Não importa o quão duro você tenta estar com as tarefas em dia, os prazos de entrega sempre serão mais curtos do que você deseja, e a sua função original geralmente é diferente daquilo que você faz no seu dia a dia. Manter suas tarefas em dia é necessário não somente para a sua sanidade mental, mas também para evitar o desengajamento do time todo assim como estresses desnecessários com o seu chefe (ou o chefe do seu chefe).
Para te ajudar a ter certeza que todas as coisas que estejam na sua lista mental de "a fazer" passem para sua lista de "concluído" preparamos esse post com sete formas de gestão de tarefas que vão garantir que coisas importantes não sejam esquecidas.
Todos os seus cartões juntos
Você sempre quis ver todos os cartões que estavam atribuídos a você, de todos os seus quadros, de todas os seus times em um só lugar? Você pode! Essa funcionalidade se chama página de cartões. Para acessar, basta clicar no seu avatar (foto de perfil) na parte superior direita do seu Trello e selecionar "cartões" no menu. Ou salvar diretamente esse link.
Na página de cartões, seus cartões assinados (aqueles que foram atribuídos a você e tem sua foto neles), podem ser filtrados por quadro ou data de entrega. Você pode escolher mostrar os cartões de todos os seus times ou selecionar um time e filtrar pelos cartões que foram atualizados mais recentemente - esse filtro pode ser feito pelo último dia, semana, mês, ano ou tudo isso (o que poderia invocar o fantasma dos projetos esquecidos no passado).
A melhor coisa de ter a opção de filtrar seus cartões baseados nos quadros em que eles estão ou nas datas de entrega é que isso pode gerar duas formas diferentes de visualizar seu trabalho e de fazer sua gestão de tarefas. Se grande parte do seu trabalho não envolve se preocupar com datas de entrega, então ver seus cartões por quadros é uma forma macro de ver tudo que é relevante de uma só vez.
Já se o seu trabalho é mais suscetível a datas de entrega e você precisa de uma maior gestão de tarefas, então separar os cartões baseados nas próximas datas de entrega irá rapidamente te mostrar as tarefas que já estão em atraso seguidas das próximas datas de vencimento. Em seguida, estão todos os cartões marcados como feitos e que as datas de entrega foram cumpridas (parabéns!) e todos os seus cartões sem datas de entrega.
Você precisa entrar em um cartão para começar a trabalhar? Clique no cartão para acessar as informações ou aperte "command + botão de clique - no mac" para abrir o cartão em uma nova aba. Agora você não tem mais desculpas para esquecer um cartão!
Mantenha-se informado e receba notificações
Às vezes, você quer saber rapidamente o que está acontecendo com um cartão que não necessariamente tenha uma tarefa assinada para você. Adicionar você mesmo a esse cartão irá te manter notificado, mas também significa que sua página de cartões possa começar a ficar poluída, e isso pode gerar uma confusão em quem está trabalhando com o que.
É aí que que assinar os cartões entra em jogo. Clique no botão de "assinar" em um cartão e receba notificações de qualquer ação importante que for feita e esteja sempre informado a respeito dos cartões que você precisa seguir. Para aqueles que querem saber ainda mais o que está acontecendo, você pode assinar listas ou quadros inteiros, mas faça isso com moderação, pois pode significar uma série de novas notificações.
Classifique as suas listas
Suas listas estão ficando longas e você está preocupado em perder o controle dos cartões em atraso que estão quase invisíveis? Facilite a visualização e classifique automaticamente os cartões com datas de vencimento em uma lista, clicando no ícone do menu da lista e selecionando ordenar por data. Veja os cartões nessa lista sendo magicamente organizados e listados por data de entrega. (Cartões concluídos e cartões sem datas aparecem no final.)
Isso irá classificar os cartões para todos na lista, mas todos estarão cientes dos próximos prazos e essa é a magia de um ponto de vista compartilhado. O que torna a sua gestão de tarefas muito mais fácil.
Uma nova visão do que precisa ser feito
Enquanto visualizar as datas de entrega em uma lista individual pode ser super útil para sua gestão de tarefas, visualizar datas de entrega do seu quadro inteiro não tem preço. Ative o Power-Up do calendário para trazer uma nova forma de visualização do que precisa ser feito e também para ver os cartões em um quadro dentro de uma linha do tempo semanal ou mensal. Isso irá te permitir ver a ordem dos cartões que talvez precisem ser organizados em diferentes listas.
Se uma data de entrega precisa ser modificada, apenas arraste e solte o cartão no calendário para uma data diferente e assim a data de entrega desse cartão irá ser atualizada automaticamente, notificando todo mundo no cartão de que essa mudança ocorreu. Além disso, o Power-Up do calendário funciona em todos os aplicativos e plataformas, facilitando assim sua gestão de tarefas, pois você pode ficar atualizado não importa onde esteja.
"Q" é somente sobre você
A letra "q" é um super atalho do Trello para filtrar somente os cartões em que você está como membro ou que você assinou dentro de um quadro. Aperte "q" no seu teclado e remova de forma instantânea todos os cartões que você não é um membro.
Esse atalho é útil não somente quando você precisa focar mais na sua gestão de tarefas dentro de um quadro, mas também é excelente para reuniões 1 a 1 com o seu chefe. Antes de uma reunião filtre seu quadro com o atalho "q" e então copie e cole o link do quadro no seu navegador e envie para o seu chefe. Ele verá somente os seus cartões, tornando assim a reunião mais focada (e mais curta).
Dica matadora: essa forma de filtrar seu quadro é melhor utilizada quando você tem muito trabalho feito para mostrar.
Um Power-Up para cartões esquecidos
Nós sempre falamos sobre como o Trello torna tão fácil ver quem está fazendo o que e o trabalho que está sendo feito, mas o que muitas vezes não vemos é o trabalho que não está sendo feito. Seja porque um cartão foi deixou de ser prioridade ou simplesmente ignorado, em um primeiro olhar no quadro fica difícil de saber quando um cartão esteve ativo pela última vez. O que acaba dificultando sua gestão de tarefas.
O Power-Up do cartão de envelhecimento muda tudo isso ao deixar seus cartões com um visual "envelhecido" com o passar do tempo sem qualquer atividade, para que você possa verificar as tarefas antes que elas se tornem obsoletas. Além disso, você pode escolher entre dois excitantes modelos de cartões de envelhecimento: o normal ou o modo pirata!
Configure e esqueça
Já teve aqueles dias em que você chega para trabalhar, mas simplesmente é como se você não estivesse realmente lá? Talvez as segundas-feiras não foram feitas para você fazer relatórios complexos e você precisa se manter concentrado. Felizmente, o Trello também possui uma das funcionalidades mais usadas no seu celular, o famoso soneca! É o Power-Up do Snooze. Ele permite que você agende uma tarefa de um determinado cartão até o momento que for mais conveniente para você.
Simplesmente configure uma data e um horário, aperte o botão de soneca e o Trello irá te enviar uma notificação no seu quadro quando você estiver pronto. Dê um beijo de adeus para toda essa desordem digital por enquanto e descanse tranquilo, pois você não perderá essa tarefa depois.
Quais são suas dicas e truques para ter uma gestão de tarefas eficiente? Conta pra gente nos comentários!
E se você gostou desse artigo e quer melhorar ainda mais sua gestão de tarefas, veja também o Método GTD: potencialize a sua produtividade aplicando essa metodologia em seu dia a dia
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