Melhores dicas para seu Kit de Ferramentas do Time no Trello

Quando nós lançamos o Kit de Ferramentas do Trello no início deste ano, foi porque sabíamos que equipes pelo mundo tinham grandes coisas para fazer e conquistar juntos. Queríamos dar aos times algo a mais para comemorar — um modo de trabalho do dia a dia que era mais produtivo, mais colaborativo e mais fácil de gerenciar.

O kit de ferramentas do Trello inclui modelos de quadros gratuitos com instruções de como fazer reuniões melhores, informações de equipe mais organizadas, projetos mais tranquilos, objetivos mais grandiosos e festas mais impactantes. Depois de mais de 30.000 cópias desses quadros, equipes pelo mundo afora têm encontrado grandes maneiras de usá-los para planejar, trabalhar, alcançar e celebrar melhor, juntos! 

Se você começou a usar os quadros, ou quer experimentá-los para o trabalho em equipe do dia a dia, aqui estão algumas das principais dicas e truques que você pode usar para personalizar os quadros e torná-los os mais produtivos e úteis possível.

Do compartilhamento de conhecimento ao gerenciamento de projetos, vamos mostrar as principais dicas de cada quadro, uma a uma. Se você está gostando da proposta, poderá então copiar o quadro modelo gratuitamente para o seu próprio time ou aprender mais sobre a configuração dele com um dos nossos guias com informações mais aprofundadas.

Mantenha o conhecimento do seu time em um só lugar

Veja só que informação mais maluca: muitos trabalhadores gastam até 20% de sua semana de trabalho à procura de informações internas necessárias para realizarem tarefas, seja isso vasculhando pastas de documentos ou caçando algum colega para responder às suas perguntas.

Para isso temos a base de conhecimento do time. Essa é uma fonte de informações importantes do time onde links, agendas e muito mais são armazenados. Mas, como montar uma base de conhecimento? Um quadro do Trello é um ótimo lugar para construir uma base de conhecimento porque pode facilmente ser atualizado e modificado à medida que novas informações chegam e informações antigas são arquivadas. Com um quadro para recursos do time, o caos organizacional se transforma em calmaria organizada.

Aqui estão as principais dicas para tirar o máximo de proveito do seu quadro de recursos do time.

• ℹ️ Uma lista ativa para perguntas frequentes, ou perguntas frequentes demais, é uma maneira fácil de criar atalhos para as consultas mais comuns. O título de cada cartão é a pergunta (Onde está a pasta de relatórios mensais do Google Drive?), e a resposta fica no verso do cartão — juntamente com links relevantes, a quem perguntar se tiver dúvidas ou outros detalhes importantes.
  
  
• 🌴 Especialmente quando chega o fim de ano, as agendas de férias podem realmente desacelerar o trabalho. Visualize com facilidade todos os dias de folga, pedindo que as pessoas adicionem cartões indicando os dias que estarão fora do escritório todo mês.
  
  
• 🙋🏽‍♀️Os cartões de equipe ajudam você a conhecer quem é quem no time. Cada pessoa preenche um cartão com o seu papel, suas responsabilidades e uma foto para que os novos contratados se sintam familiarizados com a estrutura do time. Se você pedir que eles incluam a data de aniversário, interesses e passatempos no cartão, também facilita na hora de comprar um presentinho de aniversário todo ano.
  
  
• ✅Mantenha uma visão geral do progresso dos projetos neste quadro também. Registre atualizações semanais na seção de comentários de cada cartão de projeto, e vincule os cartões do Trello ao Slack para que essas atualizações sejam direcionadas ao canal do time, facilitando a leitura.

ou Saiba Mais

* Zzzz * Chega de cansaço nas reuniões de equipe

Aqui está outro fato assustador (mas não surpreendente) sobre trabalho em equipe: os trabalhadores consideram que pelo menos 50% das reuniões de que participam são improdutivas.

