<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=44935&amp;fmt=gif">

10+ dicas de chat feras para uma boa comunicação no trabalho

como melhorar a comunicação interna na/dentro de uma empresa

Entrar no chat é o meu "caminho de casa para o trabalho". Trajeto muito bem curtinho né?

Eu trabalho remoto há 5 anos. E tenho algumas dicas para uma boa comunicação no trabalho. O chat possui a mesma forma que espaços físicos de trabalho, na minha cabeça. É um lugar, e tem suas próprias normas e clima. Tem seus participantes habituais e sua própria rede social — tipo aquela rodinha que se reúne em volta do bebedouro.

O chat é o local de trabalho das equipes que trabalham remoto. Quer você use o rótulo de “trabalho remoto” ou não saiba nem o que é trabalho remoto, seu trabalho é distribuído em vários locais. O trabalho do conhecimento moderno é quase 100% digital, e a comunicação muitas vezes se estende por fusos horários e continentes diferentes. Como melhorar a comunicação interna na empresa nessas circunstâncias? A comunicação assíncrona já estava inserida no seu local de trabalho por meio do email, e o chat interno para empresas é tendência, isso se já não for uma realidade. Com isso, existem alguns fatores que vale a pena considerar ao entrarmos nesse mundo do trabalho a distância pela internet.

Quando bem feita, a comunicação remota pelo chat pode ser tão boa ou melhor do que no presencial. Existem alguns pontos contras que não podem ser superados, mas eles estão atrelados a benefícios como melhor concentração, acesso mais fácil a conversas e assuntos, e assincronicidade.

A boa comunicação remota é possível quando todos têm uma postura proativa. Quando a comunicação é boa, o trabalho flui, todo mundo fica à vontade, as distâncias se estreitam e tudo funciona.

No entanto, pode ser difícil chegar nesse ponto. Portanto, vou compartilhar algumas dicas para uma boa comunicação no trabalho com o uso de ferramentas de chat e afins.

Faça barulho, seja você e faça perguntas.

Uma das partes mais difíceis de trabalhar em uma equipe remota é conhecer todo mundo. Não seus nomes, rostos ou o que eles fazem, mas do que eles gostam, seu senso de humor e todos os aspectos que não fazem parte do trabalho e que humanizam a interação.

As pessoas podem não compartilhar isso espontaneamente, mas pode tomar a iniciativa de abrir sua vida com elas e fazer com que conheçam você melhor. Muitas vezes, em empresas espalhadas em vários locais, tanto no esquema totalmente remoto como com vários escritórios, você não sabe quem são as próximas pessoas com quem você vai trabalhar. Mas você provavelmente vai passar algum tempo nos mesmos canais que eles antes de trabalharem juntos.

Fale sobre tudo no chat

Outra ótima dica para uma boa comunicação no trabalho é encontrar um lugar legal para compartilhar coisas aleatórias. O #catfancy é um exemplo de um canal absurdamente ativo no Slack do Trello, e outros vários canais com assuntos bobos e maravilhosos (tipo viagens, filhos, moda, justiça social e, claro, cachorros também).

Fale sobre seu mais recente projeto de reforma de casa em um canal de assuntos diversos. Compartilhe a última coisa que você enviou para produção. Mencione o fascinante modelo de franquia de enormes hangares de aviões antigos sendo usados para coleções de brinquedos infláveis de várias formas e tamanhos.

Tente jogar conversa fora. Pergunte como todos estão. Conte novidades sobre assuntos que você já trouxe para a conversa antes. Mantenha sempre atualizado o seu status no chat com detalhes sobre sua vida: humor, clima, links para músicas que você está escutando, fotos das suas férias.

Tudo isso são coisas iriam aparecer naturalmente no presencial, e um status pode ser o gatilho para uma interação divertida.

Seja você

Uma das maneiras de usar errado o chat e causar problemas de comunicação no ambiente de trabalho é tratá-lo como um meio de comunicação formal, já que é editável, tem histórico infinito de conversas (pelo menos até o fim do período de teste), e pode ser copiado e colado ou capturado em uma imagem de tela. Até onde eu sei, isso faz com que ninguém tenha uma conversa real, ou as pessoas não se entregam completamente, da forma que fariam se fosse um encontro presencial.

