Dicas de gestão de tempo para realizar seu projeto paralelo

Assistir a Netflix ou escrever um romance? Ir ao barzinho ou melhorar sua loja no Etsy? Dormir ou programar? A gestão de tempo se tornou uma tarefa árdua. (Ou talvez tenha ficado fácil demais: Netflix, barzinho, dormir).

A semana de 40 horas parece ficar mais e mais longa; algumas pesquisas mostram que mais de 50% dos trabalhadores brasileiros trabalham 48 horas por semana e outras mostraram ainda que levar trabalho para casa é bem comum hoje em dia.

Temos cada vez menos tempo, — e energia! — para um projeto paralelo. Mesmo assim, muitos de nós gostaríamos de tê-los. Pesquisas mostram que projetos paralelos aumentam nosso desempenho e nos ajudam a nos sentir mais criativos, inspirados e felizes.

Imagine poder ter um projeto paralelo, mesmo sem tempo para dedicar a ele. Essa tem sido minha missão nos últimos anos, equilibrar o trabalho que eu amo com os projetos paralelos que são uma necessidade para mim.

Aqui estão os 6 passos que tomei para conseguir realizar meus projetos, mesmo sem ter tempo.

Aplique a estrutura preferida de toda Startup

O gráfico acima foi feito por Eric Ries, que popularizou a teoria do desenvolvimento de produto lean, que tem sido um conceito central para muitas das melhores startups de tecnologia e SaaS (software como serviço).

Quando eu inicio um projeto paralelo, fico tentado a olhar seis meses adiante, considerando uma versão bem específica do que eu quero que seja meu produto. Porém, uma abordagem mais útil, é uma abordagem lean. Do Harvard Business Review:

Ao invés de se lançar em meses de planejamento e pesquisa, empreendedores (lean) aceitam que tudo o que eles têm no primeiro dia é uma série de hipóteses não testadas – essencialmente, bons palpites.

“Lean” significa aprender o mais rápido possível— e construir o próximo passo com base no que você aprendeu no passo anterior. E tudo bem se você não quiser fundar uma startup em seu tempo livre. O pensamento lean funciona para qualquer projeto paralelo.

Aqui está o modelo:
1. Pegue sua grande ideia
2. Descubra as partes que você não consegue definir bem
3. Realize algo pequeno para aprender
4. Meça
5. Aprenda
6. Aplique as lições à sua ideia e recomece o ciclo

E aqui está um modelo de um projeto paralelo de verdade em que estou trabalhando:

1. Quero fazer dinheiro com meu site vendendo e-books sobre marketing
2. As pessoas sequer querem comprar meus e-books de marketing?
3. Construir uma homepage (Unbounce) e conseguir um sistema de pré-venda (Gumroad) para um e-book de marketing que ainda não existe
4. Medir quantos pedidos são gerados
5. Aprender, com base no teste inicial, se é uma boa ideia para fazer dinheiro ou não
6. Decidir como avançar-talvez fazer mais um teste, talvez ir adiante com o projeto!

Crie seu próprio roteiro

Graças ao desenvolvimento lean, você agora tem uma ideia que foi mais ou menos validada com apoio de dados! Você é uma fonte de inspiração.

Contudo, a ideia pode ser uma empreitada monstruosamente gigantesca: um projeto paralelo que pode tomar mais tempo do que você tem para dedicar. Isso torna crucial o próximo passo: uma vez que você estabeleceu sua ideia, faça um itinerário para planejar como você vai realiza-la.

Em termos de produto, isso é um roadmap de produto. Você começa imaginando aonde você quer chegar, e então estabelece os passos do fim ao começo.

Para mim, uma das maneiras mais úteis de abordar a gestão de tempo de projetos e projetos paralelos é com uma abordagem ágil, que é um maneira complicada de dizer “uma abordagem que permite você avançar rapidamente”. A abordagem ágil contém uma série de estratégias secundárias que partem de uma via em comum. Aqui estão três delas:

1. Kanban

O método Kanban estimula a se concentrar unicamente no trabalho que está atualmente em andamento. Uma vez que a tarefa for completa, você tira outra tarefa do backlog.

