3 dicas de como administrar seu tempo [xô tarefas atrasadas]

Você tem a sensação de que está sempre correndo atrás de suas tarefas? Não importa seu nível de produtividade, você nunca consegue correr na frente? Às vezes, você gostaria que o dia tivesse uma 30 horas ou mais? E claro, se identifica com este hamster aqui correndo na rodinha da gaiola?

Se ao menos respondeu sim para uma dessas perguntas, estas 3 dicas de como administrar o seu tempo são para você.

A boa notícia é que existe esperança fora da gaiola, e estou aqui para ajudar você a encontrá-la.

A seguir, você vai aprender:

• A razão científica de você sempre ter a sensação de estar em atraso

• O segredo contraintuitivo de como administrar o tempo

• Táticas para adotar um pensamento mais estratégico

• Estratégias para ter mais períodos de deep work (trabalho concentrado)

1. A falta de tempo é uma construção social

A falta de tempo — a sensação de que não há horas suficientes no dia ou dias suficientes na semana — não é nada nova. E, se você sente isso, saiba que não é só você.

Uma pesquisa recente da Gallup sobre a falta de tempo descobriu que quase metade dos cidadãos dos EUA diz que não tem tempo suficiente para fazer o que precisa. E se você tem um emprego, é provável que você sinta isso ainda mais: 61% dos cidadãos dos EUA que trabalham relatou que sentem falta de tempo.

Durante décadas, pesquisadores buscaram entender por que temos essa sensação de falta de tempo, particularmente em uma era de inteligência artificial, assistentes virtuais e fácil acesso à tecnologia de automação.

Um relatório feito pela revista Economist sugere que a falta de tempo existe não por causa das altas expectativas quanto a resultados, mas por causa da construção social que criamos a respeito do tempo.

“Desde que o relógio foi usado pela primeira vez para sincronizar o trabalho no século 18, o tempo é compreendido em relação ao dinheiro. Uma vez que as horas são quantificadas financeiramente, as pessoas se preocupam mais sobre desperdiçar, economizar ou usar o tempo para obter lucro. Quando a economia cresce e as rendas aumentam, o tempo de todo mundo se torna mais valioso. E quanto mais valioso algo se torna, mais escasso parece ficar.”

Em outras palavras, tempo é dinheiro. Com isso em mente, era para sermos extremamente cuidadosos em como e onde gastamos nosso tempo. Porém, para muitos de nós, esse não é o caso.

Um estudo recente sobre produtividade no trabalho relatou que trabalhadores cuja função requer um alto nível de habilidades analíticas passam uma quantidade surpreendente de tempo se distraindo.

E quais são os maiores culpados? O Slack e outros aplicativos de mensagens parecidos, seguido pelo email. O estudo descobriu que checamos essas ferramentas de comunicação a cada 6 minutos, na média. Como resultado dessa interrupção e de outras, 40% desses trabalhadores não conseguem trabalhar concentrados por nem 30 minutos diretos em um dia normal de trabalho.

Puxa... 😳

Realmente, com essa dica de como administrar o tempo, fica mais fácil entender que falta consciência nas nossas atitudes dentro da nossa rotina de trabalho.

2. O segredo para correr na frente do tempo

Então, esse é o cenário. Muitos de nós não sabemos como gerir o tempo no dia a dia e sentimos que não temos tempo suficiente. No entanto, gastamos esse tempo “limitado” que temos de forma ineficaz. E por mais que seja fácil culpar a tecnologia e a cultura que chamamos de “always-on”, esse desafio para encontrar o equilíbrio entre vida pessoal e profissional não é novo. Em 49 a.C., Séneca, observou um conflito semelhante em Sobre a Brevidade da Vida:

“A vida que recebemos não é curta, mas nós a tornamos assim, não temos falta dela, mas a desperdiçamos.” -- Séneca

O segredo para a produtividade sustentável, o tempo de sobra e uma vida feliz e recompensadora não é deletar o Slack ou passar mais tempo no trabalho. Não é aprender a fazer malabarismo. É simples: equilíbrio. Essa é uma dica essencial de como administrar seu tempo.