Faça com que seja fácil para as outras pessoas se sentirem à vontade para serem elas mesmas, lembre-se de ser gentil e aceitar todo mundo. Entre no chat.

O conceito de “segurança psicológica” é a ideia do ambiente de trabalho ser propício para as pessoas serem completamente elas mesmas. Isso resulta em pessoas que se sentem confortáveis para compartilhar ideias malucas em brainstorms sem medo do julgamento. Outro efeito é a curiosidade (ao invés de culpa) e mais diversidade de pensamento, o que torna qualquer resultado final mais forte. Ser uma pessoa autêntica no chat interno para a empresa e passar para os seus colegas uma ideia real de quem você é ajuda a fomentar essa segurança e melhora a comunicação relacionada com o trabalho em equipe.

Faça todo tipo de pergunta

E depois pergunte um pouco mais, especialmente quando você faz parte de uma equipe que está crescendo. Sabe as dúvidas que você tem? Outras pessoas provavelmente têm essas dúvidas também, mesmo que não saibam ainda. Talvez alguém saiba a resposta, talvez mais pessoas possam ajudar você a encontrar a solução. E o legal é isso envolve todo mundo. E assim as respostam aparecem.

Respeite as pessoas do outro lado

O texto, como mecanismo de comunicação, é limitado. Você não enxerga a linguagem corporal, não sabe o que está acontecendo na vida da pessoa, do outro lado do chat. Você tem muito menos insight sobre alguém do que quando você convive pessoalmente com essa pessoa em um escritório o dia todo. Além disso, você nem sabe se ela está na frente do computador mesmo. A empatia deve sempre estar presente de forma proativa.

Nesse sentido, aqui vão algumas dicas para uma boa comunicação no trabalho:

Não use o @all ou @here

...a não ser que a mensagem seja realmente importante para acordar alguém no meio da noite, atrapalhar o raciocínio ou interromper o jantar em família.

Para coisas que são importantes e urgentes para a maioria das pessoas no canal? Ótimo! Mas, a intenção desses comandos é gerar notificações, e você estará fazendo isso com todos, independentemente do que eles estiverem fazendo no momento.

Meu raciocínio é: “A grande maioria das pessoas que receberem a notificação vão querer tomar uma atitude em relação a isso na próxima meia hora?” É bem importante todo mundo estar ciente desse bom uso, pois qualquer membro da equipe tem acesso ao comando.

Se você:

  • Tem pessoas que reportam para você, ou
  • É a pessoa mais bem informada sobre um serviço que acabou de cair, ou
  • Acabou de lançar uma campanha e está trabalhando na próxima,

Então, estar disponível para pegar as demandas sobre esses assuntos é a coisa mais responsável a se fazer.

Para coisas que são importantes para a maioria das pessoas, mas não urgentes, considere enviar um e-mail, fazer um cartão do Trello ou criar uma página na plataforma Confluence. Em outras palavras, use um meio que não exija a atenção imediata de ter que ler a mensagem na hora. É razoável fazer um follow up pelo chat para verificar se a pessoa viu o email ou a solicitação. O momento para saber quando fazer isso depende da cultura local da sua equipe. De qualquer forma, aqui estão ótimas dicas de como usar o Slack.

Presuma que a intenção é sempre positiva

O chat não transmite muitas das nuances, contexto e tato dos quais dependemos para determinar a intenção. Preencher a lacuna com uma suposição padrão de que a pessoa do outro lado da conversa não tenha "segundas intenções" suaviza bastante essa questão. Isto não significa necessariamente que a intenção da pessoa seja a mesma que a sua, mas ela provavelmente está realmente tentando tornar o mundo melhor, assim como você. E se você sente que alguma pessoa pode estar tentando comunicar que está insatisfeita com algo, faça um esforço para esclarecer isso.

Contextualize

As pessoas com quem você está falando agora não têm falado com você sobre a ideia que você vem desenvolvendo na sua cabeça pelas últimas 2 semanas, ou participado das outras conversas sobre o assunto para ficar por dentro da história. Fale um pouco mais.

