se elas não estiverem em sintonia com a meta que você definiu anteriormente. Faça perguntas como:

• "Esse esforço é bom o suficiente para o que eu quero fazer?"
• "Eu tenho tempo suficiente para concluir esta tarefa sem interromper o cronograma do projeto?"
• "Esta tarefa realmente está me ajudando a alcançar meu objetivo?"

Ao se perguntar constantemente sobre os conteúdos de seu quadro Trello, você acabará detectando melhor o caminho crítico, uma sequência de tarefas que devem ser concluídas a tempo se você não quiser atrasar o projeto inteiro.

O caminho crítico do seu projeto é composto de dependências "obrigatórias": tarefas que só podem ser iniciadas quando as anteriores são concluídas. As dependências de tarefas são exibidas no cronograma de Gantt da seguinte forma:

A conclusão de tudo isso? Conduza seu time para o sucesso, mantendo-se focado em quais tarefas são verdadeiramente críticas para a conclusão do projeto.

Divida em pequenos pedaços (depois, em pedaços menores ainda)

Na sequência, comece organizando sua lista em um fluxo de processos inspirado no Kanban.

Usando o método Kanban, você "puxa" o trabalho conforme você tem capacidade, ao invés de trabalhar com tarefas que vão "empurrado" o processo quando necessárias. Isso significa que, assim que uma tarefa é feita, o seu cartão se move da esquerda para a direita no quadro do projeto.

Depois de definir os estágios do fluxo de trabalho em "Fazer", "Fazendo" e "Concluído", divida o projeto em partes ainda mais específicas.

Escolha o nível superior de organização de tarefas de acordo com seu projeto e identifique-as usando tags. Você pode organizar tarefas por seus diferentes times (como Marketing, Desenvolvimento e Design) ou pelas principais partes do projeto em si (como Logística, Localização, Convidados e Lua de Mel). Você será capaz de classificar tarefas por essas tags mais tarde.

Enquanto estiver desenvolvendo seu projeto, pode ser útil classificar tudo isso em um rascunho em um documento separado. Você vai querer dividir o projeto em sub-grupos, se necessário: tarefas, listas de verificação, e assim por diante, até que você obtenha algo enxuto o suficiente para definir tarefas que podem ser facilmente estimados em termos de duração.

O truque aqui é dar um nome para sua tarefa com o padrão: verbo + assunto, assim, você tem certeza de que é específico o suficiente. Por exemplo, "Relações Públicas" é mais um sub-grupo do que uma tarefa, enquanto que "Fazer uma lista de jornalistas de tecnologia" é uma tarefa real.

Quando estiver satisfeito com a estrutura do seu projeto, você pode criar cada tarefa em seu quadro Trello na lista "Para fazer". Use tags de cores diferentes para organizar as tarefas pelas equipes de nível superior ou por partes do projeto.

Outra diretriz do princípio "dividir em partes pequenas" é certificar de que seus títulos e descrições das tarefas são claros o bastante. Se algo ficar ambíguo, um trabalho aparentemente simples pode se tornar um grande problema quando várias equipes estão envolvidas e marcos de entregas importantes estão logo adiante.

Defina as datas das entregas de seu projeto

A gestão do tempo é uma das mais importantes partes do planejamento de um projeto. Você tem que definir marcos de entregas para sinalizar realizaçõessignificativas ao longo do cronograma e marcar prazos limite para garantir que todas as tarefas estejam em andamento para terminar o projeto a tempo. Aqui estão algumas dicas para ajudar você com isso:

• Pergunte a si mesmo o que poderia arruinar seu plano. Onde estão os riscos? Como você poderia evitá-los?
• Coordene com sua equipe e peça que estimem quanto tempo cada uma de suas tarefas levará para ser concluída.
• Datas de entrega são coisas boas, mas visualizar a duração das tarefas é melhor. Seu cronograma deve mostrar as datas de término e as datas de início. As tarefas que parecem "fáceis" ou "rápidas" para serem concluídas estão seriamente sujeitas à procrastinação. Evite definir prazos de entrega nos fins de semana ou feriados. Ainda melhor: defina com antecedência se cada prazo é melhor ser concluído na segunda-feira seguinte ou na sexta-feira anterior para evitar ter que “apagar incêndios” ao máximo.

Depois disso, basta definir uma data de entrega em cada cartão. Com todas as suas tarefas detalhadas, categorizadas e definidas em um cronograma, seu gráfico de Gantt está apenas a um clique de distância de você!

O cronograma de Gantt surge automaticamente

Para gerar automaticamente o cronograma de Gantt para o seu projeto, você precisará ativar o Power-Up do Elegantt.

Uma vez ativado, você verá um link "Elegantt" no canto superior direito do quadro, ao lado de "Mostrar Menu". Selecione-o, faça login com sua conta Trello e aceite as permissões do aplicativo.

O Power-Up do Elegantt criará automaticamente um gráfico de Gantt baseado em seus cartões, calculando as datas de início e término de acordo com os dados informados.

Na verdade, as datas são muito importantes para o processo de criação do cronograma de Gantt: o Elegantt levará em conta as datas de vencimento de seus cartões para criar seu cronograma de Gantt. Se nenhuma data de vencimento foi estabelecida para um cartão, o Elegantt irá configurá-lo para a sexta-feira seguinte à sua data de início.

As datas de início também são calculadas automaticamente, a menos que seja definido o contrário. Se um cartão foi criado ou movido para o quadro atual em um dia da semana, a data de início será definida para a próxima segunda-feira. Caso contrário, será definido para a segunda-feira anterior. A ideia é agrupar automaticamente os cartões em sprints semanais. O Elegantt tentará agendar os próximos cartões de um membro para evitar sobreposições durante o sprint.

Dica Profissional: Ative a extensão Elegantt Trello para Chrome para definir datas de início personalizadas em cada cartão.

Confira o andamento do seu projeto

Uma vez que seu cronograma estiver funcionando, use as visualizações “Planned” (Planejada) e “Effective” (Efetiva) para ver seus cartões de acordo com esses dois estados de andamento:

• As datas de início e de conclusão planejadas correspondem ao tempo que você planejou gastar em um cartão (de acordo com as datas de vencimento e de início)
• As datas efetivas de início e término refletirão o tempo que você realmente gastou com ele, com base no movimento do cartão através do quadro (daí o estilo Kanban)

Você também pode ver a porcentagem de conclusão de cada cartão. A percentagem de conclusão é calculada pela posição do cartão no quadro (lista mais à esquerda = 0%, lista mais à direita = 100%), bem como na relação de itens concluídos nas listas de verificação de cartões:

Quer ver o progresso com mais detalhes? Você pode filtrar as tarefas de acordo com suas tags ou alterar a exibição da linha de tempo. Amplie a visualização para semana a semana ou mude para uma visualização mensal, ou mesmo trimestral, quando quiser.

Fazer um cronograma de Gantt pode ser bastante intuitivo quando você usa o Trello para gerenciar as tarefas do seu projeto e acompanhar seu progresso. Você pode adicionar comentários, sugestões e aprender mais sobre os o Power-Up do Elegantt e os recursos de extensão do Chrome do Elegantt para o Trello em nosso cronograma público, feito com o Trello (obviamente ).