O equilíbrio nesse contexto quer dizer passar menos tempo riscando itens da nossa infinita lista de tarefas diárias e mais tempo pensando estrategicamente em como gerenciar melhor o tempo. Significa saber como dizer não no trabalho. Significa não achar que se ocupar é o mesmo que ter produtividade. E significa fazer o possível para que nosso tempo limitado de concentração realmente valha a pena.

Sua jornada em direção a uma vida mais equilibrada vem com 2 pré-requisitos:

1. Entender e aceitar que você não consegue “fazer tudo”.

2. Concordar em fazer do pensamento estratégico a sua maior prioridade, sempre.

A não ser que você tenha que apagar um incêndio de verdade, o pensamento estratégico é focar consistentemente na tarefa mais importante da sua lista. Lembre-se que, com estratégia ou não, sempre vai existir mais trabalho a ser feito.

Ter uma estratégia não só vai ajudar você a manter suas maiores metas em mente, mas também vai ajudar a eliminar aquela gordurinha da sua agenda ao definir as formas mais significativas de passar seu tempo.

3. Auto-sabotagem: Por que damos desculpas

Apesar da importância meio óbvia do pensamento estratégico, é muito comum que ele seja ignorado.

Sempre me lembro do poema “Excuses” (“Desculpas” em português) de Charles Bukowski quando ouço alguém dizer que não tem tempo de parar para pensar estrategicamente.

“Não tenho tempo” e “Vou fazer isso amanhã quando eu tiver tempo” são desculpas que raramente são verdadeiras. Você tem tudo que precisa (especialmente tempo) para pensar estrategicamente — só precisa ter a disposição para usar o que já tem.

Muitas vezes, não se trata de falta de interesse ou falta de habilidade quando adiamos a importante tarefa de pensar estrategicamente. É nosso cérebro que é propenso à auto-sabotagem.

Há anos, pesquisas sobre a arte de procrastinação têm sugerido que nossas razões para procrastinar são bem sombrias. Pois é, esta dica de como administrar o tempo aqui não é tão óbvia. Desde a década de 1970, psicólogos comportamentais têm classificado a procrastinação como uma estratégia comportamental de auto-sabotagem.

Estratégias de auto-sabotagem são um método de auto-preservação que usamos subconscientemente para lidar com nosso medo do fracasso. Nós recorremos a essas estratégias para criar empecilhos que diminuem nossas chances de ser bem-sucedidos ou desempenhar algo bem.

Assim, temos uma “desculpa” para quaisquer falhas no nosso desempenho que não tem relação com nossas próprias habilidades. Por exemplo, “Eu teria feito esse projeto muito melhor se tivesse começado antes” é uma maneira de você culpar as restrições de tempo, em vez de sugerir que você não desempenhou bem sem motivo algum.

Pesquisas recentes sobre a procrastinação sugerem que somos mais propensos à auto-sabotagem quando as tarefas têm altos riscos ou são importantes para nosso valor pessoal.

O pensamento estratégico é definitivamente uma tarefa de alto risco. Então, isso pode explicar por que é mais fácil procrastinar essa tarefa do que outros projetos que têm um risco mais baixo.

Nós que procrastinamos o pensamento estratégico precisamos parar de dar desculpas esfarrapadas e de nos rendermos à auto-sabotagem, porque as consequências de não pensar estrategicamente são muito mais negativas do que o esforço de fazer isso.

A seguir você encontra uma série de passos que até os procrastinadores mais prolíficos podem seguir para tornar menos ameaçador o pensamento estratégico. Com essas dicas de como administrar o seu tempo, você vai entender muito melhor como dominar sua rotina.

Adote uma nova abordagem

Qualquer pessoa pode pensar estrategicamente se for curiosa e gostar de aprender. Talvez outra razão pela qual alguns de nós não têm motivação para passar tempo pensando estrategicamente é que, diferente de muitos projetos que são realizados por meio de tarefas, a estratégia nunca termina.

Porém, em vez de encarar a estratégia como um projeto que intimida e ameaça a sua própria existência, aceite o que ela é: conhecimento acumulado através do tempo.

A estratégia é o resultado de um acúmulo de pesquisas, ideias e suposições. E é raro uma estratégia duradoura ser formulada do dia para a noite. As coisas mudam. Aprendemos coisas novas constantemente. E nossas estratégias precisam evoluir com a gente e com o mundo à nossa volta. 

