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Dicas de como organizar um escritório (3 opções + 1 solução)

dicas de organização de escritório

Vai longe o debate sobre qual tipo de layout de escritório rende mais produtividade: cubículos? Escritório aberto? Em qualquer lugar do mundo?

A opinião geral favorece a privacidade de um escritório fechado. Mas outros defendem o espírito movimentado de um escritório aberto. Como alguém que já trabalhou em todos os tipos de ambientes, me propus a ir a fundo nessa saga interminável sobre a organização do ambiente de trabalho para dar minhas dicas de como organizar um escritório que otimize a produtividade das pessoas.

Na realidade — não há muita diferença entre um escritório aberto ou fechado quando se trata de produtividade. Se você veio procurar dicas de como organizar um escritório achando que o layout tinha impacto nisso, a verdade é que não tem muito.

Usando o aplicativo DeskTime, que monitora o tempo e a produtividade, examinei pessoas trabalhando em 3 ambientes com uma organização do espaço de trabalho diferente: um escritório aberto, um escritório fechado e uma baia. A conclusão é que trabalhar em um escritório fechado leva a apenas 4% a mais de produtividade do que trabalhar em um escritório aberto (89,3% X 85,8%). Interessante essa dica de organização de escritório, não?

Mas aqui vai a bomba: a configuração mais produtiva (91,1%) do trio de opções foi a maldição de todos os trabalhadores modernos — a temida baia.

Então por que empresas estão gastando centenas de milhares de reais construindo ou demolindo paredes no escritório se elas não colhem o fruto desejado da produtividade no ambiente de trabalho? E se queremos ser a nossa versão mais produtiva, a cena das baias no Matrix é o nosso futuro?

organização do ambiente de trabalho

Antes de chegar a alguma conclusão, vamos ver 3 opções e pensar se procurar dicas de como organizar um escritório vai realmente impactar nossa produtividade.

Layouts de escritório aberto (open office)

Vamos explorar algumas opções de organização do espaço de trabalho. Por um lado, escritórios abertos existem desde 1906 e estão em toda parte. Quase 75% de todos os escritórios nos Estados Unidos são projetados com no estilo espaço aberto, tais como os que você encontra em startups e empresas de tecnologia, como Microsoft, Etsy e outras.

O raciocínio é que um escritório aberto cria um ambiente mais colaborativo, social e energético, o que pode ser uma ótima dica de como organizar um escritório. O custo é mais acessível, já que você pode espremer mais pessoas por metragem quadrada. E não há nenhuma necessidade para se ter móveis e paredes extras, já que as estações de trabalho podem ser colocadas umas do lado das outras.

No entanto, o escritório aberto vem com seus desafios:

  • Barulho excessivo com o qual os funcionários têm de lidar diariamente.
  • Falta de privacidade, especialmente quando você tem que fazer um telefonema.
  • É uma oportunidade perfeita para os germes e doenças, visto que as pessoas têm 2 vezes mais probabilidade de ficar doente em um escritório aberto.

Escritórios fechados e Baias

Por outro lado, temos outro tipo de organização do ambiente de trabalho: o escritório fechado, onde os funcionários têm seu próprio espaço de trabalho individual ou de uma área fechada para um departamento.

organização do espaço de trabalho

Esse tipo de layout de escritório é perfeito para atividades que exigem concentração. (Se você tem falta de concentração no trabalho, esse layout aqui pode ajudar.) Também pode ser personalizado de forma que os funcionários sintam conforto e achem que reflete sua ética. O layout de escritório fechado reforça a ordem hierárquica das coisas e deixa claro: quanto melhor o escritório, mais alto na escada você já subiu, o que também pode funcionar como um incentivo motivacional para um melhor desempenho.

Por outro lado, claro, esse layout também tem suas desvantagens. Aqui vão algumas dicas de como organizar um escritório levando em consideração esse layout. Por exemplo:

  • O escritório fechado é mais difícil de controlar.
  • Não é a melhor opção se você deseja colaborar e rodar uma técnica de brainstorming com o resto do time. Se para você a colaboração no trabalho de equipe é importante, vale dar uma repensada nesse layout a partir dessa dica de como organizar um escritório.
  • É caro manter e muitas vezes requer mais refrigeração, aquecimento e iluminação artificias.

