Gestão de marketing e vendas: Como usar o Trello para gerenciar suas equipes

A gestão de marketing e vendas é um dos maiores mistérios do mercado brasileiro. Muitas empresas possuem lógicas complicadas, com planilhas e softwares sem fim, para garantir os resultados.

Na Outbound Marketing, nós acreditamos que a construção de uma cultura de vendas é o que permite o crescimento acelerado de qualquer empresa. Com o tempo, percebemos que um dos maiores fatores para que isso aconteça é, justamente, a intervenção e acompanhamento do gestor.

Entre as ferramentas de gestão, o CRM é, naturalmente, a mais utilizada, e o uso é padrão em qualquer empresa minimamente organizada. Afinal, a centralização da informação flexibiliza a atuação do colaborador, além de dar a autonomia necessária para o mesmo, algo que é bastante desejado nas empresas que buscam eficiência. Tendo isso alinhado, é possível dar um passo à frente.

Um dos diferenciais que propomos, do ponto de vista metodológico, está baseado no conceito de Agile Marketing. Essa filosofia de gestão é baseada nas ideias de Desenvolvimento Ágil (Agile Development) e segue os princípios do Scrum, mas adaptados à realidade do processo comercial.

Os princípios do Agile Marketing são:

• Responder às mudanças ao invés de seguir à risca os planejamentos;
• Iterações rápidas ao invés de campanhas/projetos complexos;
• Testes e dados possuem mais valor do que opiniões e convenções;
• Experimentos numerosos e pequenos são melhores do que poucas grandes apostas;
• Indivíduos e interações, não mercado-alvo;
• Colaboração mandatória e não criação de silos ou estabelecimento de hierarquia;

Esse modelo aplicado à gestão de marketing e vendas permite que seu time mantenha uma evolução e inovação contínua sobre o processo, melhorando resultados, gerando autonomia a todos os colaboradores e aumentando a motivação.

É o fim do diretor de vendas que mais vende do que faz a gestão da equipe de vendas. O mesmo para Marketing, é o fim das reuniões sem sentido apenas para brainstorming.

No entanto, para fazer tudo isso acontecer, falta uma maneira de gerenciar o processo. Uma ferramenta que permita um acompanhamento das tarefas.

E nenhuma ferramenta é melhor do que o Trello para garantir que sua gestão de marketing e vendas esteja alinhada ao Agile Marketing.

Porque as melhores empresas usam o Agile Marketing

A resposta para essa pergunta é simples: seu time fica preparado para as mudanças que surgem no horizonte e aumenta sua eficiência enormemente.

Em um cenário onde a tecnologia está cada vez mais presente no dia a dia dos profissionais da área comercial, se torna necessário internalizar a filosofia do Kaizen, além de adotar a melhoria contínua proposta pelo Scrum.

Mudanças contínuas no algoritmo do Google e Facebook, aparecimento de novas funcionalidades e ferramentas, surgimento de competidores, etc. Os ciclos estão se intensificando e precisamos adaptar nosso modelo de gestão para sobrevivermos.

Toda semana cada indivíduo do time precisa realizar novos testes, conseguir melhores resultados e manter suas entregas em alto nível.

Ao fim, vemos resultados como:

• Rendimento alto do time, por impacto e não horas trabalhadas;
• Melhorias constantes, marcadas pelas entregas dos sprints;
• Planejamento mais assertivo e dedicação a novos projetos e ideias, que permitem saltos nos resultados;
• Maior autonomia do time;
• Processos e decisões passam a ser guiados por resultados;
• Melhoria na comunicação e satisfação interna;
• Diminuição nos atrasos de entregas e melhoria na qualidade (eu juro! :D )

O Agile Marketing é a metodologia que permite esse tipo de comportamento e rendimento na gestão de marketing e vendas.

Como começar

Antes de qualquer coisa, você precisa entender o básico de Scrum e Kanban. Se quiser, pode conferir mais detalhes neste artigo: Scrum e Kanban: Entenda do que sua empresa precisa.

Aqui na Outbound Marketing e na maioria dos nossos clientes, o modelo de trabalho segue o padrão abaixo:

• Sprints semanais
• Daily Meetings ao fim de cada dia
• Weekly Review & Planning no início (ou fim de toda semana)
• Autonomia para todo o time
• Ao menos 2 novos testes por semana
• Treinamento contínuo, alinhado e acompanhado pelo gestor

Para começar, nós temos um quadro de Gestão da Equipe de Vendas e Marketing no Trello, onde todo o time acompanha suas tarefas.

Dica: Se seu time é muito grande, com mais de 6 pessoas apenas no Marketing ou em Vendas, já vale ter quadros separados, para facilitar a organização e visibilidade das tarefas.

