5 Dicas de produtividade no trabalho do nosso diretor executivo

dicas de produtividade no trabalho

Durante anos, desenvolvedores de software vêm tentando criar sistemas digitais de para tomar notas e se organizar com mais eficiência, mas nenhum deles conseguiu realmente tomar o lugar do bom e velho post-it.

A razão disso é que você já tem um sistema simples, visual, eficiente e que funciona. Mas talvez por essa mesma razão, o Trello seja o aplicativo que pode te ajudar a se livrar dos papeizinhos e preservar algumas árvores.

Com etiquetas que podem ser visualizadas por vários usuários em computadores, tablets e smartphones, essa ferramenta simples e visual funciona exatamente como na vida real – só que você pode editar seus cartões e não precisa encher sua lixeira com bilhetinhos coloridos.

O Trello vem sendo usado desde gerenciamento de vendas até planejamento de casamentos, e tudo isso nasceu de uma ideia simples de poder identificar bugs no código de uma maneira mais eficiente.

Então em vez de compartilhar dicas de como usar o Trello, preferimos revelar alguns dos seus segredos para conseguir maximizar a sua produtividade – e a da Trello. Veja nossas dicas de produtividade no trabalho:

Dê à sua equipe uma referência visual

dicas de produtividade no trabalhoA primeira de nossas dicas de produtividade no trabalho é bastante simples de entender. As pessoas funcionam melhor vendo coisas que com ideias abstratas, então organizar as tarefas sem uma referência visual pode causar a perda de informações muito importantes.

“Para mim, em uma startup como Trello, não se trata necessariamente sempre do que fazer, mas de como priorizar as coisas que eu posso fazer, por que sempre haverá uma lista interminável de coisas que precisam der feitas”, diz Pryor.

Por exemplo, quando ele compartilha um projeto no Trello, a hierarquia e as cores dos cartões lhes dá mais significância e importância do que ele poderia comunicar em um e-mail. Assim, com todas as coisas nas quais a equipe precisa se concentrar, as informações são passadas de maneira eficiente e instantânea.

Comemore as coisas que você realizou

dicas de produtividade no trabalhoÉ uma sensação muito boa riscar uma tarefa da sua lista. Aquela linha preta atravessando a tarefa dá uma sensação de missão cumprida que é dificilmente igualável em um sistema digital.

Porém, com o Trello, Pryor recomenda fazer uma coluna “Concluído” e arrastar a tarefa a essa coluna. “Pense em qualquer projeto grande no qual você esteja trabalhando; são várias coisinhas”, diz ele.

Uma das melhores dicas de produtividade no trabalho pode ser resumida nesta frase: “Avançar no projeto se trata, em parte, de poder ver o que você já concluiu; isso ajuda a manter a motivação.”

Trabalhe com restrições

dicas de produtividade no trabalhoO que é bom de espaços físicos como quadros é que há um espaço limitado, o que significa que você tem que fazer escolhas sobre o que é mais importante. Serviços de anotação digital que oferecem um espaço infinito aos usuários, o que pode acabar atrapalhando as pessoas.

“Muitas vezes, as pessoas tentam ser mais produtivas colocando tudo dentro do sistema – vou gravar isso, isso e aquilo — e eles acabam criando uma reserva gigante de coisas que eles talvez façam e que eles nunca farão”, diz ele.

“Com essa natureza visual de se restringir a uma gama limitada de coisas, você pode realmente avançar nos seus projetos, em vez de se preocupar com a gama ilimitada de afazeres que você nem irá olhar”.

Pare de usar seu e-mail como lista de tarefas

dicas de produtividade no trabalhoComo muitas das suas tarefas chegam a você por e-mail, é natural que você use seu inbox como lista de tarefas. Porém, esse é uma maneira muito pouco eficiente de gerenciar seu tempo, diz Pryor. Segundo ele, “o inbox é um problema por que tudo tem o mesmo peso, tudo ocupa uma linha”.

Isso significa que o e-mail de convite de aniversário de 2 anos do sobrinho do seu colega do futebol toma o mesmo espaço que sua avaliação de desempenho trimestral, se você usa seu inbox para gerenciar suas tarefas.

Com a quantidade crescente de e-mails de marketing, promoções e spam que recebemos todos os dias, isso faz que seu inbox pareça mais uma gaveta bagunçada na qual você tem que procurar suas tarefas todos os dias. Não caia nessa armadilha, faça uma lista de tarefas em outro sistema.

Não tenha medo de fechar sua porta

dicas de produtividade no trabalhoO espaço de trabalho moderno pode ser todo construído ao redor de ambientes abertos e compartilhados, mas essa não é necessariamente a melhor maneira de conseguir realizar as coisas.

Ao contrário de muitas startups, no Trello, segundo Pryor, as salas têm portas e os funcionários são incentivados a fechá-las, com um bilhetinho onde está escrito “concentrado”. (É, até na empresa que os está tornando obsoletos eles conseguem ser úteis!) Eles desligam o Slack e param de ver os e-mails para conseguir se concentrar de maneira ininterrupta no seu trabalho.

A razão é que a cada vez que você entra na sala de um programador e faz uma pergunta, você o tira do foco e depois ele precisa de um tempo para voltar a se concentrar na tarefa que ele estava realizando. “A cada vez que você muda de contexto, existe um custo enorme associado a isso”, diz Pryor.

Por mais dicas de produtividade no trabalho que te passem, no fundo, a produtividade é uma questão de preservar seu tempo. “Nosso tempo é limitado, essencialmente”, diz Pryor. “Seu diferencial é poder racionar esse recurso escasso para fazer todas as coisas que você precisa fazer, e essa é a parte mais difícil de ser produtivo”. 

Você tem mais dicas de produtividade no trabalho que podem ajudar a fazer mais coisas em menos tempo? Compartilhe conosco no Twitter, Facebook, ou nos comentários abaixo.

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