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Como ferramentas para freelancers podem melhorar a colaboração com clientes

ferramentas para freelancer

Quando eu descobri o Trello, eu estava à procura de uma ferramenta de gerenciamento de projetos que funcionasse para mim. Sou empreendedora individual, escritora freelancer e construtora de sites WordPress, então eu fiquei encantada quando descobri essa ferramenta, que funciona com minhas múltiplas personalidades profissionais.

Porém, preciso também de outras ferramentas para freelancer, no caso, um sistema que eu possa usar com os clientes com quem eu colaboro e que eu gerencio, quando estou construindo seus sites em WordPress.

Isso se revelou ser difícil, porque meus clientes WordPress são, na maioria dos casos, pessoas sem conhecimentos técnicos. Alguns deles mal conseguem mandar um e-mail. Outros se sentem confortáveis com tecnologia, mas preferem terceirizar a construção de seus sites, e o resto está entre esses dois extremos.

Se você já fez algum tipo de trabalho de design com clientes, você sabe que alguns deles têm uma visão muito clara do que eles querem, e outros... bem, vamos dizer só que não.

Antes do Trello, eu tinha encontrado uma maneira de trabalhar com meus clientes WordPress que começava com eles preenchendo um questionário detalhado. Teoricamente, eu conseguiria tirar todas as informações necessárias para construir seu site. E para alguns — aqueles que tinham uma visão clara — funcionava perfeitamente.

Mas para outros, a comunicação se degradava rapidamente em uma espiral infinita de e-mails confusos e contraditórios.

Então, eu me perguntei como eu poderia usar o Trello para colaborar com os clientes, criando um quadro que se transformasse em uma das melhores ferramentas para freelancer tocar seus projetos com clientes.

Como um quadro do Trello se tornou uma das melhores ferramentas para freelancer

A experiência

Recebi um pedido para construir um site WordPress para um estúdio artístico. O cliente não era o dono do estúdio, mas outro escritor freelance, Rod, que tinha conseguido o trabalho do site como parte do projeto. Trocamos muitos e-mails e então ele me perguntou se eu já tinha usado um programa de gerenciamento de projetos em equipe.

“Aha!”, eu pensei. “A cobaia perfeita”.

Eu sugeri o Trello e então colocamos a mão na massa para criar melhor das ferramentas para freelancer conseguir mais colaboração com clientes.

Ferramentas para freelancer

Primeiro, eu criei duas listas de tarefas, uma para mim e uma para o Rod. A minha incluía todos meus passos normais para instalar WordPress e criar o site. No começo, a lista do Rod incluía itens como “conectar-se ao WordPress e mudar a senha”, “fornecer imagens em PNG ou JPG para usar no site”, “mostrar ícones personalizados para homepage” e “criar uma versão da imagem do logo em fundo transparente.”

Para tornar o quadro mais interessante e relevante visualmente, eu usei uma pintura do artista como pano de fundo.

Rod aprendeu rápido, mesmo se no começo ele atualizava um cartão no Trello e também me mandava a informação por e-mail. Pouco a pouco, os e-mails foram diminuindo e todas as conversas se passavam no Trello.

Desde então, eu trabalhei em dois outros projetos com o Rod e usamos o Trello desde o início.

Em cada um dos dois projetos subsequentes, eu criei uma lista no começo chamada Atualizações. Aquela lista, que continha um só cartão, se tornou o centro das nossas conversas sobre o projeto. Ainda comentávamos em cartões individuais, mas perguntas e respostas gerais, pensamentos e sugestões, e uploads de arquivos eram todos adicionados àquele cartão. Assim, conseguimos criar um histórico ao mesmo tempo que um depósito de todos os arquivos.

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O Rod teria preferido que toda a comunicação fosse feita por telefone ou pessoalmente. Ele é assim. Porém, ele começou a apreciar as praticidades do Trello. Fiz uma lista de algumas das características do Trello que ele mais gosta.

Vantagens de usar quadros do Trello como ferramentas para freelancer:

  1. Ter um quadro separado para cada projeto.
  2. A habilidade de se movimentar facilmente entre projetos usando o menu de quadros no topo da página
  3. A habilidade de deslocar tarefas facilmente de “a fazer” para “concluído”
  4. A habilidade de ter uma conversa contínua que “funciona como um canal dedicado de comunicações por e-mail entre participantes.” Olha só!
  5. Notificações por e-mail. “Essa funcionalidade elimina o problema de ter que abrir o Trello a cada meia hora para checar se há alguma atualização. Ótima ideia!”
  6. Ele gosta de poder “fazer um upload só no quadro Trello em vez de ficar procurando os e-mails dos membros da equipe”.
  7. Anexos podem vir de vários lugares como Dropbox, Google Drive, seu computador, OneDrive, ou Box.

Lições aprendidas

Quando eu comecei a trabalhar com clientes WordPress, demorei um pouco para criar os sistemas que utilizo atualmente para trabalhar com eles. Depois de um tempo, consegui fazer uma lista das perguntas e preocupações mais frequentes, e resolvê-las mais ativamente. Criei checklists para ter certeza de que eu tinha toda a informação e os materiais necessários para construir o site do cliente.

Apresentar o Trello aos clientes não é diferente. Naturalmente, seu sistema de colaboração com clientes vai depender de:

  • O tipo de trabalho que vocês realizarão juntos
  • Quanto os seus clientes estão dispostos a aprender coisas novas

Antes de mergulhar de cabeça e adicionar todos os seus clientes ao Trello, crie um ou dois quadros colaborativos dos quais você poderá aprender, para ver o que funciona para seus clientes.

Para essas primeiras incursões, é uma boa ideia escolher cuidadosamente o cliente. Escolha alguém com quem você tenha uma boa relação, e que não tenha medo de aprender a usar novas ferramentas e novas tecnologias.

Em seguida, introduza o Trello um passo de cada vez. Se você for como eu, e “sacou” o Trello imediatamente, lembre-se que não será o caso para todos.

Pense nisso em termos de fazer um processo de integração fluido. O que você pode fazer para que a experiência inicial do seu cliente com o Trello seja fácil e confortável?

O momento “Aha!”

Se você fez um bom trabalho, você pode ficar agradavelmente surpreso um dia quando seu cliente fizer o que o Rod acabou de fazer para mim. Ele desapareceu por um tempo do quadro Trello do projeto, então fui atrás dele por e-mail para entender o que tinha acontecido.

Ele me respondeu que estava passando por um momento difícil, e perguntou se poderíamos marcar um telefonema.

“Me avise que horário é melhor para você no quadro Trello”, ele pediu.

Uma indicação certa de que seus esforços estão rendendo. Parabéns.

Trabalhar de freelance e promover a integração com clientes é mais fácil quando todos os aplicativos e ferramentas que você usa trabalham juntos em um espaço central. Fique por dentro de como o Trello Business Class pode turbinar seu potencial com integrações com Google Drive, Evernote e videoconferência, entre outros.

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