"A estratégia é o resultado de um acúmulo de pesquisas, ideias e suposições." O segredo para equilibrar estratégica e execução:

Tuítar

@TRELLO

Então, você pode transformar a tarefa assustadora de criar uma estratégia em algo menor, em partes mais fáceis de administrar e que podem ser realizadas de uma vez só.

Em vez de enxergar a estratégia como uma tarefa que se faz uma vez só, pense nela como uma série de perguntas. Tente responder a uma pergunta de cada vez.

Se você não tem certeza sobre como começar, aqui vai uma super dica de como administrar o tempo em termos de questões que se aplicam à maioria das situações.

• Quais são meus objetivos maiores e metas de longo prazo?

• Para cada um desses objetivos e metas maiores, quais são algumas metas de médio prazo que posso usar como marcos no meio do caminho?

• O que é o sucesso para mim?

• O que faço que funciona bem e por quê?

• O que faço que não funciona bem e por quê?

• Por que _____ é importante?

Agenda inteligente

Apesar de pesquisas sobre o planejamento da agenda terem descoberto que agendas lotadas são prejudiciais à produtividade, o pensamento estratégico é algo que você simplesmente não pode deixar de fora do seu calendário.

Para a maioria das pessoas, não existe uma data de entrega ou prazo recorrente no pensamento estratégico. Ou, se houver, não chega perto de ser tão frequente quanto deveria ser o próprio ato de criar uma estratégia. É por isso que é tão fácil deixar essa tarefa de fora da agenda.

Então, reserve um tempo para isso. Não só de vez em quando, mas com consistência. Marque um tempo considerável na sua agenda toda semana para o pensamento estratégico. E passe esse tempo se concentrando na estratégia e em nada mais.

Foco no resultado > atividades

Passe seu tempo estratégico “pensando grande”. Largue a planilha. Largue as listas de tarefas. Pense fora das células e dos bullets.

Faça a seguinte pergunta: “O que eu quero realizar e por que isso é importante?”

É uma pergunta profunda, não é?

Ótimo.

Além disso, os resultados não precisam ser atrelados só a objetivos profissionais. Você precisa pensar em algumas motivações pessoais, também. Tente se esforçar bastante para pensar menos nas táticas e mais nos resultados.

Enxerga a diferença entre táticas e resultados?

Pensar grande quer dizer pensar nos resultados antes das táticas. Uma estratégia desenvolvida em torno dos resultados principais é muito mais eficaz do que uma que é focada no rendimento.

As coisas mudam constantemente. E às vezes as táticas que achamos ser as certas para os resultados que desejamos acabam sendo menos eficazes do que esperávamos.

Quando temos um plano com ênfase nos resultados que desejamos, temos a flexibilidade para mudar as táticas que estamos usando para alcançar os resultados.

Um resultado, por exemplo, pode ter várias táticas possíveis que são eficazes:

Então, em vez de pensar em termos da tarefa, pense em termos da meta.

Quando você tiver certeza de exatamente quais resultados são importantes e por quê, determinar quais táticas usar para alcançá-los será mais fácil.

Super dica de como administrar o seu tempo, né?

Alinhe suas prioridades

Com seus resultados em mente e talvez algumas possíveis táticas, você pode começar selecionando quais projetos deveriam acontecer primeiro. Estudos mostram que priorizar tarefas para maximizar os resultados leva a um melhor desempenho e maior otimização do tempo. Ou seja, um desempenho melhor e mais tempo livre? Eu quero.

Priorizar suas tarefas objetivamente é uma das maneiras mais fáceis e significativas de equilibrar sua vida e ter mais tempo de sobra.

Em vez de tentar terminar todo santo item da sua lista de projetos e ideias que só aumenta em tamanho, priorizar exige foco no que mais importa. Parece fácil?

Não tanto assim. Por mais que saibamos que é melhor deixar de lado as tarefas menos importantes, não somos muito bons em colocar isso em prática.

“As pessoas tendem a priorizar pouco e ter uma aversão ao processo de abrir mão de tarefas de baixa prioridade,”

aponta uma pesquisa recente sobre como administrar o tempo com abordagens diferentes.

Porém, isso não significa que não podemos adquirir habilidades para saber como administrar o tempo de acordo com nossas prioridades. Em vez de deixar as prioridades à mercê do instinto, podemos começar a pensar como gerentes de projetos e usar abordagens objetivas na hora de priorizar.

