Matriz SWOT na prática em um quadro Trello para uma melhor colaboração

Alguns clássicos nunca morrem. Por quê? Porque funcionam.

Até agora ninguém pensou em revogar a lei da gravidade, mesmo ela sendo uma das mais velhas do mundo. E uma xícara de café pela manhã? Quer algo mais clássico que isso? Nem assim as pessoas abandonam esse hábito, afinal, funciona: você fica mais desperto e disposto para enfrentar seu dia de trabalho com mais produtividade.

E quando se trata de fazer o planejamento estratégico de uma empresa, por mais que outras ferramentas interessantes possam ajudar, como o Balanced Scorecard (BSC); a metodologia OKR e até a nem tão famosa matriz produto X mercado, (sempre indicada para avaliar estratégias de crescimento); ninguém deixa de lado a velha e boa matriz SWOT.

A Matriz SWOT é um exemplo de ferramenta estratégica que sempre terá seu valor, seja por sua simplicidade e facilidade de aplicação, ou pelos resultados concretos que apresenta.

Mas a verdade é que depois de decorarmos essas 4 letrinhas na faculdade ou no dia a dia do trabalho, muitas vezes esquecemos de como aplicar seus conceitos adequadamente.

Sabe quando você precisa lembrar o número do celular de alguém, às vezes alguém muito próximo, como um irmão ou filho, mas a bateria do seu smartphone acabou?

É, você não lembra mais do número! Isso pode estar acontecendo com você quando as pessoas te apresentam um exemplo de matriz SWOT.

Matriz SWOT: voltando ao “bê-á-bá”

É, pode ser um exagero, mas não custa revisar, né?

SWOT é um acrônimo em inglês e cada letra desta palavra corresponde a inicial de uma dessas palavras:

• Strengths: Forças
• Weaknesses: Fraquezas
• Opportunities: Oportunidades
• Threats: Ameaças

A ideia por trás destas 4 palavras está em relacionar suas Forças e Fraquezas para entender como elas podem ajudar (ou atrapalhar, no caso das Fraquezas) a potencializar Oportunidades e se proteger das Ameaças.

Mas, para que isso fique mais claro, é preciso entender antes 2 conceitos: Ambiente Interno e Ambiente Externo.

Ambiente interno: mais do que design de móveis

Um escritório bacana é legal e motivador, e um ambiente de trabalho produtivo traz resultados, mas não é disso que estamos falando quando nos referimos ao Ambiente Interno, na hora de montar um exemplo de análise SWOT.

O ambiente interno da empresa se refere a todos aqueles fatores sobre os quais a organização tem controle.

Por exemplo: salários, maquinários, tecnologias, localização, definição de preços, escolha de canais de distribuição, quais softwares de gestão usar, plano de carreiras, gestão do conhecimento, pesquisa e desenvolvimento, políticas de benefícios, planos de incentivo, campanhas de marketing etc.

Todas aquelas decisões que podem ser mudadas pela empresa fazem parte de seu ambiente interno.

E é nesse ambiente controlável que se encontram suas Forças e Fraquezas.

E é aí que muitos se atrapalham na hora de identificar as Forças e as Fraquezas de seu negócio, ao criar uma matriz SWOT, confundindo Forças com Oportunidades e Fraquezas com Ameaças.

Se a estrutura de uma planta de produção está abalada e pode fazê-la desabar, isso é uma Fraqueza ou uma Ameaça para a empresa?

Segundo a perspectiva da análise SWOT, é uma Fraqueza, algo que faz parte de seu Ambiente Interno e precisa ser corrigido. E a empresa pode fazer isso.

Se ela tem recursos, tempo ou pessoal adequado para isso, são detalhes que vão mostrar o tamanho da Fraqueza da empresa. Mas, em teoria, é algo que poderia (ou deveria) estar sob o seu controle.

Da mesma forma, se a equipe de contabilidade da empresa se organiza em um grupo de dez colegas, consegue um desconto de 50% em um MBA de finanças e vem pedir auxílio financeiro para a organização, isso não é uma Oportunidade, é uma maneira de tornar a empresa mais Forte, capacitando seu time contábil.

Houve uma parceria, mas quem decide se o curso vai ocorrer ou não, é a direção da empresa, ela tem controle sobre esta Força.

Portanto, de maneira mais objetiva, vamos entender mais claramente, a seguir, como encontrar as Forças e Fraquezas na análise SWOT, depois, detalharemos o Ambiente Externo, onde se encontram as Oportunidades e Ameaças.

A União faz a Força: Parece Antigo, Mas Funciona

“Algumas vezes um negócio tem um desempenho ruim não porque faltem a seus departamentos as forças necessárias, mas porque eles não trabalham em conjunto, como uma equipe” (KOTLER, 2000, p.101)

Esta frase do mais conhecido guru do marketing de todos os tempos evidencia mais uma vez que sem um gerenciamento adequado (de forma integrada e com uma visão do todo por todos), por mais Forças que uma empresa tenha, os resultados podem não aparecer.