E o que seria “improdutivo”? Eles sentem que o resultado das reuniões é um “buraco negro de tempo” sem uma consequência clara ou próximos passos para avançar o trabalho.

Então, como fazer reuniões produtivas? Adicionar uma estrutura às reuniões do seu time — com diferentes funções na reunião e uma agenda — pode fazer uma diferença enorme na hora de manter tudo funcionando. Existe uma maneira, no entanto, de fazer isso sem acabar com a diversão da coisa. A seguir, um passo a passo de como manter a criatividade lá em cima e o tédio lá embaixo:

• 🗃Comece a armazenar conteúdo o quanto antes. Lembre todos, 3-5 dias antes da reunião, a começar a adicionar cartões à agenda da reunião semanal através do chat ou de algum lembrete no Trello. Imagens nas capas do cartão, links ou apresentações são altamente recomendados.
  
  
• ❓Revise com antecedência para elaborar os pontos de debate. Comentários, perguntas ou sugestões podem ser adicionados por colegas de equipe aos cartões das reuniões (antes da reunião) para que o dono do cartão prepare sua parte com antecedência.
  
  
• 👩🏻‍💻Para cada reunião, o rosto de alguém vai aparecer no cartão de “Líder da reunião”. Essa pessoa é a líder e está encarregada de ir atrás de todos os participantes atrasados (mandando mensagens se não estiverem presentes), de conduzir a reunião, de se certificar de que todos os assuntos do cartão sejam discutidos, mantendo o foco no assunto, e de repassar algumas conversas para serem tratadas em futuras reuniões, se o assunto for se estender. Enfim, rotacione o papel de líder da reunião em toda reunião, para trazer diversidade.

ou Saiba Mais

Já dizia Ivete: “E vai rolar a festa...”

Você não vai precisar deste quadro de equipe todos os dias (se precisar, parabéns! Me ensina como? 😜). No entanto, já que a cultura da equipe é tão importante quanto monitorar as tarefas diárias, você vai precisar de um processo rápido e colaborativo para planejar um evento que vai agitar a sua próxima festa no escritório.

Pense — um fluxo de trabalho em que todo mundo interage para confirmar presença, planejar o cardápio, escolher as atividades e muito mais. Veja como interromper as conversas de e-mail e começar a desfrutar do processo de organização de festas com o Trello:

• 📅Use esta primeira lista como central para acessar todos os detalhes importantes da festa, desde a data e o horário, até orçamento, sugestões de atividades e lista de convidados.
  
  
• 🍕Rótulos podem ser uma ótima maneira de ajudar com o planejamento das refeições e bebidas quando você está tentando coordenar um cardápio sem glúten, sem lactose, mantendo todos bem alimentados e hidratados.
  
  
• 🎶Peça sugestões para o time todo sobre atividades e músicas usando a psicologia do checklist. Sua playlist para a festa vai ficar pronta rapidinho! Já tem uma lista pronta e quer colocá-la rapidinho no Trello? Simplesmente copie e cole sua lista inteira em uma checklist de cartão no Trello, e ela vai “automagicamente” ser dividida em itens da checklist!

ou Saiba Mais

Objetivo: ser a melhor equipe possível

Definir metas pode parecer divertido quando você está no palco de gerar ideias, mas colocar no papel os objetivos em números e as iniciativas trimestrais pode esgotar o entusiasmo rapidinho. Aí tem a questão de monitorar o progresso e informar seus superiores sobre o seu progresso semanal ou mensal. Você já está se ocupando com aquele objetivo ousado, é difícil encontrar tempo para parar e relatar as coisas que você já fez.

É por isso que um quadro de monitorar metas no Trello é útil. A propósito, aqui vai o texto como estabelecer metas em equipe para você que quer mais detalhes.

Você pode reduzir o tempo gasto na criação de relatórios monitorando o andamento dos projetos de lista em lista e registrando as atualizações semanais diretamente nos comentários do cartão. A gerência pode simplesmente seguir o quadro ou os cartões relevantes para receber as atualizações de que precisam. Todo mundo é informado sem precisar receber relatórios quilométricos.