2. Scrum

O método scrum divide o projeto em iterações de duração fixa que permitem que a equipe produza algo de maneira regular.

3. Sprints

Uma subdivisão do scrum, um sprint é um período curto (idealmente menos de quatro semanas) em que você trabalha e envia parte de um projeto.

Eu sou muito fã dos três, e já usei o método Kanban para a gestão do tempo de alguns projetos paralelos recentes.

Usar o Trello é uma maneira ideal de fazer Kanban, e eu o utilizo para gerenciar e ver o progresso de um projeto. Por exemplo, um dos meus projetos é publicar mensalmente conteúdo em meu website pessoal, e manter uma newsletter mensal. Coloco no Trello e voilà!

Adicionei todas minhas ideias de artigos à coluna da esquerda, junto com as datas de publicação em meu calendário Trello. Agora recebo um e-mail cada vez que um prazo está chegando.

A coluna do meio serve para ideias aleatórias que tive e que gostaria de experimentar no blog (ainda preciso passar pelo processo lean com várias delas!).

E a terceira coluna é algo que configurei com IFTTT, Pocket e Trello para que todos os artigos que eu favorito quando leio sejam enviados a uma coluna em meu quadro Trello para que eu os envie por e-mail em seguida.

Pare de comer sapos

“Coma um sapo vivo logo pela manhã e nada pior lhe acontecerá durante o resto do dia.” – Mark Twain

A citação famosa de Mark Twain sobre os sapos acabou sendo um conselho de produtividade extremamente útil para meu fluxo de trabalho cotidiano. Porém, não tenho tanta certeza de que comer sapões funcione para projetos paralelos.

Quanto menos sapos, melhor. Pessoalmente, descobri que eu posso ficar um pouco empacado se há uma tarefa grande e árdua pela frente. Tenho menos vontade de começar. Fico um pouco atordoado pela ideia. Pode acabar sendo uma tarefa que tome menos tempo do que eu pensava, mas continuo sem poder ultrapassar esse bloqueio inicial.

Então me livrei de todos os sapos que consegui.

Em seus lugares, coloquei um monte de sapinhos menores. (Girinos?)

Dito de maneira simples, divida suas tarefas grandes em tarefas menores. Acredito que tudo pode ser dividido até um nível muito pequeno, até coisas pequenas podem ser divididas em coisas menores, até que você chegue em um tamanho adequado para seu tempo e energia.

Por exemplo, se você quiser escrever um artigo de blog, comece escrevendo um plano.

Se você quiser programar um aplicativo, comece tirando um livro da biblioteca (à moda antiga!).

Se você quiser esculpir uma canoa a partir de uma árvore, comece fazendo espaço na sua garagem.

Duplique-se com automações

Um dos momentos eureca para mim e minha gestão de tempo foi descobrir que existiam ferramentas que poderiam agendar e publicar as minhas atualizações nas redes sociais por mim. (Gostei tanto, que agora trabalho para eles!)

Existem coisas que você faz hoje que poderiam ser feitas ou melhoradas com a tecnologia?

É uma pergunta meio difícil, do tipo “você não sabe o que você não sabe”. Para descobrir essas coisas, existem ótimos recursos que utilizei para abrir minha mente para as ferramentas de automação que estão atualmente disponíveis.

IFTTT & Zapier

Ambos esses serviços conectam um aplicativo a um outro, de maneira que uma ação (postar no Twitter, por exemplo) causa outra ação em outro lugar (como colocar o tweet em uma planilha de Excel automaticamente).

O que eu acho mais útil de IFTTT e Zapier é descobrir que novas ferramentas estão disponíveis. IFTTT é como descobri Buffer, Evernote, e Pocket. Zapier também me ajudou a encontrar outras coisas.

A maneira de descobrir essas novas ferramentas é através da página de conexões de cada serviço – canais no IFTTT, zaps do Zapier.

