Vai completar 20 anos desde que o e-mail se tornou algo convencional. É difícil de acreditar que depois de tanto tempo e depois de tantas novas tecnologias, o e-mail ainda permaneça como uma das formas mais populares das empresas se comunicar.
Hoje nós recebemos e-mails como nunca antes e isso acaba nos gerando uma sensação de que nossa inbox está sempre pronta para nos afogar. Entretanto, existem outras formas que você pode se comunicar sem se afogar nesse oceano de novas mensagens.
Seguir a metodologia de inbox zero é algo superestimado
Você já deve ter ouvido falar do conceito de Inbox Zero, uma técnica desenvolvida pelo escritor e podcaster Merlin Mann. Inbox Zero é essencialmente um processo estruturado no qual você faz uma triagem para depois zerar sua caixa de e-mail diariamente. Como qualquer método de produtividade que segue uma rotina estruturada, podem existir inúmeras pessoas que apoiam e outras que são contra. Entretanto, na minha experiência, existem poucas técnicas de produtividade que são tão mal compreendidas quanto o conceito de Inbox Zero.
Como muitas coisas que buscam atrair seguidores, o método Inbox Zero tem um nome que atrai bastante atenção e que brilha aos olhos de qualquer pessoa. Quem não quer ter uma caixa de entrada zerada? Mas esse não é o ponto chave do sistema de Inbox Zero. Ao invés disso, é um sistema para atacar os seus e-mails e não para atingir um objetivo pré determinado.
Para colocar o sistema de Inbox Zero em prática, você precisa seguir a abordagem que você irá interagir com cada email que está esperando por você. Você não somente irá revisar tudo que foi enviado para você, como você irá realizar algumas pequenas decisões sobre o que você irá fazer com aquelas mensagens. Existem 4 ações possíveis e você precisa decidir qual tomar: excluir, delegar, adiar ou fazer.
Excluir - Você nunca mais vai precisar voltar nesse e-mail ou tomar nenhuma ação em relação a mensagem? Então exclua. Ou apenas arquive o e-mail. Assim sua caixa de entrada ficará limpa e o e-mail ficará disponível caso precise dele depois. A chave para esse e para os três pontos seguintes é nunca deixar um e-mail lido na sua caixa de entrada.
Delegar - Você é a melhor pessoa para resolver essa demanda? Caso não seja, encaminhe o e-mail para outra pessoa que seja. Você não precisa ser gerente ou ter um time para delegar. Lembre-se: só porque você é capaz de fazer algo, não quer dizer que você deva estar fazendo aquilo.
Adiar - Essa mensagem irá demorar alguns minutos para responder? Você precisa achar alguns arquivos para anexar ao e-mail? Ponha uma etiqueta ou separe esse e-mail em uma pasta para que você possa lidar com ele DEPOIS de ter passado por todas as suas novas mensagens na caixa de entrada.
Fazer - Esse e-mail precisa de uma resposta rápida? Você consegue responder em menos de 2 minutos? Não desperdice seu tempo colocando essa mensagem em outro local. Se é algo super rápido de se resolver, então tome logo a ação e depois continue seu processo de Inbox Zero.
Tomando uma dessas ações em cada e-mail, você será capaz de em apenas alguns minutos ter visto todos os e-mails da sua caixa de entrada. E lembre-se, não se preocupe se novas mensagens surgirem enquanto você está no processo de Inbox Zero com os e-mails existentes. O objetivo não é deixar sua caixa de entrada zerada. O principal é fazer com que você leia todas as suas mensagens rapidamente para que você possa focar nas coisas mais importantes.
Menos e-mail = mais tempo para o trabalho de verdade
Claro que você não precisa ser um seguidor do método de Inbox Zero para ter sua caixa de entrada sob controle. Existem outras formas de lidar com e-mail e que você possa ter menos estresse como resultado final das suas ações. Checar seus e-mails com menos frequência pode ter um impacto gigante na sua produtividade.
Um estudo feito por pesquisadores da Universidade de Columbia examinaram o efeito de checar o e-mail apenas 3 vezes ao dia. Nesse experimento os participantes foram divididos em dois grupos e eles enviaram e receberam a mesma quantidade de e-mails. Entretanto, um grupo era permitido checar o e-mail quando eles quisessem e o outro grupo era permitido checar apenas 3 vezes ao dia. Na semana seguinte os grupos mudaram a rotina da dinâmica. Os pesquisadores monitoraram o nível de estresse dos dois grupos.
Os resultados podem surpreender você: quando os participantes estavam no grupo em que era permitido checar o e-mail apenas 3 vezes ao dia, eles reportavam um nível de estresse menor. O nível de estresse era mensurado baseado em técnicas de relaxamento, como exercícios de respiração e meditação.
