Quantos projetos você entega por dia em sua empresa? Vamos melhorar a pergunta: quantos projetos a sua equipe entrega por mês? Cinco? Quinze? Cinquenta?
O que você acharia de ter que gerenciar uma equipe de desenvolvedores que entrega 200 projetos por mês, em média 10 por dia?
Está é a realidade de Marcio Zocatelli, Coordenado de produção da Neoassist, uma empresa especializada em desenvolver soluções de atendimento ao cliente para empresas.
Recentemente, Marcio compartilhou com a gente como ele consegue entregar tantos projetos com a ajuda do Trello. Sua fórmula mágica é: criação de 2 quadros, uma pitada de integrações e uma boa dose de muito talento e criatividade.
Nós fizemos um resumão de suas dicas, mas se quiser conhecer mais detalhes e ainda mais dicas, assista ao vídeo de sua fala na íntegra:
O Trello na mão e uma ideia na cabeça: assim nasceu este modelo de gestão de projetos
Com um objetivo bastante ambicioso, acabar com o mal atendimento no Brasil e no mundo, a Neoassist desenvolveu uma plataforma 100% online que gerencia todos os pontos de contato da empresa com seus clientes, incluindo telefone, e-mail, chat, chatbots e até mídias sociais.
Com o crescimento da empresa, que há dois anos fazia quinze projetos por mês (hoje faz 10 por dia) Márcio percebeu que precisava organizar um modelo de gestão de projetos que funcionasse melhor.
Somado ao crescimento da empresa, a Neoassist também conta com times remotos espalhados por Bauru e São Paulo.
A solução foi adotar o Trello, e Márcio consegui organizar seu modelo de gestão de projetos usando apenas dois quadros!
Quadro de análise e qualificação de projetos
Este quadro não tem restrições e qualquer um na empresa pode solicitar a análise de um novo projeto.
Ele tem apenas quatro listas:
- Backlog
- Aprovado
- Não aprovado
- Parado
Assim que uma solicitação entra no Backlog, o projeto deve ser analisado e o parecer de aprovação deve ser feito em duas horas e, em caso positivo, já com o escopo, recursos e prazos definidos.
Para evitar que demorem para analisar os projetos e enviar para o desenvolvimento, Márcio usa um plugin (Original Card Counter for Trello) que define um número máximo de cartão parados em uma lista. Quando esse número é excedido, aparece uma uma sinalização vermelha no topo da lista.
Para cada uma das listas, existe um equipe especializada no assunto, evitando assim que qualquer cartão fique parado por falta de um responsável para assumi-lo.
Quadro de produção e desenvolvimento
Este quadro é restrito aos desenvolvedores e outros membros da equipe diretamente envolvidos no projeto, os demais só podem participar como observadores (uma funcionalidade exclusiva do Trello Business Class).
Assim, é impossível mudar o escopo de um projeto depois que foi iniciado. Caso o cliente solicite mudança de escopo, o projeto para e volta para o quadro de Análise e Qualificação de Projetos.
Segundo Márcio, essa medida diminui em 90% o desencontro de informação durante o desenvolvimento de um projeto.
Confira algumas listas criadas pelo Márcio:
Urgência
A primeira lista do quadro, não tem um responsável fixo, trata-se de um problema que precisa ser resolvido hoje. Por quem? Por quem achar que pode resolver. Esse colaborador arrasta o cartão para sua coluna e todos ficam sabendo que está ocupado com essa questão.
Nomes da cada membro da equipe
São listas com os nomes dos colaboradores, que pegam os cartões designados para eles e vão resolvendo suas tarefas. Dessa forma, Márcio só de bater o olho sabe quantos cartões cada um está trabalhando.
Para facilitar o entendimento de quem está fazendo o que, são usadas etiquetas coloridas, indicando qual o tipo de tarefa em andamento: suporte, aditivo em algo que está funcionando, publicação, produção etc.
Desenvolvimento
Essa lista tem uma característica especial: se tem mais de dois cartões, aparece o sinal vermelho, pois mais de dois projetos sendo desenvolvidos ao mesmo tempo vão gerar, com certeza, um atraso.
Qualidade
Esta é outra coluna especial. O responsável pela qualidade não pode nunca estar com um cartão parado, porque se ele não realizar os testes, o projeto inteiro atrasa. Para resolver isso, quem trabalha nesta coluna não tem uma data de entrega no cartão, ele deve ser testado imediatamente, assim que entra na lista, evitando qualquer tipo de atraso.
Mas o modelo de gestão de projetos do Márcio não para por aí. Nas palavras dele:
“Quem é gestor sabe que não adianta fazer fluxos se você não olhar para métricas, se você não entender o que está acontecendo na sua equipe para descobrir onde está errando, onde está acertando.”
Para isso, Márcio usou a API do Trello para criar um dashboard com a análise de desempenho da equipe em tempo real.
Veja algumas das métricas presentes nesse dashboard:
- Projetos realizados no ano, com subtotais mensais
- Solicitação x projetos entregues por mês
- Previsões de entregas futuras com base nas médias diárias
- Quanto tempo o projeto ficou em cada lista do quadro
- Demora para entrar na produção depois da qualificação
- Pontualidade das entregas
- Quem abriu o cartão e quantos foram reprovados
Esse dashboard fica ligado 24 horas em televisores tanto em Bauru como em São Paulo, para que todos na empresa saibam exatamente o que está acontecendo em tempo real.
Além disso, Márcio institui um sistema de pontuação para cada cartão e, conforme eles forem bem avaliados em seu andamento, os colaboradores responsáveis por eles recebem uma bonificação em seu salário.
Este foi um resumo com os melhores trechos da palestra de Márcio Zocatelli sobre seu modelo de gestão de projetos.
Seja algo negativo ou positivo, adoraríamos ouvir o que você acha. Siga-nos no Twitter (@trello)!