Entrar abruptamente no chat e perguntar “Quais são os resultados do projeto Pinheiros para o segundo semestre?" pode fazer as pessoas pensarem que você acha que o projeto Pinheiros não está indo bem. Em vez disso, experimente: “Estou tentando decidir onde é o melhor lugar para investir mais em propaganda, e talvez o projeto Pinheiros seja um boa alternativa. Quais são os nossos resultados nele até agora?” Deixa claro o objetivo final, esclarece o porquê de você estar perguntando e ainda dá mais informações para as pessoas ajudarem a solucionar o problema.

Não deixe os grilos dominarem a conversa

O silêncio é a pior coisa a acontecer quando você está tentando se conectar com seu time. ”Enviei uma mensagem há 3 horas e ninguém respondeu. Era uma pergunta tão ruim assim?” é um dos pensamentos que podem vir à tona e encadear uma sequência negativa (aproveite para ver como eliminar pensamentos negativos).

Evite que seus colegas passem por isso respondendo com o que você têm de informação, mesmo que você não possa resolver o problema deles imediatamente. Indique pessoas que possam ser melhores pontos de contato dali para frente ou dê sua opinião. Compartilhe suas ideias sobre o que eles perguntaram. Essas são apenas algumas dicas para uma boa comunicação no trabalho por meio do chat.

Priorize o chat público

Para empresas com seus funcionários trabalhando remoto, o compartilhamento digital de conhecimento é fundamental. O trabalho que você está fazendo agora é provavelmente muito impactado por pessoas que você nunca conheceu pessoalmente:

  • Se você apenas comunica sobre o seu projeto durante as reuniões que ocorrem no escritório físico, todas as pessoas que estão remotas vão fica de fora.
  • Se acontecer somente nas chamadas de vídeo, só as pessoas que fizeram parte da chamada vão acompanhar.
  • Se for em um canal privado ou uma mensagem direta no chat, ninguém mais vai ter o escopo completo.

Quanto mais facilmente acessível e visível for para todos, melhor será o compartilhamento das informações. Quem sabe? A pessoa com a resposta que você está procurando pode estar ali, pertinho da conversa.

Não dependa de decisões feitas no chat

O chat é um ótimo meio para gerar discussão, é razoável para chegar a um consenso, mas é péssimo para registrar o consenso. O chat é melhor para se envolver com coisas no momento atual, mas outras ferramentas são mais úteis se as coisas forem durar mais que isso.

Se você chegou a uma conclusão ou fez um plano que envolve outras pessoas (ou que precisa ser revisitado no futuro), registre-o em outro lugar. Quer saber como melhorar a comunicação dentro de uma empresa com ferramentas mais úteis? O Trello e o Confluence são bons lugares para isso, e suas integrações de chat com outras ferramentas são super intuitivas. Esperar que as pessoas vejam tudo no chat é garantia de fracasso.

Se você quer uma conversa cara a cara, use o vídeo. Se a conversa está rolando no chat, certifique-se de compartilhar o link para que outras pessoas que estejam interessadas no assunto possam participar. É uma bênção para as outras conversas se você resumir os resultados de uma chamada de vídeo de volta no chat, se o assunto começou lá.

Visto que um dos benefícios do chat é criar um recurso escrito para quem não foi envolvido naquele momento (ou quem esqueceu os detalhes), é muito importante fazer uma ’curadoria’ dessas no chat para ajudar os futuros arqueólogos da conversa.

Fazendo o vídeo dar certo

A dependência e a frequência das chamadas de vídeo com o Trello também foi um grande ajuste para mim. Ficar me dividindo entre a preocupação com o trabalho à minha frente e o cuidado com a minha aparência, voz e postura diante de outras pessoas é uma dor particular do trabalho remoto. Porém, outro fator importante de como melhorar a comunicação interna na empresa é a comunicação em tempo real que mostra a linguagem corporal. Nada é mais eficaz que isso. Chamadas de vídeo agendadas e espontâneas são um recurso essencial ao se trabalhar com um time remoto.

Conversas individuais, em sua maioria, funcionam bem para mim, mas chamadas de vídeo em grupo são mais difíceis. Para mais dicas sobre este assunto, veja como fazer video conferência.

Não deixe as emoções represadas no chat

Se você está tendo dificuldade para entender as pessoas no chat ou se houve algum desentendimento, use o vídeo. Se a conversa tem um teor emocional, use vídeo. “Me chama no Zoom” é uma frase que uso bastante. Não tente se aprofundar nos desentendimentos do chat. Use o vídeo para bater papo de vez em quando.

