Aprenda a “Regra do Cinco” para gerenciar melhor a sua equipe

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Quando o chefe vem pedir relatórios de progresso, seu reflexo é provavelmente fazer uma lista enorme de todos os projetos muito importantes e muito interessantes que você está planejando.

Mas sejamos realistas: mesmo que essas tarefas não sejam completamente inventadas, elas tampouco são uma representação exata de como você realmente passa seu tempo. É natural que você queira provar que seu trabalho é valioso para a empresa. Mas pergunte a qualquer gerente e eles te dirão que eles não ficarão impressionados com a magnitude das suas “prioridades”.

Como diz Michael Pryor, Diretor Executivo da Trello, “você não precisa me provar que está ocupado. Eu sei que você está ocupado”. O argumento é um sentimento clássico de qualidade antes de quantidade: se você está fazendo milhares de tarefas, você está realmente terminando alguma delas?

Pense bem: em vez de fazer um relatório que parece uma lista de supermercado de tarefas que tomam só uma fração da sua atenção, limite seu to-do list a somente cinco coisas.

O dilema do gerente
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Joel Spolsky, cofundador da Trello supervisionou uma equipe de 10 pessoas em sua empresa de software Fog Creek. Ele conseguia ver todos os itens atribuídos a cada pessoa, mas ele não podia ver em qual cada pessoa estava trabalhando em um determinado momento.

“Uma lista de mil tarefas individuais onde cada um vai fazer 25 delas não é o mesmo que saber o que cada um está fazendo”, explica Joel.

O outro dilema é saber se os itens que os funcionários estão priorizando sejam os mesmos que os que Joel, como gerente, acha que eles devem priorizar. “Penso que muitas vezes, as pessoas estão trabalhando em uma longa lista de pequenas coisas e nem sabem quais são as prioridades da empresa”, diz ele.

Quando ele se debruçou sobre o assunto ele viu que era comum seus funcionários confundirem objetivos de curto e longo prazo, e prioridades urgentes com itens superficiais, não conseguindo, assim, explicar realmente no que eles estavam trabalhando. A maioria dessas tarefas não estava diretamente no primeiro plano, e não refletia o trabalho que estava sendo feito.

O conceito das 5 coisas

Naquela época, Joel já estava tocando a Fog Creek e a StackExchange ao mesmo tempo, e ele chegou a um ponto onde ele precisava de uma ferramenta para entender rapidamente o que estava acontecendo em suas empresas e no que as pessoas estavam trabalhando.

Conceitualmente, isso se tornou a ideia das "5 coisas": ele entendeu que o que ele realmente gostaria de escutar de seu time era uma lista de 5 coisas:

  • Duas tarefas nas quais elas estavam trabalhando no momento
  • Duas nas quais elas planejavam trabalhar
  • Uma que talvez se espere que seja feita, mas que não estava sendo priorizada.

Então, ele tinha somente cinco itens por pessoa para verificar. Se você fizer os cálculos, isso significa 50 itens no total, o que é muito mais fácil de digerir. Como gerente, ele ganhou uma perspectiva clara sobre o que estava acontecendo, e esse processo ajudou seus funcionários a priorizar seu trabalho e realmente cumprir algo.

Então sobraram dois

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O cérebro só pode absorver e processar uma quantidade limitada de informações de uma vez. Um conceito sobre o qual todas as metodologias de produtividade estão de acordo é que ser produtivo significa manter o foco.

Listar duas tarefas ajuda a aprofundar os pontos mais específicos de uma iniciativa de um determinado dia ou semana. “Eles podem alternar entre dois grandes projetos, mas se eles pensam que estão trabalhando em três coisas então uma delas provavelmente não está sendo feita de maneira muito profunda”, Joel insiste.

Isso orientará gerentes e colegas ao que seu cérebro está resolvendo no momento. Isso evitará que eles perguntem coisas não relacionadas ao seu foco atual.

Ter duas coisas também pode ajudar a mudar de uma coisa à outra se você ficar preso ou entediado com uma delas. Qualquer coisa a mais que duas tarefas e você pode ficar ansioso com o excesso de escolhas, correndo o risco de não saber por onde começar.

Olhando adiante

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Listar as duas coisas nas quais você vai trabalhar depois que você acabar sua tarefa atual é uma maneira de criar um roteiro realista do seu trabalho. Isso ajudará você e outros a avaliar o que está por vir e agir de acordo.

Por exemplo, se você for um programador e marcou na sua lista que na semana que vem você começará a desenvolver uma funcionalidade nova incrível, então a equipe de marketing sabe que eles podem começar a planejar materiais promocionais.

Digamos que você faz parte de uma grande equipe jurídica que está revisando contratos, e que você marca na sua lista os dois documentos que você planeja fazer em seguida. Isso facilita o trabalho de seus assessores para preparar os materiais, permitindo que seus colegas saibam quais documentos já tem responsável e para que seu supervisor saiba quais contratos estão prestes a ser concluídos.

Ou talvez você seja um gerente de conteúdo fazendo seu calendário editorial e seus editores fotográficos precisam saber quais gráficos de quais artigos precisam ser retocados. Tudo que precisariam fazer é dar uma olhada na sua lista de prioridades.

Livre-se das tarefas em excesso

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Listar uma tarefa na qual você não planeja tocar por enquanto, mas que as pessoas esperam que você toque, é uma maneira clara de mostrar à equipe o que não vai ser feito. Pode ser por muitas razões: falta de tempo, interesse ou simplesmente porque você se deu conta que não era uma boa ideia.

"Pode ser ‘nunca vai ser feito por que é uma coisa inútil’ ou pode ser ‘isso nunca vai ser feito por que não tenho tempo’”, explica Joel.

Porém, o mais importante é que ajudará as pessoas a entender porque esse artigo ou essa funcionalidade não será realizada logo. Quando as expectativas encontram a realidade, é mais satisfatório para todos.

A evolução para além das “5 Coisas”

A ideia por trás das “5 coisas” se tornou uma maneira para Joel e sua equipe de explorar conceitualmente novas maneiras de gerenciar equipes.

O que eles descobriram é que “5 coisas” é só uma ideia de como fazer isso; a ideia mais geral é poder ver e atualizar de maneira visual e flexível tarefas e suas prioridades (está começando a reconhecer?).

Inevitavelmente, a equipe de Joel, reconhecendo a necessidade de uma solução mais clara e robusta para a gestão de tarefas, desenvolveu uma ferramentazinha chamada Trello. Ele se tornou uma maneira fácil para gestores de coordenar responsabilidades de qualquer maneira que eles achem mais eficiente, e ajudou a fornecer uma perspectiva maior sobre o status de todos e de cada iniciativa da equipe.

Hoje em dia, existem centenas de fluxos de trabalho no Trello e quadros para gestores, e (mais importante) planos de fundo divertidos. Ficou muito fácil adaptar quadros para que funcionem com qualquer estilo de liderança.

Joel é atualmente cofundador e gestor de 3 empresas de sucesso, e é o primeiro a dizer que um quadro Trello pode ser modificado para satisfazer todo tipo de solução para seu negócio, como quer que seja que você gerencie sua equipe.

Se você gosta do conceito de “5 coisas”, aqui você tem um Quadro Exemplo do Trello que se adapta a esse estilo de gestão:

quadro gerenciar equipe

Dê uma olhada no nosso Quadro Exemplo com esse fluxo de trabalho. Quais são suas 5 coisas? Conte-nos nos comentários.