Hora do café: como cultivar a cultura de disseminar conhecimento na sua empresa

É sexta-feira à tarde… você sabe onde seus colegas de trabalho estão?

Se eles trabalham na Trello, desde Agosto de 2016 a resposta seria: na Hora do Café. “Hora do Café” (ou “Coffee Talk” em inglês, nome inspirado pelo MailChimp) é um evento que ocorre toda sexta-feira à tarde, onde os colaboradores da Trello compartilham conhecimento das suas especialidades sobre o aplicativo do Trello ou sobre a própria empresa, com os demais, em apresentações que duram entre 30 minutos e uma hora.

Gerenciamento de conhecimento é um grande negócio para as organizações que querem continuar a inovar e crescer. Estudos mostram que as empresas do Fortune 500 perdem pelo menos US$ 31,5 bilhões por ano por não disseminar conhecimento entre seus colaboradores.

E enquanto manuais de treinamento e protocolos são partes essenciaais das bibliotecas das empresas, essas práticas não consideram como as pessoas preferem aprender, algo que acreditamos pode ser através de ferramentas e dinâmicas de colaboração e de um pouco de humor.

A Hora do Café é um projeto para disseminar conhecimento de uma forma mais lúdica na empresa e tem conseguido em média uma audiência de 40% da empresa a cada semana, criou um espaço favorável para as pessoas aprenderem sobre o trabalho de seus colegas ou compartilharem seus próprios trabalhos e se tornou um evento interno para os novos colaboradores praticarem suas habilidades de falar em público. Se você está interessado em qualquer destes benefícios, recomendo altamente que implemente uma dinâmica de grupo desse tipo para melhorar a comunicação na sua empresa.

Por que disseminar conhecimentos é útil?

A Hora do Café veio num período de rápido crescimento da Trello. Tínhamos acabado de trazer 100 novos colaboradores e chegando num ponto onde nem todos na empresa sabiam no que os outros estavam trabalhando – mais especificamente, dado que 2/3 de nossos colaboradores trabalham remotamente e é difícil que eles consigam absorver o que os outros têm discutido por aí.

A chegada de novos colaboradores significa que a informação que costumava ser compartilhada passivamente como conhecimento do ambiente institucional não é mais sempre conhecida. Como resultado, ter um espaço regular para as pessoas compartilharem informações sobre seus trabalhos no aplicativo ou na empresa permite que a disseminação de conhecimento e a construção de conexões continue acontecendo pelo caminho menos estressante.

“Acho que pode ser fácil esquecer que alguns conceitos são tão familiares para um grupo na empresa mas podem ser totalmente estranhos para os outros,” disse Daniel LeCheminant, um dos desenvolvedores da Trello. A Hora do Café dá esse espaço para disseminar conhecimento.

Gravações de cada sessão da Hora do Café garantem que os futuros colaboradores – ou aqueles que não puderem atender uma específica sessão – possam procurar pela informação que precisam. Isso significa que se os novos colaboradores quiserem saber o que queremos dizer com “meta pages”, ou por que o aplicativo é escrito em JavaScript, ou saber como nossas vendas são canalizadas, eles podem ir lá e aprender sobre o tópico - e se familiarizar com as pessoas ou departamentos que fazem esses trabalhos.

Comprando a ideia

As três partes mais importantes do processo da Hora do Café no Trello têm sido:

• Esclarecer a missão do palestrante
• Torná-los visíveis na companhia
• Fazer com que as pessoas de vários departamentos da empresa comprem as ideias propostas

Para nós, a missão das palestras é disseminar "conhecimento específico para audiências não-específicas". Uma conversa de elevador pode ser essencial para tirar novas ideias do papel - as pessoas podem rapidamente compreender a ideia sem a necessidade de ler sobre o que foi discutido em outras conversas. Além disso, à medida que trazemos mais colaboradores, esse discurso nos ajuda a explicar o que as palestras são para os novos contratados, a fim de incentivá-los a participar ou lançar os seus próprios assuntos.

A chegada de novos colaboradores significa que a informação que costumava ser compartilhada passivamente como conhecimento do ambiente institucional não é mais sempre conhecida.

Ter um espaço regular para as pessoas compartilharem informações sobre seus trabalhos no aplicativo ou na empresa permite que a disseminação de conhecimento e a construção de conexões continue acontecendo pelo caminho menos estressante.

"Eu procuro nunca perder a Hora do Café. Enquanto geralmente eu participo pelo prazer de aprender, fico sempre surpresa pela frequência como o tema acaba se misturando com o meu trabalho. Mesmo que não haja uma conexão direta com ele, muitas vezes aprendo coisas que me ajudam a trabalhar com outras equipes e entender o contexto em torno do que elas fazem", disse Caity Cogdell, membro do time de suporte da Trello.

