Veja como a Ogilvy resolveu o processo de gestão de conteúdo com o Trello

gestão de conteúdo

Trabalhar com clientes multinacionais, do porte de marcas como Nestlé, Allianz e BMW, é uma enorme responsabilidade, além de um grande desafio: de um lado a velocidade do digital exige muita agilidade nos processos e aprovações rápidas, de outro, essas empresas contam com seus próprios processos internos e etapas de aprovação que precisam ser vencidas.

Em uma palestra apresentada por três colaboradores da Ogilvy - Joel Antunes, Digital Strategist, Maike Maio,  Liquid Designer Manager, e Luis Velloso, Content Project Manager - estes profissionais mostraram como a criação de quadros do Trello, compartilhados com o cliente, transformaram a gestão de conteúdo digital, tanto em equipes alocadas na empresa como com equipes remotas, gerando um processo fluído, com pouco ruído e uma redução drástica do número de reuniões e e-mails.

Fizemos um resumão dos principais pontos abordados na palestra, mas se você quiser conhecer mais detalhes do trabalho deste trio de usuários avançados do Trello, não deixe de assistir a sua palestra na íntegra, tem diversas outras dicas que você precisa conhecer:

Como descomplicar a gestão de conteúdo digital integrando seu cliente a um quadro do Trello

Joel e Maike trabalham fora da agência, alocados dentro do cliente com quem desenvolvem o conteúdo digital de diversos produtos.

Seu trabalho é multidisciplinar e voltado para a criação de conteúdos rápidos e práticos, de baixo custo de produção e que precisam de um fluxo de aprovação ágil. Eles não fazem campanhas, se dedicam ao conteúdo diário das mídias digitais do cliente.

Já com o Luis a conversa é outra. Ele trabalha alocado na Ogilvy e tem vários clientes diferentes. Por isso, Joel e Mike trabalham com um quadro Trello em que todas as suas demandas, por serem de um só cliente, podem ser gerenciadas sem problema, enquanto a gestão de conteúdo feita pelo Luis exige diferentes quadros do Trello, um para cada cliente.

Quadro e cartão do Trello “padrão”

Joel e Mike contam que na Nestlé criaram um quadro bem simples de gerenciar, com poucas colunas, que o Luis (alocado na Ogilvy) adapta para seus diferentes clientes.

As colunas normalmente são:

  • Para produção: fila de trabalhos
  • Aprovação: quando a demanda é validada
  • Em andamento: o conteúdo está sendo criado
  • Publicado: quando o conteúdo é aprovado pelo cliente, que é quem sempre dá o OK final

Mas esses profissionais perceberam que para facilitar a gestão de conteúdo, eles poderiam criar uma coluna exclusiva para o cliente. Nessa coluna, o cliente coloca aquilo que precisa, em sua palavras, que depois é transformado em um cartão com uma tarefa de produção de conteúdo, que será colocado na lista de produção.

Com isso, em vez de receber dezenas de e-mails explicando o que o cliente queria, a equipe recebe instantaneamente um cartão com um pedido e o transforma em um briefing, usando um cartão padrão, que comentaremos mais adiante.

gestão de conteúdo no Trello

Esse fluxo de trabalho foi uma verdadeira quebra de paradigma para o cliente, uma empresa de tradição centenária e com seus próprios fluxos de aprovação. Confira este comentário entusiasmado do Joel sobre a evolução na gestão de conteúdo com o Trello:

Joel

“E o mais legal da ferramenta [o Trello] é que não só toda equipe pode adicionar cartões e conteúdos, como também a cliente. [...] Antes, um vídeo ou outro conteúdo digital precisava ser aprovado por um diretor, na Suíça, [...] hoje, um conteúdo que entra para a gente por um briefing do Trello em 24 horas está no ar”

Luís conta que um cliente chegou a criar outras colunas no quadro, além da de pedido de conteúdo, com um mural de recados para que a equipe ficasse sabendo quem está de férias, mudanças de telefone e outras informações como essas.

Muito do sucesso desse processo de gestão de conteúdo digital se deve a uso de um modelo de briefing, na forma de um cartão padrão, onde devem constar as seguintes informações, sempre:

cartão no Trello

  • Formato: o que será criado? Um vídeo, um texto, uma imagem etc.
  • REF: arquivos anexados com fotos ou outras mídias e conteúdos que podem ajudar os criativos e estrategistas
  • Produto ou cliente: para qual produto ou cliente está sendo criado este conteúdo
  • Assunto: do que vai tratar esse conteúdo
  • KV: Abreviação de Keyvisual, uma descrição do estilo de linguagem visual que será usada
  • Roteiro: um breve descritivo da ideia
  • Sugestão de texto: uma primeira versão do que pode ser usado como texto neste conteúdo

IMPORTANTE: sempre colocar a data de entrega do cartão

Esse último detalhe é bastante relevante porque, antes, Luis e Joel compartilhavam um calendário no Excel com cada área de produto do cliente, hoje usam o Power-Up do Calendário, o que deixou tudo mais ágil e fácil de entender.

Comunicação ágil entre equipe de campo e equipe interna

O desafio era, durante um evento lançar uma ação no Instagram em que as pessoas enviavam uma foto sua com o produto da empresa e ela é publicada na página oficial dessa mídia social da empresa.

Mas, para isso, era preciso de muita agilidade, pois dois repórteres estariam em campo colhendo as fotos e entrevistas com os participantes do evento.

A solução encontrada foi criar um fluxo no Trello específico para essa ação e que seria usado através do app mobile do Trello, nos smartphones da equipe, para que pudessem publicar rapidamente o maior número de fotos.

Trello mobile

O quadro tinha uma coluna “fotos”, onde os repórteres colocavam as imagens que haviam coletado no evento, outra lista era usada para que o jornalista redigisse o texto, em seguida, o designer criava uma arte e notificava a community manager para publicar no Instagram.

Pronto: tudo acontecia num piscar de olhos, garça à mobilidade do aplicativo Trello, como comenta Luis:

Luis

“Isso ajudou muito a gente a brilhar diante do cliente, porque subimos muitas fotos e muito rápido, devido a criação desse fluxo no Trello”

 

 

E Maike complementa:

Maike

“A gente criava um cartão e não precisava fazer mais nada, só colocava o briefing, marcava as pessoas que precisavam estar no cartão, eles recebiam a notificação e o processo se desenrolava muita mais rápido”

 

Como você pôde ver, seja para equipes remotas alocadas no cliente, para uma equipe que se encontra no escritório da empresa ou para colaboradores em trânsito, usando o App Mobile do Trello, é possível fazer uma gestão de conteúdo digital ágil e muito veloz, como este tipo de mídia exige.