Além disso, em uma perspectiva de números absolutos, o grupo que só podia ver e-mail 3x ao dia estava gastando em média 20% menos tempo em suas caixas de entrada. Como resultado, eles foram capazes de passar mais tempo em tarefas mais importantes durante toda a semana.
Um fator extremamente relevante e importante é que todos os participantes estavam lidando com a mesma quantidade de e-mails que eles normalmente lidam. A única diferença estava simplesmente na quantidade de vezes por dia que eles checavam esses e-mails. Ao lidar com e-mails com menos frequência, os participantes sentiram uma significante redução no estresse, o que, novamente, permitiram que eles fossem mais eficientes e eficazes em outras demandas.
Pensando fora da Caixa de Entrada
Existem dezenas de ferramentas que prometem reduzir a sobrecarga de informações. Entretanto, felizmente, existem algumas ferramentas melhores que outras.
Boomerang
Boomerang é uma ferramenta super útil e que funciona tanto para Gmail quanto Outlook. O Boomerang não substitui seu provedor de e-mails atual. Ao invés disso, ele te dá funcionalidades extras. Ele permite que você coloque uma mensagem no modo "soneca", então essa mensagem irá voltar para a sua caixa de entrada depois de algum tempo. Te permite também agendar mensagens para serem enviadas no futuro.
O Boomerang também pode rastrear os e-mails que você envia para ver se o destinatário respondeu com o tempo que você desejava. Se você não receber uma resposta dentro da data que estava esperando, o Boomerang vai trazer aquela mensagem de volta para sua caixa de entrada como um lembrete. Então, você pode decidir qual a melhor ação a tomar. Com essa funcionalidade, você pode dar adeus as bandeiras ou outras etiquetas que você usa manualmente para organizar seus e-mails (e depois esquecer deles).
Spark
Similar ao Boomerang, o Spark é uma outra forma de organizar sua inbox. Ele usa um sistema super inteligente para aprender quais mensagens são mais importantes para você e então ele as exibe no topo da sua caixa de entrada. O software ainda pode dizer a diferença entre e-mails pessoais, newsletters e quem sabe até a causa da grande maioria das caixas de entrada cheias: as notificações. O Spark categoriza esses diferentes tipos de e-mails, fazendo assim uma triagem e deixando a experiência da sua caixa de entrada melhor.
Chat Apps
Existem também um grande aumento de outros aplicativos que estão começando a substituir o e-mail ou pelo menos reduzindo o seu uso. Praticamente ninguém se comunica mais com seus colegas via e-mail: aquelas dezenas de conversas via e-mail são estressantes e também são a forma perfeita de poluir a sua caixa de entrada. O Slack está crescendo em popularidade dentro das empresas. Aplicativos de chat permitem que você mantenha suas mensagens focadas em assuntos específicos como projetos ou clientes. Isso não somente está te mantendo fora da sua caixa de entrada, como te permite ficar informado e revisar conversas importantes dentro de um único tópico. Os aplicativos de chat são especialmente populares para conversas internas entre times.
Trello
Ferramentas de gerenciamento de projeto como o Trello, também pode ser uma ótima alternativa a sobrecarga de mensagens por e-mail. Quantas vezes você já tentou achar um e-mail com um anexo em específico? Apps como o Trello permitem você focar na conversa e manter arquivos, atribuições e datas de entrega em um só local. Olhando de forma macro, o Trello também te permite entender o contexto geral de cada projeto ao ver em que lista cada cartão está com apenas uma olhada.
Não deixe o e-mail regular o seu dia
Então, como você pode ficar mais produtivo com o gerenciamento do seu e-mail?
- Considere usar os conceitos do Inbox Zero para acelerar a forma que você processa suas mensagens. Lembre-se: não se trata de deixar sua caixa de entrada vazia. Se trata de ver o máximo de mensagens de forma mais rápida e então ser capaz de identificar quais mensagens merecem sua atenção.
- Pare de checar seu e-mail com tanta frequência! Você sabia que em média um profissional passa 6,3 horas por dia lidando com e-mail? Então, tente olhar seu e-mail apenas 3 ou 4 vezes ao dia para que você possa focar em trabalhos mais importantes. Estudos mostram que você terá menos estresse como resultado final.
- Use aplicativos como Boomerang, Trello ou Spark para manter sua comunicação focada e no alvo certo. Se você trabalha com um time, certifique-se que todo mundo sabe usar as ferramentas de comunicação em conjunto com suas ferramentas de gerenciamento de projetos. Você salvará tempo e também poupará todo mundo de várias dores de cabeça no futuro.
O e-mail certamente mudou ao longo dos anos e parece que ele continuará conosco por muito tempo no futuro. Então, faça alguns passos simples para torná-lo seu aliado e não seu inimigo.
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