Com cada vez mais ferramentas de produtividade e livros sobre como alcançar eficiência no trabalho por aí, chega uma hora que a gente não sabe mais que caminhos seguir.
Multitarefa ou foco? GTD ou Pomodoro? Meditar pela manhã e correr a tarde ou o contrário?
Conhecer todas essas dicas de eficiência e produtividade nas empresas é muito importante. Escolher a técnica certa, aquela que funciona para você, vai ajudar muito.
Mas por que não aprender mais sobre produtividade e eficiência nas empresas com quem comprovadamente atingiu esse patamar de gestão e pode mostrar isso com o sucesso de seu negócio?
Fomos pesquisar na internet e achamos 10 conselhos para obter eficiência e produtividade nas empresas de três dos mais bem-sucedidos empresários brasileiros: Abílio Diniz, Luiza Helena Trajano e Jorge Paulo Lemman.
Além de incontestáveis exemplos a seguir, há uma grande vantagem em seus conselhos: são ensinamentos de quem vive a realidade brasileira e conhece os desafios de eficiência e produtividade que enfrentamos em nosso país.
Dicas de eficiência e produtividade nas empresas por quem entende do assunto
Planejar, delegar, saber se comunicar e equilibrar vida pessoal com trabalho
Depois de capitanear as empresas de varejo da família, com destaque para o Grupo Pão de Açúcar, hoje Abílio Diniz preside a Península, empresa que controla a BRF e o Carrefour. Com certeza é um gestor de sucesso que sabe muito sobre produtividade e eficiência empresarial.
Os ensinamentos sobre como conseguiu eficiência e produtividade em suas empresas dão bastante objetivos, como a história deste executivo. Para começar: pense antes de agir, planeje tudo com cuidado e só então parta para a ação.
Seja para planejar uma campanha de marketing, organizar eventos ou mesmo planejar suas metas para a vida, divida isso em 3 etapas:
- Diagnóstico
- Plano de ações
- Mão na massa
“Antes de tudo, faça um diagnóstico daquilo que você vai fazer. Em seguida, planeje suas atitudes e, só depois disso, passe para a ação.” - Abílio Diniz
Outro ponto importante que ele ressalta é saber delegar tarefas. Não há como alguém fazer tudo sozinho. Com o Trello, você pode gerenciar sua equipe e saber o que cada um está fazendo. E se tiver dúvidas sobre quais ações delegar e quais deve assumir você mesmo, use a Matriz de Eisenhower.
"Ponha as pessoas certas nos lugares certos e deixe que elas tomem as decisões."
Saber usar reuniões de forma produtiva e evitar que se tornam um estorvo em vez de uma solução é uma das formas que este empresário ressalta para quem quer buscar mais eficiência e produtividade nas empresa.
“Reunião é um problema. As pessoas fazem reunião porque não sabem o que fazer ou para dividir a responsabilidade se algo der errado. Quando você tem processos bem simplificados, o resultado é quase ausência de reuniões.”
Existe uma maneira ideal para fazer reuniões semanais e evitar problemas como esses:
- Tenha um dia e hora fixos na semana para as reuniões
- Para cada reunião, um novo líder
- Temas de discussão previamente definidos de forma colaborativa
- Defina um responsável para fazer a ata da reunião
Veja como fazer isso em um quadro do Trello: Como dar uma atualizada no status das reuniões semanais da empresa
Liderar é saber se comunicar adequadamente. Isso traz mais eficiência e produtividade para a empresa porque diminui o retrabalho, um custo emocional e financeiro que precisa ser evitado. Veja o que diz o empresário:
“O líder precisa ter muito cuidado com a forma pela qual se comunica. O ideal é dizer tudo de forma muito clara e não deixar dúvidas sobre o que está pedindo”
Por fim, o último ensinamento de Diniz que selecionamos tem muito a ver com o que acreditamos aqui no Trello:
“Na vida, temos muitos papéis e atividades. Sabedoria é conseguir mantê-los em equilíbrio.”
Estabelecer metas pessoais e profissionais alinhadas, saber a hora de relaxar, usar a meditação e a atenção plena, evitar autossabotar seus objetivos pessoais e profissionais e focar naquilo que é realmente importante em sua vida são algumas maneiras de buscar esse equilíbrio.
Conheça de verdade as pessoas com quem trabalha
A Presidente de uma das maiores redes de varejo do Brasil, Luiza Helena Trajano, é uma líder carismática que costuma dizer que em sua empresa as pessoas estão em primeiro lugar.
