Quem já empreendeu no cenário do Marketing Digital no Brasil sabe que existe alguns pontos que muitas agências falham: a falta de planejamento e gestão do projeto como um todo, acarretando na entrega fora do prazo e até mesmo desvio do que foi solicitado pelo cliente.
Apesar dessa carência de gerenciamento de projetos de marketing digital no mercado, para nós, não adiantava implementar procedimentos rigídos de gestão de projetos. Testamos diversos softwares e processos, mas mesmo assim a gestão ficava “engessada”. Sentimos a necessidade de procurar uma ferramenta que permitisse uma organização mais prática e flexível para toda nossa equipe.
Então decidimos migrar todos os nossos processos relacionados a gestão de marketing digital da agência para o Trello.
O Trello pode parecer um pouco “infantil’ para quem está acostumado com as ferramentas robustas de gestão de projetos, mas a simplicidade é o seu segredo. A ferramenta possui vários recursos que são de extrema utilidade. Não só para o gerenciamento dos projetos, mas também da equipe como um todo.
Separei algumas dicas de como usamos o Trello para fazer o gerenciamento de projetos de marketing e de nossas equipes nos mais variados cenários aqui na Profissas. Vale lembrar que um dos maiores diferenciais desta ferramenta é sua flexibilidade e, portanto, não significa que a forma como a utilizamos é a única ou a melhor, mas sim que ela tem funcionado muito bem para o nosso modelo de negócio.
Dicas de gerenciamento de projetos de marketing digital com o Trello
Convide sua equipe
O primeiro passo, antes de começar a organizar qualquer projeto de gerenciamento com o Trello, é definir quais pessoas irão trabalhar nele.
Você pode convidar todos os membros da sua equipe a fazer parte do seu time pessoal e, desta forma, ser capaz de delegar tarefas e acompanhar o andamento de cada um no projeto.
Organizando clientes por quadro
Para organizar seus projetos de uma forma mais eficiente, nós criamos um quadro para cada cliente e assim conseguimos selecionar as tarefas dentro de cada um deles de forma independente. Para facilitar a navegação e otimizar tempo, nós também personalizamos cada cliente com uma cor distinta.
Isso evita que a g ente fique perdido no meio de várias tarefas sem saber exatamente a qual projeto ela pertence.
Definição das etapas do processo
Dentro de cada quadro no Trello você tem a possibilidade de criar listas com cartões que podem ser classificados e gerenciados de diversas formas.
Nos decidimos utilizar a organização sugerida pelo próprio Trello para o gerenciamento de projetos de marketing, que é baseada na metodologia Kanban e define cada lista como uma etapa do processo.
Aqui na Profissas nós utilizamos cada cartão como um serviço que é oferecido para o cliente. Cada cartão pode ser delegado a determinado membro da equipe, possuir prazo de entrega, anexos e vários outros recursos.
Outra vantagem do Trello para gerenciamento de equipes e projetos é a capacidade de mover cartões de uma lista para outra de forma rápida e intuitiva (você só precisa clicar e arrastar). Desta forma você pode facilmente mover um cartão (que no nosso caso é um serviço) que acabou de ser concluído da lista “Em andamento” para a lista “Finalizado”.
Trabalhando com checklists
Como em nosso processo de gerenciamento de projetos de marketing digital cada serviço é composto por várias tarefas, criamos dentro de cada cartão um checklist que indica detalhadamente o que precisa ser feito para conclusão daquele serviço.
Como identificamos nossos serviços
Outro excelente recurso do Trello que pode facilitar muito sua gestão de marketing digital é a possibilidade de criar etiquetas para cada cartão.
Isso permite que você identifique rapidamente os serviços de cada cartão, como por exemplo: SEO, Desenvolvimento de Sites, Mídias Sociais, etc. Além disso, a criação de etiquetas permite uma utilização eficiente dos filtros e faz com que você encontre muito mais rápido o que procura.
Visualizando todos os projetos em andamento
Como responsável pela gestão de marketing digital, é muito importante que você tenha um quadro que te mostre, mesmo que seja de forma simplória, todos os projetos que estão em andamento pela sua equipe.
Outra forma de acompanhar o trabalho de sua equipe é através do fluxo de notificação. Ele mostra, de forma rápida e dinâmica, o que foi modificado, quando e por qual membro da equipe.
Encontre informações rapidamente
Conforme o número de projetos em andamento e o tamanho da equipe cresce, é natural que fique cada vez mais difícil conseguir encontrar o que você procura apenas navegando pela interface do Trello.
Existem vários filtros disponíveis, como quadros, listas, membros da equipe e outros. Mas talvez o mais útil na hora de acompanhar o andamento da sua equipe seja o filtro por etiquetas.
Vamos supor que você queira saber como está o andamento do desenvolvimento de um determinado site, basta filtrar a busca pela etiqueta previamente criada “Desenvolvimento de Site” e violá.
Controle prazos de forma visual
Um Power-Up que pode ser utilizada a seu favor no gerenciamento de projetos de marketing é o Calendário que a própria plataforma oferece. Por ele você pode acompanhar quais projetos e tarefas precisam ser completadas em determinada data.
O Calendário pode ser acessado através de Mostrar Menu > Power-Up > Calendário.
Use e abuse das extensões
Existem dezenas de extensões gratuitas e muito úteis para você otimizar ainda mais o seu uso do Trello, e o pessoal da SEO Master tem um ótimo artigo com as 6 melhores extensões que vale a pena conferir.
Uma extensão que tem sido muito útil para a gente aqui na Profissas é Elegantt. Ele gera automaticamente uma barra de progresso para seus projetos baseado nas suas informações do Trello.
Como vocês podem ver, além de ser uma ótima plataforma para gerenciamento de projetos de marketing, você pode otimizá-lo de acordo com suas necessidades e demandas, para qualquer tipo de atividade que sua empresa realize.
É isso por hoje! Se restou alguma dúvida referente ao nosso processo, me deixo inteiramente à disposição.
Agora quero saber como você faz a gestão de projetos em sua empresa, alguma dica? Compartilha aqui nos comentários! :)
Veja mais sobre gerenciamento de projetos de marketing: Guia prático para o gerenciamento ágil de marketing
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