A baia fica mais ou menos no meio das duas opções anteriores. Apesar de ser parcialmente fechada, proporcionando certo grau de privacidade, você ainda não vai conseguir fechar a porta na cara de alguma pessoa chata. E a empresa ainda vai acabar precisando de mais espaço do que se usasse apenas mesas. Além disso, um estudo em 2013 apontou que pessoas que trabalhavam em baias tinham as maiores taxas de insatisfação com sua configuração de trabalho. Isso indica que todo mundo precisa de umas dicas de como organizar um escritório.

Existem prós e contras em todos os layouts de escritório. Essa é a principal dica de como organizar um escritório. Mas, os níveis de produtividade entre eles variam em apenas 6%. Então, será mesmo que é justo dizer que um único layout é muito mais produtivo do que outros?

A solução: ver além do layout na organização do ambiente de trabalho

A verdade é que existem fatores que afetam muito mais a felicidade no trabalho e a produtividade geral dos funcionários do que o layout do escritório e a organização do espaço de trabalho.

Claro, alguns elementos são recomendados e podem ter tido início lá atrás na nossa herança evolutiva. Mas, vale a pena resumir algumas dicas de como organizar um escritório considerando outros fatores também. Por exemplo, gostamos de sentar de costas para a parede para minimizar potenciais ameaças e evitar que alguém chegue de fininho atrás da gente. Ou gostamos de uma vista da rua e de luz solar direta, pois, como antigos caçadores, somos mais felizes quando estamos ao ar livre.

Porém, outra dica de como organizar um escritório é que é mais importante abusar da criatividade no design e ambientação do local de trabalho do que só pensar no layout.

Seguem algumas dicas de como organizar um escritório que renda mais produtividade sem gastar uma nota preta para mudar o layout:

  1. Decore com obras de arte. A arte vai inspirar e motivar os funcionários, agregando personalidade à organização do ambiente de trabalho. Melhor ainda, deixe os funcionários escolherem a decoração. Pesquisas constatam que funcionários que têm controle sobre o design de seu espaço de trabalho são até 32% mais produtivos.

  2. Abuse do verde.  As plantas têm o mesmo efeito nas pessoas que a luz natural: reduzem o estresse e possuem um papel de filtro do ar.

    Em outras palavras, elas ajudam no "como evitar o estresse no trabalho".

  3. Se um formato não servir para todos, crie um escritório que tenha tanto espaços abertos como fechados. Tenha salas individuais fechadas onde as pessoas possam se concentrar melhor (como ensina o livro “Deep Work” de Cal Newport), bem como espaços abertos, adequados para debates e elaboração de ideias. Você pode ter o melhor dos dois mundos.

  4. Compre fones de ouvido de qualidade para sua equipe ouvir suas músicas favoritas ou até mesmo trilhas sonoras de videogames, como Halo ou Zelda. Trilhas sonoras de jogos de computador são projetadas para motivar os jogadores, e ainda conseguem ficar em segundo plano, não sendo uma distração. Elas podem ter o mesmo nos funcionários.

  5. Inclusive, bloquear aplicativos de mídias sociais e notificações do celular pode aumentar a produtividade no local de trabalho em 14%, melhorando o humor e ajudando a evitar distrações desnecessárias.

Estão prontos para a maior dica de como organizar um escritório? Não se trata apenas do próprio espaço... Também tem muito a ver com a sensação de espaço, ou mesmo sua identidade. Não importa a definição, o sucesso de uma empresa está diretamente relacionado à satisfação dos funcionários e a forma como enxergamos o nosso local de trabalho.

E em vez de discutir qual layout é o melhor para a produtividade, também devemos lembrar que é como aproveitamos ao máximo nosso espaço que conta.


Seja algo negativo ou positivo, adoraríamos ouvir o que você acha. Escreva para atendimento@trello.com.

Leia mais: Como aprender a ter foco: um guia interno do Trello para produtividade pessoal