Efeito gaivota e o esquema 30/60/90 de feedback no trabalho

exemplos de feedback profissionalIsto já aconteceu com você? Você passa semanas trabalhando em um projeto enorme. Já está quase terminando e - pode assumir - você está sentindo o maior orgulho. Você pesquisou bastante e se atentou a cada detalhe para garantir que tudo ficasse perfeito. Sua apresentação final é daqui a uns dias e você está dando os últimos retoques.

De repente, você vê o sininho vermelho de relance com uma nova notificação. Você clica. É o Rodrigo, um colega de sua equipe que nem está envolvido nesse projeto. Ao ler o comentário dele, você sente completamente a indelicadeza do tom da mensagem:

“Olha só, eu realmente acho que a direção que você tomou está um pouco desalinhada e eu consideraria começar do zero tomando o caminho X”.

Aff! A essa altura, sua frustração não tem limites. Você se sente desencorajado pela "recomendação sem noção" e ainda com a audácia de sugerir que você recomece tudo do zero.

Cuidado: o efeito gaivota

Nessa situação, o Rodrigo estava demonstrando a nobre arte de - traduzindo literalmente - ‘agir como uma gaivota’, mas que em português pode ser melhor entendida como 'urubuzar’. Assim como as aves irritantes que levam esse nome, o Rodrigo mergulhou no seu projeto e deu umas bicadas na forma de comentários desagradáveis no momento mais inadequado possível.

E, tal como uma gaivota, assim que ele fez o que quis, voou para longe, pronto para comentar o trabalho de outra pessoa, sumindo por mais algumas semanas. E você ficou ali, paralisado com tanta ousadia.

Como essa cena poderia ter terminado diferente? Pedir feedback profissional sobre seu próprio trabalho pode ser delicado, dependendo de como isso acontecer. Criar uma estrutura para pedir que alguém comente seu trabalho pode aliviar as frustrações de um feedback indesejado, inapropriado e tardio.

Não são eles, é você

Sejamos sinceros, o Rodrigo provavelmente não é um urubu faminto rodeando uma presa; ele deve ser um cara legal. Inclusive, ele pode não se dar conta de como a atitude dele é nociva. Afinal, somos incentivados a dar feedback no trabalho.

Então, eis a verdade nua e crua: você pode estar sendo afetado pelo "efeito gaivota" ao deixar de pedir feedback dos seus colegas mais cedo no processo. Você não deve deixar o projeto chegar ao fim para receber idéias e opiniões de sua equipe.

Tem um ditado engraçado que se aplica a esse contexto: “Você não sabe o que não sabe”, e é responsabilidade de uma ótima equipe ajudá-lo a enxergar aspectos do projeto a partir de uma perspectiva inédita. O produto final é sempre melhor quando resulta de uma diversidade de pensamentos.

E vamos supor que você já tenha pedido exemplos de feedback, mas só o Rodrigo apareceu do nada com os comentários deslocados. A partir de agora, você pode se livrar da culpa ou frustração, porque fez sua parte. Gentilmente lembre-o da mensagem que você enviou três semanas atrás pedindo exatamente esse tipo de opinião, e depois siga em frente sem o feedback dele, visto que a hora já passou. Em uma situação como essa, é importante não ficar na defensiva para receber feedback profissional, que é algo que você - com certeza - deve buscar.

O esquema 30/60/90 de feedback

feedback no trabalhoA verdade é que o efeito gaivota pode, e provavelmente vai, acontecer a qualquer momento. O mais importante é relembrar que a única pessoa que você pode controlar é você mesmo. Estabelecer um processo específico para buscar feedback no trabalho traz uma grande vantagem na hora de eliminar riscos de última hora ou mágoas.

Usar um processo chamado de esquema 30/60/90 vai te ajudar a solicitar o tipo de feedback adequado no momento certo. Esse princípio divide o feedback em três partes, cada uma representando uma porcentagem de progresso do processo:

Feedback de 30%

Pedir à equipe um feedback de 30% acontece na fase inicial de uma iniciativa. Você tem uma ideia que começou a desenvolver, mas está longe de terminar. Porém, já esquematizou o suficiente para sentir que está pronto para receber feedback. Isso pode ocorrer no formato de esboço detalhado, rascunho rápido ou instruções. No feedback de 30%, você está pedindo ideias, opiniões ou dicas sobre o conceito geral.

Esse seria um ótimo momento para o Rodrigo dar aquele feedback sobre partir para uma direção diferente. É tudo bem dar esse exemplo de feedback profissional na zona dos 30%, porque o projeto está começando e precisa ter uma direção e escopo avaliados.