Como alguém que sempre priorizou as coisas muito mal, eu sou testemunha dessa dica de como administrar o tempo e do poder transformador dessas abordagens objetivas de priorizar as coisas.

Decisões que antes me deixavam completamente dividida são muito mais fáceis agora porque não preciso investir energia emocional nelas. E como uma pessoa que trabalha com conteúdo, isso quer dizer que tenho mais tempo e energia para criar coisas.

Existem alguns métodos bem objetivos que ensinam a priorizar as coisas no trabalho. Eu geralmente me saio melhor com os 2 métodos a seguir:

1. Esforço VS. Impacto (ou Valor VS. Complexidade)

Se tenho uma longa lista de projetos e não faço ideia de como administrar meu tempo e determinar quais fazer primeiro, esse método é o que eu uso.

Gosto dele porque é simples, mas versátil. Posso usá-lo como uma abordagem para priorizar quase qualquer coisa, e é fácil transformá-lo em um processo mais colaborativo para uma equipe.

Como funciona: 

1. Comece com uma lista dos projetos ou ideias que você quer priorizar.

2. Para cada item na lista, desenvolva uma ideia geral da quantidade de esforço que vai ser precisa. Dependendo da complexidade da lista, eu ordeno os itens em uma escala de 1 a 10 ou em uma escala de tamanho de camiseta (ex.: PP, P, M, G, GG, etc.)

3. Depois que você determinar o esforço que vai levar cada item, use a mesma escala para chegar a uma estimativa do valor ou impacto que cada item vai ter se for concluído. Essa pontuação deve ser alocada com relação ao potencial progresso para alcançar resultados e objetivos específicos. Do contrário, você pode acrescentar mais pontos a projetos simplesmente porque “gosta” deles. E isso acaba com o propósito de uma abordagem objetiva, certo?

4. Organize os itens em um gráfico como o que está aí embaixo.

Tomar decisões com base na matriz é fácil: As iniciativas que têm o valor mais alto e o esforço mais baixo representam o uso mais eficiente do seu tempo. Em contrapartida, vale a pena evitar projetos com alto nível de esforço e baixo nível de impacto.

2. Compre um Projeto

Se você quer um método colaborativo de priorizar as coisas, esta dica de como administrar seu tempo é extremamente útil. Ela é uma versão modificada do exercício conhecido como “Buy a Feature” (“Compre uma Funcionalidade” em português), usado por gestores de produto que precisam de ajuda da equipe ou do cliente para decidir qual será o próximo projeto.

Já usei algumas vezes depois de sessões de discussão de ideias em que tivemos um monte de ideias, mas sem saber com quais começar. Também já vi esse método sendo usado para equipes ouvirem opiniões executivas a respeito de uma lista de projetos sendo considerados para execução.

Funciona assim:

1. Faça uma lista de ideias ou projetos que você quer priorizar.

2. Defina um “preço” para cada projeto com base na quantidade aproximada de esforço que ele requer.

3. Dê aos participantes um orçamento (pontos extras se você puder dar a eles um pouco de dinheiro do Banco Imobiliário) para usar como quiserem na lista de projetos.

4. Calcule onde o dinheiro foi gasto.

Algumas pessoas vão investir todo o dinheiro em um item em particular pelo qual elas se apaixonaram, e outros podem dividir os gastos em vários itens.

O resultado é a sua lista de prioridades.

Aqui vai a última dica de como administrar o tempo: diga sim ao equilíbrio

Se você tem a sensação de que nunca tem tempo suficiente, não é a única pessoa. Mas, a verdade é a seguinte:

Você tem todo o tempo do mundo se souber como administrar seu tempo e usá-lo bem.

Em vez de continuar tentando fazer tudo, saia da rodinha do hamster de vez em quando e aplique estas dicas de como administrar melhor o seu tempo.

Lembre-se de dar um pausa nas planilhas e nas listas de tarefas, e invista tempo no pensamento estratégico e no cuidado com suas prioridades.

Diga não a ser simplesmente uma pessoa ocupada, e sim a uma vida equilibrada e significativa!

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Leia mais: 7 dicas de especialistas em como otimizar o tempo

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