Para fazer a gestão de marketing e vendas no dia a dia dos seus times, você precisa criar as seguintes listas:

• To-do;
• Doing;
• Done e
• Uma lista com o nome de cada membro do seu time

Com sprints semanais, é necessário fazer um planejamento das atividades para esse prazo. O processo de Agile Marketing requer autonomia, mas com alinhamento entre todo o time.

Por esse motivo, a primeira Weekly é composta apenas pelo Planning, onde o time apresenta suas tarefas para aquela semana. Toda tarefa apresentada será representada no Trello por um cartão, definindo quem é o responsável por ela e qual seu prazo. Todos os cartões com atividades da semana devem ser inseridos na lista To-do.

O trabalho do gestor é garantir que as tarefas escolhidas pelo time estejam alinhadas aos objetivos de curto, médio e longo prazo da empresa e área.

Ao fim de todo dia da semana, o time realiza a Daily Meeting. Ela é realizada com todos de pé e as apresentações devem ser rápidas, focando em três informações:

1. O que foi feito no dia
2. O que será feito no dia seguinte
3. Quais os obstáculos encontrados para alcançar performance máxima

Toda tarefa em execução deve ter seu cartão migrado para a Lista de Doing e, assim que for finalizada, para Done.

Muito simples, não é? As reuniões semanais, chamadas de Weekly, passam a, então, envolver o planejamento da próxima semana e a revisão do que foi feito na anterior. As conversas são direcionadas por questões como:

• Foi possível entregar tudo que você planejou?
• Quais os maiores obstáculos que você presenciou?
• O que você fez e deu muito certo? Compartilhar boas ideias e práticas com o time pode gerar melhorias muito relevantes.
• Quais os resultados dos seus indicadores? Transparência é chave para todo o time saber como estão caminhando os resultados.

Além disso, é feito um novo planejamento para a semana de trabalho :)

Não se preocupe em acertar logo de cara o quanto você será capaz de entregar. Cada semana deve servir de aprendizado para que você consiga entender seu rendimento ideal e o quanto deve planejar cada sprint.

Backlogs individuais

Por fim, as listas com os nomes de cada membro do time são o que chamamos de Backlog Individual. Você, mais do que ninguém, sabe o que está faltando fazer ou percebe novas tarefas que poderia executar e vão ajudar a incrementar resultados, aumentar sua eficiência e remover obstáculos.

Vamos supor, por exemplo, que ao coletar um número de indicadores do processo, você perceba que poderia criar uma planilha que os analisaria automaticamente, economizando 2 a 3 horas da sua semana.

A criação dessa planilha deve ser adicionada ao seu backlog. Ele é um repositório de atividades importantes a se realizar e é de lá que boa parte das tarefas do seu sprint semanal devem sair. Ou seja, é só arrastar, durante o Planning da Weekly, para a lista de To-dos aquelas prioritárias.

Regras básicas para a gestão de marketing e vendas com Agile

Existem algumas regrinhas simples para que você absorva o conceito do Agile Marketing:

1. 1. Nunca adicione tarefas que não são urgentes no meio de um sprint. Apenas tarefas críticas e com prazo urgente.
   2. Sempre priorize seu planejamento de acordo com o impacto de cada entrega. Siga o Princípio de Pareto para tomar as melhores decisões.
   3. Todo mundo tem autonomia sobre o próprio sprint, mas o gestor é o principal responsável por validar algumas das novas ideias e testes a se realizar, ainda durante o Planning da Weekly. Se eles não estiverem de acordo com os objetivos da área, quer dizer que o alinhamento pode melhorar e a atividade/tarefa deve ser alterada.
   4. Teste pequeno e só invista muito tempo depois de validar suas ideias. Entenda o conceito de MVP e aplique ao seu planejamento semanal.
   5. Sempre procure definir um ritmo para toda sua semana e, caso esteja ficando para trás, compartilhe com o time e procure encontrar uma solução para entregar o que foi planejado.
   6. Quando surgir uma nova ideia, anote imediatamente no seu Backlog no Trello.
   7. Antes da Daily Meeting, todo mundo deve atualizar as próprias atividades no Trello.
   8. Caso seu time trabalhe remotamente, é possível fazer os repasses da Daily via ferramentas de comunicação. A minha preferida é o Slack, onde temos um canal exclusivo para isso.

Se você quiser ver um pouco mais de como são os resultados de empresas que se adaptaram ao Agile Marketing, pode ainda conferir os cases da CM Tecnologia e We Do Logos.

Eles vão te ajudar a visualizar os resultados dessa mudança e a cultura de resultados que é fortificada através desse modelo.

E aí, ficou alguma dúvida de como fazer a gestão de marketing e vendas com o Trello? Comente aqui embaixo a sua experiência com o Agile Marketing e suas dúvidas.

Veja também: Guia prático para o gerenciamento ágil de marketing