Exemplos do que buscar no feedback de 30%:

  • Impressões sobre o conceito a partir de uma perspectiva geral
  • Pensamentos sobre os diferentes públicos a serem atingidos
  • Sugestões sobre o escopo e como expandi-lo
  • Decisões definitivas sobre elementos do projeto
  • Alinhamento sobre metas organizacionais de nível mais alto

O que geralmente não faz parte do feedback de 30%:

  • Texto detalhado e finalizado
  • Estrutura e formatação de frase

Feedback de 60%

Uma vez que o projeto já está desenvolvido e você sabe em que direção está indo, agora é possível trabalhar nele até obter um primeiro esboço completo. Quando estiver pronto para uma revisão, pense no feedback de 60% como uma rodada tradicional de feedback profissional. Ainda dá tempo de as pessoas sugerirem uma expansão sobre diferentes aspectos, mas o conceito geral já está definido. A expectativa é de que o feedback de 60% seja a rodada mais longa de feedback: toda estrutura de frase e gramática estão sendo avaliadas, assim como sugestões para adicionar ou remover seções.

É essencial, durante essa fase, envolver todas as partes interessadas, porque são as sugestões delas que vão levar o projeto do primeiro rascunho ao produto quase pronto. Além disso, se você não receber esse feedback agora, corre o risco de ser vítima do temido efeito gaivota mais para frente.

Exemplos do que buscar no feedback de 60%:

  • Texto detalhado, gramaticalmente correto e finalizado
  • Estrutura e formatação de frase
  • Sugestões sobre maneiras diferentes de desenvolver as idéias
  • O feedback da rodada de 30% foi implementado corretamente?
  • Temas de cor da arte gráfica ou revisões de código

O que geralmente não faz parte do feedback de 60%:

  • Impressões sobre o conceito a partir de uma perspectiva mais ampla
  • Decisões definitivas sobre elementos-chave do projeto
  • Alinhamento sobre metas organizacionais de nível mais alto

Feedback de 90%

O estágio final de feedback é de 90% porque o projeto está quase concluído. Depois de sintetizar e implementar todo o feedback da rodada de 60%, está na hora de todo mundo ver o projeto com as mudanças feitas. Enxergue esse passo como a rodada de feedback de “tem mais alguma coisa que deixei passar?”

Exemplos do que buscar no feedback de 90%:

  • Texto detalhado, gramaticalmente correto e finalizado
  • Estrutura e formatação de frase
  • O feedback da rodada de 60% foi implementado corretamente?

O que geralmente não faz parte do feedback de 90%:

  • Sugestões de diferentes maneiras de desenvolver as idéias (a não ser que sejam pequenas)
  • Impressões sobre o conceito a partir de uma perspectiva mais ampla
  • Decisões definitivas sobre elementos-chave do projeto
  • Alinhamento sobre metas organizacionais de nível mais alto

Mais um lembrete: Pedir feedback profissional é algo que pode ocorrer em qualquer tipo de projeto. Seja ele um rascunho de documento, especificações de um novo produto, um briefing de design, qualquer projeto que exija feedback de diversas pessoas pode ser adaptado a esse esquema 30/60/90 de feedback no trabalho.

Dicas rápidas para aceitar feedback com elegância

Às vezes, estamos muito apegados a um projeto e receber feedbacks pode fazer com que tenhamos uma reação passional. Aqui estão algumas dicas para recebermos feedback no trabalho de forma mais elegante:

  • Não leve para o lado pessoal. Não associe o feedback do projeto ao seu valor individual e lembre-se de que não é um feedback sobre você como pessoa.
  • Não fique na defensiva. Não é produtivo tentar responder a cada item do feedback com algo tipo: “O que quis dizer foi…” Isso pode passar a impressão de que você acha que a pessoa não entendeu o seu trabalho, o que pode soar agressivo. Além disso, se a pessoa não entendeu, pode ser um sinal de que o resultado final não está claro. Apenas agradeça e analise os feedbacks com calma.
  • Permita-se ignorar parte ou o feedback inteiro. Ignorar aproximadamente 10% do feedback é perfeitamente aceitável. Lembre que, às vezes, é apenas uma sugestão que você não precisa implementar.
  • Sempre se lembre de considerar o contexto da pessoa na hora de dar um feedback profissional. Por exemplo, vamos supor que uma pessoa encarregada dos aspectos internacionais do seu negócio não goste de uma referência coloquial que você fez. Não necessariamente ela achou seu texto ruim. Ao mesmo tempo, o trabalho dela era garantir que o conteúdo ficasse acessível a diferentes públicos ao redor do mundo.

Receber feedback no trabalho pode ser tão difícil quanto dar — especialmente quando a crítica é construtiva. Então, da próxima vez que você estiver esboçando um novo projeto, pare por um momento para ouvir as gaivotas de longe. Tê-las em mente e buscar feedback de forma estruturada, vai tornar o processo mais tranquilo e ninguém vai terminar a história com cocô de passarinho na cabeça.

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