Aceite a latência

O vídeo tem latência (um atraso ocasional na transmissão entre o pensamento e a fala), e não conseguimos nos livrar disso. Tenha uma atitude proativa quanto a isso. Faça um esforço a mais para não interromper as pessoas. Se você e outra pessoa começarem a falar ao mesmo tempo, deixe que ela fale primeiro. (E então dance naquele vai-e-vem divertido e desajeitado em que ninguém quer mais começar primeiro.) Se você estiver usando o Wifi do escritório, tente conectar o cabo. Essas dicas para uma boa comunicação no trabalho podem fazer a maior diferença!

Faça gestos visíveis

Os rostos são menores nas telas de computador do que pessoalmente. Um pequeno aceno no presencial precisa se transformar em um movimento maior em uma chamada de vídeo. Segure o sorriso por mais tempo para garantir que ele seja visto. Dê um joinha para a câmera se você concordar com algo, bata palmas se a ligação tiver mais pessoas e vocês estiverem dando os parabéns para alguém. Desabilite o mudo quando você quiser falar para que os outros vejam o ícone sumindo ou reposicione o seu microfone.

Use a visualização em grade

Certifique-se de que você consegue ver o rosto de todos em uma resolução que dê para enxergar as expressões faciais. Certifique-se de que todo mundo consiga ver as suas também. A menos que seja uma apresentação em que uma única pessoa está apresentando, evite a visualização que só mostra quem está falando. É bom que você consiga ver como todo mundo está reagindo ao que está sendo dito. É mais fácil perceber quando alguém está prestes a dizer algo ou gostaria de uma oportunidade de falar. A exibição em grade democratiza a reunião e equilibra o peso da opinião de todos.

Use câmeras individuais

Se você está participando da reunião em um escritório com um sistema de videoconferência na sala, não use. Ou então, use apenas o áudio. Use o seu notebook para o vídeo. Evite colocar quem está trabalhando remoto na telona. Isso permite que todo mundo veja seu rosto e coloca todos os outros envolvidos em uma mesma situação. Uma das piores coisas é seu rosto ser projetado em uma telona na parede; ver meu reflexo daquele tamanho e não conseguir ver o rosto de todo mundo na sala.

Emita bom som

Use um headset com um bom microfone. Fique em um lugar que não tenha muito ruído de fundo. Coloque sua voz no mudo quando não estiver falando, mesmo que você siga os outros passos acima.

Priorize o orador no vídeo, não o material

Ao fazer uma apresentação por vídeo, o espaço na tela é limitado. Dê às pessoas a opção de ver seu rosto ou o material. Acho que a maioria dos softwares de vídeo permite que você mude o dimensionamento relativo da tela compartilhada e do rosto do apresentador hoje em dia, o que pode ser um bom meio-termo. Se você não está fazendo uma apresentação, procure não compartilhar sua tela com o grupo. Ferramentas como o Trello, que espelham atualizações em tempo real para todos os espectadores, permitem que todos compartilhem a mesma tela e ainda vejam o orador.

Uma das piores coisas é seu rosto ser projetado em uma telona na parede; ver meu reflexo daquele tamanho e não conseguir ver o rosto de todo mundo na sala.

Qual foi a dica para uma boa comunicação no trabalho que não citei?

O que era para ser uma lista simples de dicas para uma boa comunicação no trabalho já se estendeu bastante. O que funciona para você? Como você consegue manter a conexão com as pessoas? Alguma dica de como lidar com as notificações? Como melhorar a comunicação interna dentro de uma empresa considerando todos os desafios que mencionamos?

Ah e lembre-se: o cerne da boa comunicação remota é certificar-se de que todos tenham a mesma oportunidade de transmitir e receber suas mensagens mais verdadeiras, importantes e com espírito de equipe. Estabelecer as melhores práticas da comunicação remota (e mantê-las!) é o alicerce de um time remoto saudável.

Seja algo negativo ou positivo, adoraríamos ouvir o que você acha. Escreva para atendimento@trello.com.

Leia mais:  Como achar (e conseguir) a sua próxima vaga de trabalho remoto