Portanto, além de saber definir suas Forças e Fraquezas, integrar as equipes por meio de um app colaborativo de gestão, como o Trello, faz todo sentido.

Neste mesmo livro, Kotler cita uma maneira prática de fazer essa seleção de Forças e Fraquezas, por meio de uma lista de itens que devem ser classificados como Forças ou Fraquezas de sua empresa.

Veja esta tabela adaptada do livro de Kotler:

Você pode classificar todas as suas Forças e Fraquezas, mas na hora de montar seu exemplo de Matriz SWOT, aconselhamos a incluir no quadro no máximo 5 de cada uma delas.

Ambiente Externo: Como está o tempo lá fora hoje?

Está é uma pergunta típica de um final de tarde de sexta-feira, quando aquele estagiário novo está preocupado se vai passar o fim de semana surfando na praia (se fizer sol), ou se terá que assistir uma comédia romântica com a namorada, de pijamas, no sofá da casa dela (se chover).

O Ambiente externo é tudo aquilo sobre o que a empresa não tem controle (e muito menos o estagiário…), começando com fatores meteorológicos, passando por políticas ambientais, hábitos e costumes da população e muitos outros.

Para facilitar sua vida na hora de analisar as Ameaças e Oportunidades que devem constar de seu exemplo de Matriz SWOT, foi criado mais um acrônimo para sua lista, o PESTEL, que indica quais fatores externos analisar:

• Políticos
• Econômicos
• Sociais
• Tecnológicos
• Ecológicos
• Legais

Assim, se um governo de direita é eleito, este fator Político pode ser uma Oportunidade ou Ameaça; assim como mudanças na taxa de juros ou de impostos (Econômicos); alterações na pirâmide etária da população ou seus hábitos de consumo (Sociais); o surgimento de novas tecnologias ou a obsolescência de outras (Tecnológicos); a descoberta de novas fontes de energia limpa ou que uma determinada matéria prima é perigosa para a população (Ecológicos) e ainda fatores Legais, como a mudança de leis, normas, condições para tirar licenças e outras.

Veja um exemplo de Matriz PESTEL:

Da mesma forma que as Fraquezas e Forças, listar mais que 5 Oportunidades e 5 Ameaças pode fazer sua análise muito complicada, dificultando a construção de seu exemplo de Matriz SWOT.

Tudo ao mesmo Tempo Agora

De novo, vamos chamar o auxílio de Kotler para nos esclarecer como integrar todas essas informações e chegar a um bom exemplo de Matriz SWOT.

E o conselho do mestre é bem, objetivo:

“O negócio não precisa corrigir todos os seus pontos fracos, nem deve se vangloriar de todos os seus pontos fortes [...] A grande pergunta é se o negócio deve se limitar às oportunidades para as quais tem os recursos necessários ou se deve examinar melhores oportunidades, para as quais pode precisar adquirir ou desenvolver maiores forças” (KOTLER, 2000, p.101).

Com base nisso, deve se montar um plano de ações em que se define como fortalecer suas Fraquezas e usar suas Forças para atingir objetivos práticos.

Exemplo de Matriz SWOT em um quadro Trello: Agora a Coisa Anda!

Copie esse quadro para começar a usar em sua empresa aqui: Quadro Matriz SWOT

Para ajudar você nessa tarefa, criamos um quadro no Trello com um passo a passo detalhado e listas para colocar as Forças (amarelo) e Fraquezas (vermelho), Oportunidades (verde) e Ameaças (azul).

Mas, fomos além, e criamos mais listas para que, a partir deste exemplo de matriz SWOT, sua equipe seja mais produtiva e consiga definir rapidamente os planos de ação necessários para que a estratégia seja posta em prática.

Para isso, depois de construir o exemplo de Matriz SWOT, a equipe deve fazer a correlação e entender como suas Forças podem potencializar Oportunidades e defender a empresa de Ameaças e de que maneira suas Fraquezas podem atrapalhar as Oportunidades ou tornar as Ameaças ainda mais perigosas.

Veja isso mais claramente neste exemplo de outras listas do mesmo quadro do Trello:

Agora é o momento de transformar essas conclusões em ações práticas, definindo a melhor maneira de fortalecer suas Fraquezas e por suas Forças para funcionar em busca da realização das Oportunidades e da defesa das Ameaças.

Veja aqui a lista geral de ações e os detalhes no verso de 1 dos cartões.

Que achou desse quadro Trello para transformar o processo de definição de um plano estratégico de ações por meio da Matriz SWOT em algo muito mais ágil e participativo, integrando a equipe e ajudando a alinhar metas e objetivos?

Para fazer a sua Matriz SWOT, pode baixar nosso template e inspire-se nesta frase de Peter Drucker, na hora de adaptar as informações e conclusões de exemplo para a situação real de sua empresa:

“Os resultados são obtidos através da exploração de oportunidades, não pela solução de problemas”