Como fazer integração de pessoas na empresa: melhores práticas para novos funcionários

Quando se trata de novos funcionários, não tem como fazer integração de pessoas na empresa apenas com apertos de mão e formulários de plano de saúde.

Estamos falando dos mais novos membros da sua equipe. Algum dia, essas pessoas serão responsáveis por um enorme projeto que afetará sua empresa, serão as pessoas rindo com você durante o almoço, e eventualmente, participando da integração de novos membros da equipe.

A integração é mais do que só logística: é pessoal.

Dica: Copie ese quadro e adapte-o a sua empresa, ou se inspire nele.

Como qualquer primeira impressão, você só tem uma chance de acertar. A primeira semana é o momento de ser o mais minucioso possível no que diz respeito à logística, mas também aos intangíveis, quando se faz a integração de funcionários.

Informações importantes que caem pelas frestas ou que não são transmitidas corretamente significam que as bases de conhecimento dos funcionários ficam inconsistentes. Quando as inconsistências se multiplicam, isso pode se transformar em uma cultura de empresa desigual.

Aqui vão algumas maneiras de como fazer a integração na empresa e se assegurar que sua nova equipe está realmente “integrada” durante essa fase:

Elimine a falha humana

Citando o venerável Benjamin Franklin, neste mundo nada é certo a não ser a morte, os impostos, e a papelada de novas contratações (ou alguma coisa assim). Não existe nenhuma solução mágica para essas chatices logísticas quando se faz a integração de pessoas na empresa; esses documentos do INSS não vão se resolver sozinhos.

Porém, é possível tornar o processo mais ágil. Forneça um espaço centralizado para tudo que tem a ver com logística. Crie uma lista padrão com todos os documentos relevantes e entregue copias dela a cada novo membro da equipe.

Na Trello, fazemos isso com um quadro do Trello (pasmem-se!). Uma das listas é a “Lista de Tarefas,” e no primeiro dia do novo membro, ele ou ela deve passar por cada cartão, completando a documentação ou se inscrevendo no programa e em seguida movendo o cartão para a lista de “Tarefas Realizadas”.

Copiamos um quadro padrão para cada novo membro e o modificamos um pouquinho, dependendo da equipe onde a pessoa atuará. O espaço centralizado é um processo vivo, dinâmico e uniforme que qualquer pessoa na equipe pode atualizar quando as coisas mudam, ou quando um processo mais eficiente é descoberto para aprimorar a integração de novos funcionários.

Leia mais detalhes aqui.

Aproveite a comissão de boas vindas

Não se esqueça do resto da comissão de boas vindas: seus funcionários mais antigos. Eles são ativos valiosos quando se trata de integrar novos membros, mas às vezes eles precisam ser lembrados disso. Eles estão ocupados e com o passar do tempo, esquecem o que é ser novo no pedaço e como fazer a integração na empresa.

Instaurar processos que incorporam membros da equipe ajuda a facilitar a integração de pessoas na empresa. Como Diz Liz Hall, VP de Pessoas na Trello:

“Se seu novo recruta está se juntando à equipe de Engenharia não o jogue no meio da sua base de dados para resistir ou desistir. É melhor iniciá-los com uma semana de programação pareada. Se o novo recruta se junta à equipe de vendas, organize uma reunião informal ao redor de um cafezinho com o membro mais antigo da equipe para discutir as mudanças que vem ocorrendo ao longo dos anos”.

Atribua um mentor específico a cada novo membro da equipe e dê a eles a missão de ajudar o seu “mentee” a conhecer os seus novos colegas, especialmente os que não estão na equipe. Peça que os mentores enviem e-mails de apresentação à empresa e esteja presente para responder a perguntas estranhas como "Qual é a das balinhas na copa? São de graça mesmo...?" Mentes curiosas precisam saber.

Não esqueça de se divertir

Pessoas decidem mudar de emprego por que estão convencidas de que sua empresa é uma oportunidade melhor para elas que o seu ultimo emprego.

E você sabe de uma coisa? Estão totalmente certas. Então, durante a Integração de pessoas na empresa, reafirme essa crença mostrando as partes legais da sua empresa, não só a papelada. Mostre um ambiente de trabalho saudável.

Pode sem um tour pela empresa, um Wiki da cultura e da história da empresa, ou uma lembrancinha cheia de apetrechos da empresa que os espera no primeiro dia. Existem milhões de maneiras simples de fazer que seus novos funcionários se sintam em casa.

O que sua empresa tem de único? Vocês organizam saídas divertidas, ou fornecem alguma regalia especial aos seus funcionários? Mostre que tem um clima organizacional motivador. Essa é uma oportunidade de estender a mão e convidar alguém a participar da diversão. Você está dizendo “Ei, somos irados! E queremos que você seja irado conosco!” Estudos demonstram que funcionários que sentem que a empresa investe neles serão mais produtivos e trabalharão melhor.

Escolha sua própria aventura

A melhor maneira de descobrir o que funciona ou não é perguntar aos novos recrutas. Depois de sua primeira semana, sente-se com eles em uma conversa particular e peça a eles um feedback franco sobre o que funcionou bem e o que eles acham que poderia ser melhorado no processo.

É importante receber uma perspectiva nova o mais cedo possível, antes que suas impressões iniciais se consolidem em impressões permanentes.

Implementar seu feedback devolve aos novos membros da equipe o domínio sobre o processo e demonstra que sua opinião é valorizada. Como diz a Liz: “Com cada nova sugestão, podemos alterar o sistema, permitindo que novos membros se sintam instantaneamente valorizados dentro da equipe”.

A Liz explica que mesmo antes que os novos recrutas entrem no escritório pela primeira vez, é importante informa-los que suas opiniões importam e que seu feedback é necessário para sua própria integração. A Liz descreve o sistema como um jogo de “escolha sua própria aventura”, onde o funcionário deve dar sua opinião sobre sua preferência de ter uma semana de integração com a equipe, ou de entrar diretamente em um projeto.

A Liz explica: “Todos somos diferentes. Introvertidos, extrovertidos, QG, remotos. Queremos que sua primeira semana seja incrível, e isso também depende de adaptar o processo ao novo membro.”

Dê uma olhada no nosso quadro inspirador de Visão Panorâmica da Empresa! Copie-o, ou simplesmente se inspire nele na hora de fazer a integração de pessoas na empresa.

Como você está transformando novos recrutas em membros confiantes e competentes da sua equipe? Como fazem a Integração de pessoas na empresa?  Fale conosco no Twitter, no Facebook ou nos comentários abaixo.

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