E suas dicas para aumentar a eficiência e produtividade na empresa confirmam essa postura. Ela recomenda conhecer profundamente as melhores qualidades dos integrantes de sua equipe, para poder potencializá-las ao máximo:
"Todo mundo fala que é difícil liderar uma equipe, lidar com pessoas. O meu conselho é: aprenda a tirar o melhor delas. Eu uso isso em todos os aspectos da minha vida. Quando chega uma secretária nova - porque as minhas sempre são promovidas - eu deixo ela trabalhar durante três meses e não falo nada. Não dou nenhum palpite. Quando eu percebo aquilo que ela faz bem, quando entendo o trabalho dela, é aí que apareço para dar sugestões e orientar."
E Luiza Helena vai mais adiante, ressaltando a importância não apenas de conhecer as pessoas, mas de ouví-las e aprender com elas:
"Eu sempre digo que a soma de QIs é melhor do que apenas um QI. Por isso, eu dependo das pessoas para fazer o negócio funcionar. Eu não me considero inteligente, mas acho que sei fazer perguntas para as pessoas certas."
Veja um exemplo prático de conseguir a troca constante de informações e conhecer melhor quem são seus colegas de trabalho usado pelo Trello: Hora do Café: como cultivar a cultura de disseminar conhecimento na sua empresa
Tenha poucas metas e muito foco
Considerado o empresário mais rico do Brasil, Jorge Paulo Lemann é um dos sócios da maior cervejaria do Mundo, a Inbev, além de ser proprietário do Burger King e da B2W.
Diz que aprendeu a superar desafios e não se deixar abater pelas derrotas quando jogava tênis em campeonatos oficiais, desde os 7 anos de idade.
Sua primeira dica vem dos tempos em que estudava em Harvard e ia muito mal nos estudos. Definiu então uma metodologia de produtividade que usa até hoje em suas empresas.
“Percebi que precisava encontrar uma maneira de terminar meu curso em Harvard. Desenvolvi uma técnica de focar em 5 pontos básicos das matérias, com isso consegui completar o curso. Se não fossem as dificuldades, talvez não tivesse completado. Hoje minhas empresas têm sempre 5 metas básicas.”
Se você tem dificuldade em definir objetivos e determinar poucas metas em sua empresa, conheça a metodologia usada pelo Google e outras grandes organizações do Vale do Silício: Tudo Sobre OKR: Como Definir, Atingir e Acompanhar no Trello
Poucas metas são mais fáceis de controlar, e nem você e nem sua equipe se perdem com excesso de informações e detalhes, que podem tirar seu foco do que é realmente importante. Lemann tem mais um recado sobre isso:
“Recomendo que vocês tenham foco. Vocês têm que escolher em algum momento. Escolham aquilo que vocês são bons e que vocês gostem, porque aí vocês vão conseguir fazer bem. Todas as pessoas de sucesso que eu conheci eram fanáticos de foco”
Veja mais: Como aprender a ter foco: um guia interno do Trello para produtividade pessoal
Por fim, Lemann dá uma dica que outros grandes empresários compartilham com ele: Erre! Sem arriscar não há como inovar e progredir e, se fracassar, aprenda com seus erros e faça de novo, só que melhor:
"A coisa nunca é uma linha reta, sempre tem altos e baixos. O importante é sempre aprender com as dificuldades, e sempre ver nas dificuldades uma oportunidade. Dificuldade gera a necessidade de melhorar [...] Não desanimem quando cometerem erros, continuem tentando, aprendam como eu aprendi com todos esses pequenos fracassos que eu tive"
Veja mais sobre isso em nosso blog: Procure falhar: repensar em como lidar com a rejeição pode aumentar sua produtividade
Foram apenas 10 ensinamentos de 3 grandes empresários brasileiros, mas veja tudo que pudemos aprender:
- Diagnosticar, planejar e só depois agir
- Saber delegar
- Tornar as reuniões o mais produtivas possível
- Liderar é se comunicar direito
- Promova o equilíbrio entre vida pessoal e trabalho
- Conheça todo potencial de seus liderados
- Saiba ouvir e aprenda com a equipe
- Não estabeleça mais que 5 metas
- Tenha foco
- Supere desafios e aprenda com eles
Que achou dessas dicas de eficiência e produtividade nas empresas? Você aplica uma dessas em seu dia a dia?
Como você deve ter notado, eficiência e produtividade nas empresas é uma questão de saber se organizar com uma visão clara do contexto, ter foco e objetivos definidos e se comunicar corretamente com sua equipe, de forma ágil e colaborativa.
Com certeza o Trello é uma excelente ferramenta para quem quer atingir esses objetivos.
Veja também: Produtividade na transformação digital: qual o caminho a ser seguido?
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