Agora mesmo, estou vendo que o IFTTT se conecta ao Medium, e estou começando a pensar em todas as maneiras incríveis em que um projeto paralelo no Medium pode ser criado: criar esboços de notas no Evernote, por exemplo. (Nossa! Agora quero experimentar!)

Agenda de Tweets, mídias sociais e alertas, minha nossa!

Um detalhamento de estratégias:

Mídias sociais (para promover seu projeto)

Aqui está uma maneira legal de gastar menos tempo: você quer manter uma presença consistente e diária nas mídias sociais, mas só pode se dedicar ao seu projeto no sábado à tarde.

Xablau, problema resolvido! Praticamente todas as principais ferramentas de gerenciamento de redes sociais oferecem um agendamento robusto para que você possa postar no Twitter, Facebook, Pinterest, e outras, que você esteja conectado ou não.

Eu uso Buffer para meu agendamento; acredito que o sistema de enfileiramento é muito intuitivo e eficiente. Hootsuite, Sprout Social, e Meet Edgar também são opções conceituadas.

Lembretes de calendário (para permanecer na linha)

Na mesma linha de dividir tarefas grandes em tarefas menores e estabelecer roteiros para seu projeto paralelo, lembretes de calendário podem se tornar uma parte muito importante do seu sistema. Existem várias ferramentas ótimas para te ajudar.

Ao estabelecer prazos no Trello você recebe lembretes por e-mail quando uma data está próxima.

O Gmail tem um calendário bacana que mostra uma pequena notificação de evento no canto inferior direito, que é útil para quando você estiver olhando seu inbox na hora de mudar de tarefa.

Alertas e notificações (para se manter atualizado com inspirações e tendências)

Uma das maneiras de perder muito tempo é passar muito tempo sem rumo na internet, com a desculpa de estar procurando tendências e fazendo pesquisa. É muito mais fácil que os artigos e as ideias venham até a mim!

Uma das ferramentas mais clássicas para isso é o Google Alerts, que você pode configurar para receber e-mails a cada vez que uma palavra-chave é utilizada em um novo artigo.

Uma ferramenta tão possante quanto essa é o Nuzzel, que te envia um e-mail todos os dias com os artigos mais relevantes sendo compartilhados por seus amigos no Twitter e Facebook. Minha dica de gestão de tempo para esse aplicativo: crie uma conta separada de Twitter/Facebook e siga somente quem é relevante para os assuntos de seu projeto paralelo; em seguida conecte suas contas separadas com o Nuzzel.

Voilà! Notícias personalizadas, direcionadas somente sobre seu projeto pessoal.

Nunca estabeleça um prazo

(e outras dicas estranhas de estabelecer metas)

Com o tempo, descobri que conselhos para projetos pessoais não são sempre iguais que projetos para o trabalho de todos os dias. Em realidade, muitas vezes, é o contrário!

Projetos paralelos são um bicho muito diferente do trabalho tradicional. Eles visam uma parte diferente do cérebro e se encaixam em nossas vidas de maneira única. Por isso, tenha suas próprias regras.

Minha regra #1: Fique tranquilo ao perder um prazo.

Esse é meu melhor conselho para projetos pessoais: perdoe-se. Não fique vidrado em cumprir prazos. A única pessoa que está fixando esse prazo é você, então não arranque seus cabelos se não conseguir cumprir um prazo.

Eu notei isso em mim mesmo muitas vezes. Geralmente eu faço uma lista de tarefas, muitas das quais se tornam projetos paralelos para mim. E sem falha (ou, tecnicamente, com muita falha) eu nunca consigo terminar todas elas. No ano passado, só completei 33% da minha lista.

Não é tão grave assim.

Projetos paralelos devem ser divertidos, e eles perdem um pouco desse brilho quando passamos tempo demais com foco nos prazos e entregas.

Sua vez

Em que projetos paralelos você está trabalhando agora? Seria ótimo ouvir de você o que você está fazendo, e como está abordando o processo. Deixe um comentário abaixo, ou encontre-me no Twitter. Adoraria aprender com você!