Como a Telefônica Vivo criou um fluxo de tarefas ágil com o Trello

Quem nunca se viu envolvido em um projeto gerenciado por troca de e-mails (sim, ainda tem gente que faz isso) e, repentinamente, precisa de uma informação que ficou lá atrás, esquecida em um e-mail muito, muito distante?

Rodrigo Nogueira, que trabalha com transformação digital na Telefônica Vivo conta que foi depois de ter que caçar um desses e-mails, tentando lembrar o dia e mês da conversa ou o assunto, e perder um tempo gigantesco com isso, que decidiu que era preciso descobrir uma maneira mais fácil de gerenciar projetos.

Foi aí que conheceu o Trello e se tornou um entusiasta da ferramenta:

 

“Trabalho com o Trello há muitos anos e até hoje não consigo mais soltá-lo. Mesmo que a empresa trabalhe com outras ferramentas, eu utilizo para mim.”

 

Em uma palestra promovida pelo Trello, Rodrigo compartilhou o quadro que usa para gerenciar sua equipe de experiência digital na Telefônica Vivo, além de suas crenças e filosofias sobre o Trello e a importância da transformação digital nas empresas.

Se quiser saber de todos os detalhes, assista ao vídeo desta palestra na íntegra:

Os dois pilares da transformação digital nas empresas

Além de gerenciar um projeto chamado Fórum Vivo, na Telefônica, Rodrigo é tão apaixonado pela ferramenta que vive tentando conquistar novos adeptos na empresa, o que acabou lhe valendo o apelido de Trello Boy.

Evidentemente, como gestor da área de transformação digital, faz parte de sua atribuição ser um evangelizador do assunto, mas a verdade é que esse é um hábito antigo dele, como comenta:

“Eu gosto muito do Trello, de verdade. Por todas as empresa que eu passo, eu gosto de evangelizar e mostrar a importância do Trello”

Quando se refere a transformação digital, Rodrigo salienta a importância de dois pilares:

1. Evangelização: insista, pois como em todo processo de mudança organizacional, haverá resistência, mas na hora que você conseguir apresentar uma ferramenta como o Trello da maneira correta, as pessoas vão querer adotar.
2. Adoção: ela deve se dar em dois níveis, começando com o apoio e exemplo dos superiores, e seguida da conscientização da equipe sobre seus benefícios.

Ele alerta que sempre haverá resistências, mas ao mostrar resultados concretos, como a redução em 90% da comunicação por e-mail em sua equipe, todos acabam se convencendo.

Vamos ver agora como é o quadro do Trello com o fluxo de tarefas de sua equipe, além de algumas de suas dicas para usar o Trello em nível avançado.

O quadro de fluxo de tarefas de uma equipe de transformação digital

Rodrigo optou por um quadro no estilo kanban, com as seguintes listas:

• Tarefas que precisam ser feitas
• Fazendo
• Feito
• Aguardando terceiros
• Relatórios

O quadro é renovado semanalmente, com as novas demandas, e um dos Power-Ups usados é o Repetidor de Cartão, que é criado toda quarta-feira para se manter um histórico das atividades dos meses anteriores.

Normalmente, todas as tarefas novas são abertas por ele, que segue um processo rigoroso na criação dos cartões do Trello:

1. Além do nome, é fundamental preencher a descrição da tarefa
2. Cartão sem data de entrega não tem sentido
3. Checklists são ótimos para mostrar a evolução do cartão, conforme as demandas vão sendo cumpidas

Além disso, ele usa as etiquetas para ajudar na priorização das tarefas, inspirado na Matriz de Eisenhower acrescida de mais algumas classificações, veja:

• Não urgente e importante
• Urgente e importante
• Urgente e não importante
• Não importante e não urgente
• Trabalho
• Fixo
• Ação

Mas a experiência de Rodrigo de criar fluxos de tarefas com o Trello não para por ai, confira algumas dicas deste usuário avançado.

7 Dicas avançadas para usar o Trello

1. Todos precisam de uma lista “aguardando terceiros”, ou “bloqueado”. Mas o segredo está em usar o Power-Up de Envelhecimento de Cartões, que sinaliza quando estes foram esquecidos por quem deveria tomar a providência necessária.
2. Use o app mobile do Trello durante reuniões e, imediatamente, assim que tiver um insight, já crie o cartão correspondente a essa tarefa.
3. Mantenha o Tello aberto no desktop o tempo todo e acompanhe as demandas em tempo real, atualizando tudo que precisar na hora.
4. Não deixe para conferir suas tarefas e notificações ao final do dia, para só então atualizar seus cartões, com certeza você esquecerá alguma coisa.
5. Os comentários devem ser usados, mas aproveite para notificar as pessoas, com a funcionalidade de digitar @nome da pessoa
6. Use o link do quadro para enviar relatórios para supervisores e superiores que têm acesso ao quadro somente como observadores.
7. Assine todos os quadros que gerencia para receber os alertas e saber o que está acontecendo nos cartões que te interessa.