Você deu uma olhada nas últimas ferramentas de produtividade na sua App Store, ultimamente? Com certeza não estão faltando apps de lista de tarefas diárias nem aplicativos de gerenciamento de atividades, cada um prometendo uma maneira mais simples e fácil de organizar todas as coisas que você quer realizar.
Tem um monte de ferramentas realmente boas para ajudar com a melhoria de produtividade. Entretanto, muitos deles se concentram exclusivamente em tarefas ou processos individuais.
Eles facilitam a adição de itens como "Ligar para o Marcus sobre a reunião" ou "Pegar os pães de queijo na padaria".
Essas ferramentas e aplicativos de produtividade nos permitem adicionar, editar e adiar essas tarefas das mais diversas maneiras que quisermos.
Embora essas ferramentas ofereçam muitos recursos úteis, elas não conseguem resolver o problema real que todos enfrentam quando tentam ser mais produtivos: elas não conseguem identificar o quadro geral.
Diferenciando tarefas e projetos
Apesar de todos os recursos e maneiras diferentes de exibir uma lista de tarefas diárias, muitos usuários continuam frustrados com a ferramenta que usam para gerenciá-la.
Como resultado, um ciclo de tentar "a próxima coisa nova que surgir" tende a acontecer de vez em quando.
Atuando como Coach de produtividade, vejo o seguinte cenário se repetindo diversas vezes:
- A pessoa fica frustrada com seu aplicativo de gerenciamento de tarefas atual.
- A pessoa visita a loja de aplicativos para navegar e ver o que é novo ou popular.
- A pessoa baixa uma nova ferramenta (ou talvez algumas de cada vez).
- A pessoa passa muitas horas importando todas as suas listas de tarefas diárias, ajustando as configurações da nova ferramenta e familiarizando-se com os recursos e a navegação.
- A pessoa sente uma sensação de alívio e uma crença de que desta vez será diferente. Este novo aplicativo vai torná-los a besta produtiva que eles sempre souberam que poderiam ser.
Agora, à primeira vista, parece que seria uma boa abordagem. Quero dizer, o que há de errado em reorganizar sua lista de tarefas diárias e obter um impulso de motivação e produtividade pessoal ao mesmo tempo?
Mas o problema reside onde as pessoas tendem a colocar seu foco: tarefas individuais.
Tarefas individuais são as atividades relativamente curtas que podem ser feitas em menos de uma hora. Elas se tornam um problema porque a maioria de nós realmente não quer concluir tarefas.
Em vez disso, queremos concluir projetos. Projeto é aquilo que terá um grande impacto em nossa vida profissional ou pessoal.
Fique alinhado com o quadro geral na cabeça
É verdade que alguns gerenciadores de tarefas permitem que você adicione projetos. Mas, na maioria dos casos, eles são gerenciados em uma categoria ou pasta separada. Como resultado, você não consegue visualizar suas tarefas e projetos ao mesmo tempo.
Quando você não vê seus projetos e objetivos prioritários na mesma tela que suas tarefas, você tende a não visualizar o quadro geral. É por isso que podemos completar uma longa lista de tarefas diárias em um único dia de trabalho, mas nem chegar perto de terminar nossos objetivos mais importantes.
É por isso que a capacidade de rever suas tarefas e projetos ao mesmo tempo é tão crucial. A visão geral permite que você se certifique de que há alinhamento entre aonde você quer chegar (grandes projetos) e como você está gastando seu tempo (em pequenas tarefas).
Então, como você pode garantir que a relação entre seus projetos e tarefas estão em linha?
Primeiro, comece por listar todos os seus grandes projetos. Você não precisa adicionar detalhes. Basta dar um título de 2 a 4 palavras.
Em seguida, revise sua lista de tarefas individuais e reveja o que está nela agora. Dê uma boa olhada em cada tarefa que você listou.
Agora, pergunte a si mesmo: "Quantas das minhas tarefas se relacionam diretamente com um dos meus projetos?"
Se sua resposta for "menos da metade", então talvez seja necessário renegociar sua lista de tarefas diárias.
Você pode, na realidade, perceber que você tem uma desconexão significativa entre o que você quer, e o que você está realmente fazendo.
Veja tudo na mesma tela
O Trello é uma excelente ferramenta para gerenciar o equilíbrio entre projetos e tarefas. Como você pode criar e rotular suas listas da maneira que quiser, o Trello não te limita ao que pode visualizar ao mesmo tempo.
No exemplo acima, você pode ver como eu criei um quadro que me permite ver todas as informações que eu preciso para tornar minha próxima decisão a melhor possível.
Este conselho específico consiste em apenas 3 listas: Notas, Projetos e Tarefas. Eu listei nesta ordem por uma razão específica. Da esquerda para a direita, eu quero ver um fluxo de trabalho que imita o curso natural de levar um pensamento ou ideia até a conclusão de um projeto.
Veja como o fluxo de trabalho acontece dentro deste quadro:
Primeiro, uma nova ideia ou pensamento aparece na minha cabeça (é como mágica!). Posso então capturá-la (antes que escape) criando um novo cartão na lista Notas. Pode ser uma nota muito breve, e talvez eu adicione um monte de informações na parte de trás do cartão.
Em seguida, com uma frequência regular, eu revejo todas as notas que eu criei e determino quais eu vou realmente ir atrás.
Lembre-se, nem todas as ideias são geniais ou valem a pena serem feitas. Somente as valiosas, que fazem a diferença, se transformam em projetos.
Naturalmente, esta lista conterá ambos os tipos de projetos: os que eu mesmo criei e outros projetos que foram atribuídos a mim.
Por último, o passo final é determinar quais ações individuais eu precisarei fazer para concluir esse projeto. Uma vez que eu identificar os próximos passos, estes naturalmente se tornarão uma tarefa dentro da lista.
Posso então começar a lidar com essa lista de tarefas, sabendo que a maioria delas se relaciona diretamente com a minha lista de projetos.
Equilibrando sua lista de tarefas diária
Claro que nem tudo na sua lista de tarefas diárias (semanais ou mensais) se relacionará com um projeto. Você tem um monte de coisas que você precisa realizar hoje, ou esta semana, e que não estarão associadas com um grande objetivo.
Pode ser pagando uma conta, fazendo uma ligação para um cliente, ou lendo um artigo. Mas a maioria das tarefas de sua lista deve ser diretamente ligada a seus projetos.
Caso contrário, não se surpreenda se eles parecerem levar uma eternidade para serem concluídos. Ou pior ainda, eles simplesmente nunca são concluídos.
Portanto, não importa qual ferramenta você usa para gerenciar suas tarefas, certifique-se de ter seus projetos em vista.
Ela irá garantir que suas ações individuais correspondam aos seus objetivos mais importantes. E essa simples visualização por si só vai melhorar muito suas chances de completar seus projetos mais valiosos.
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