"O que eu adoro na Hora do Café é a diversidade de assuntos e a generosidade incrível que todos demonstram ao disseminar seus conhecimentos com os outros", continuou. "Nenhum tópico é apresentado como mais importante do que outro, e todos são incentivados a aproveitar este tempo para aprender uns com os outros."

Atualmente, nosso canal da Hora do Café é controlado através de um quadro no Trello (claro!). Os "Trellistas" (colaboradores do Trello) se nomeiam ou indicam outros para dar uma palestra, e o assunto que será tratado (e se é um assunto pertinente) são discutidos nos comentários do cartão, bate-papos no Slack e chamadas de vídeo.

Para ter certeza que as palestras sejam informativas, fazemos duas perguntas centrais sobre o tópico proposto:

• Essa informação é algo que possa ser explicada para uma audiência que não está imersa nela profissionalmente o dia todo?
• Essa palestra está diretamente relacionada ao trabalho que fazemos no Trello?

Para comprar a ideia, achamos que uma promoção consistente é fundamental para trazer os Trellistas mais ocupados às palestras. Vale a pena fazer barulho!

Cada palestra é promovida três vezes por semana em um canal do Slack composto pelo público frequente da Hora do Café, duas vezes por semana no canal principal da empresa e uma vez por semana em nosso canal de #Anúncios, que é de longo alcance, até a palestra começar. Achamos que isso ajuda a encontrar o equilíbrio certo entre ser visível sem ser tão irritante a ponto de levar as pessoas a ficarem de olho em nossos anúncios.

Asseguramos que o cartão do Trello tenha o link para a palestra durante sua promoção, para que os interessados adiantem suas perguntas nos comentários. As palestras acontecem às 2 da tarde (horário de Manhattan) toda sexta-feira - descobrimos que esta hora aumenta as chances de participação também dos membros da empresa que estão na costa oeste americana.

Estou nessa! O que preciso em relação a logística?

O Trello está sediada em Nova York, com 65% dos seus colaboradores espalhados pelo mundo. Na nossa central em Manhattan, nos reunimos na nossa cozinha para a Hora do Café (com o apresentador, se ele for de lá, ou com ele em uma tela de projeção se está remoto).

Para os presentes: Ter uma audiência disponível, se possível, faz uma grande diferença: nossos palestrantes relataram que ter uma audiência para responder e se envolver faz uma grande diferença em termos de como eles se sentem sobre a palestra. Supõe-se que a Hora do Café tenha um ambiente seguro, de acolhimento, e é mais fácil ter isso quando você vê as pessoas rindo das suas piadas.

Para quem trabalha remotamente: Para os colegas de trabalho distribuídos remotamente, acionamos uma reunião via Zoom em um computador montado de frente para o apresentador (se estiver na matriz) ou para o público da cozinha (se o apresentador estiver remoto). Isso permite que eles tenham uma visão clara. Para o apresentador, seja na matriz ou algum lugar remoto, usa um microfone de cabeça, a fim de falar e garantir a melhor qualidade de som para os participantes on-line e para a gravação que é controlada pelo Zoom.

"A Hora do Café foi uma maneira incrível de ver sobre o que as outras pessoas no Trello se importam e como trabalham. À medida que crescemos, tem sido cada vez mais difícil entender o que está acontecendo a nossa volta. A Hora do Café traz um modo de definir isso e fazer o mundo parecer menor", disse Ryan Sorensen, um desenvolvedor da Trello, que trabalha em Los Angeles.

Nossa cozinha tem equipamento de som (útil para festas, também!) e nós configuramos o computador principal para rotear o som dos funcionários remotos através desses alto-falantes, permitindo-lhes fazer perguntas.

Nós também começamos a definir um participante remoto como o mediador para a parte de perguntas e respostas da palestra - as pessoas deixam suas perguntas no nosso canal reservado para a Hora do Café no Slack e são lidas em voz alta para o grupo. Trazer as perguntas do Slack ajuda a reduzir a quantidade de vezes que temos de gritar "Repita a pergunta!" ao apresentador.

Quando terminamos, enviamos uma gravação da conversa para o cartão respectivo no Trello, e a movemos para uma lista como "concluída". Isso mantém as gravações em um arquivo ordenado para visualização futura.

Se estiver interessado em incentivar a disseminação de conhecimento na sua empresa através da Hora do Café, disponibilizamos alguns quadros aqui. Dê uma olhada, faça os testes e diga o que achou.