Aqui estão algumas dicas que aprendemos usando esse sistema aqui no Trello:

• 🔆 Cada título da lista é o objetivo. Ao manter o objetivo confinado a este espaço pequeno, a meta continua concisa e fácil de usar como estrela-guia nas decisões de negócio. Isso também coloca mais ênfase nos cartões da lista, que são os projetos e esforços que contribuem para a meta, e onde o foco do negócio deve estar no dia a dia.
  
  
• 🖊 Para que o processo de atualização não se torne uma tarefa, as partes interessadas no objetivo (os donos dos projetos que contribuem para o objetivo) devem revezar o trabalho de escrever as atualizações semanais ou mensais para que o monitoramento seja uma iniciativa da equipe.
  
  
• 🏠 Use cada cartão de projeto como uma estação de informação centralizada. Definia datas de entrega e adicione membros do projeto. Anexe outros quadros ou cartões do Trello onde o trabalho está acontecendo, bem como documentos e arquivos de apresentação de estratégia que dão aos executivos o contexto de que eles precisam.
  
  
• 📈Use etiquetas para indicar o andamento. Mantenha a visualização de progresso fácil de acompanhar, e você sempre saberá se está indo na direção certa!

ou Saiba Mais

Projeto: gerencie tudo como mestre

O quadro mais popular de todos, no kit de ferramentas, é o nosso quadro com o modelo de Gerenciamento de Projetos. Inclusive, chamamos esse quadro carinhosamente de "posição da torre de vigia do seu time". É onde você trabalha os detalhes, desde a linha do tempo e estratégia, até a reunião de lançamento e a última tarefa que você ansiosamente arrasta até a lista de itens feitos! Com um lugar exclusivo para governar todos os outros, você sempre vai ter uma visão atualizada e única do progresso do seu projeto.

Aqui estão algumas das principais dicas para transformar esse quadro em um painel dinâmico e agradável:

• 🤔Crie uma lista chamada “Perguntas para a próxima reunião”. Você vai poder preparar perguntas antes das suas reuniões regulares — ajudando a definir a agenda e ficar por dentro de perguntas que às vezes é melhor responder antes. Poupe tempo, elimine estresse.
  
  
• ⚠️ Às vezes as coisas empacam. Quando isso acontecer, mova essas tarefas para a lista de itens “bloqueados” e ative o Power-Up de Card Aging. Ele faz com que os cartões fiquem amarelos ou vão ficando transparentes quanto mais tempo passar sem que eles sejam resolvidos, acrescentando mais aspecto visual para os itens que precisam de atenção o mais rápido possível.
  
  
• ☑️ Checklists podem ser adicionadas aos cartões quando uma tarefa requer várias sub-etapas. Elas não são grandes o suficiente para precisar de um cartão inteiro, mas precisam ser documentadas para acompanhar o andamento. Se você tiver os mesmos passos de checklist em vários cartões, você pode copiar a checklist de cartão em cartão para criar um processo que se repete.

ou Saiba Mais

A dica número 1 do Kit de Ferramentas do Trello

O principal a se ter em mente ao configurar seu processo de trabalho diário em equipe no Trello é: não tenha medo de fazer mudanças.

Mais ou menos uma vez por trimestre, peça feedback dos membros da sua equipe (tão importante quanto feedback de clientes!) sobre a estrutura de cada quadro, perguntando o que está funcionando ou não. Os comentários sinceros deles serão uma fonte inestimável para fazer melhorias com o tempo. Os processos devem ser produtivos, não permanentes!

Traduzido e localizado com amor por Priscila Mottola.

Seja algo negativo ou positivo, adoraríamos ouvir o que você acha. Escreva para atendimento@trello.com.

Leia mais: Kit de Ferramentas do Trello: Comemore a produtividade juntos!